PRIVEQ | Hållbarhetspolicy | CSR

PRIVEQ | Hållbarhetspolicy | CSR


 

Det här är PRIVEQ-mallen. I den digitala rådgivningen under RISK hittar du en genomgång på hur hållbarhetspolicy hänger ihop med andra policies och under INFORMATION så hittar du en mall för hållbarhetsrapportering enligt ÅRL.


Markera texten nedan, kopiera och klistra in i ett word- eller googledokument

ABC AB – Environmental, Social and Corporate Governance Policy

  1. Inledning

ABC verkar i en värld som förväntar sig att företag är medvetna om sin samhällspåverkan utifrån miljömässiga, ekonomiska och sociala faktorer.

Denna policy avser ABC:s arbete inom Environmental, Social and Corporate Governance Responsibility (”ESG-policy”). ESG är ett koncept som bygger på att företag tar hänsyn till samhällets utveckling i stort genom att tänka på de effekter som företagets aktiviteter innebär för såväl kunder, leverantörer, anställda och ägare som för samhället och miljön. ABC:s ESG-policy beskriver ABC-koncernens eftersträvade förhållningssätt med avseende på dylika faktorer. ABC:s ESG-policy kompletteras av koncernens övriga policys. 

  1. Värderingar och affärsprinciper

ABC:s verksamhet skall bland annat bedrivas i enlighet med koncernens vision, och värderingar samt riktlinjen långsiktigt hållbar utveckling. Förutom alla företagsekonomiska krav, mål och riktlinjer skall affärsverksamheten också bedrivas med höga krav på integritet och etik.

ABC-koncernen, dess bolag och dess medarbetare skall iaktta följande riktlinjer:

  • ABC ska följa de lagar och förordningar som gäller i de länder där koncernen är verksam samt koncernens ESG-policy.
  • ABC respekterar FN:s deklaration om Mänskliga Rättigheter (un.org) och ILOs kärnkonventioner (International Labour Organization) och accepterar sitt ansvar att iaktta anställdas och samhällets rättigheter i den mån de berörs av koncernens verksamhet.
  • ABC har en öppen attityd i dialogen med dem som påverkas av koncernens verksamhet. ABC svarar på förfrågningar från utomstående och kommunicerar med berörda parter på ett tidsmässigt korrekt och effektivt sätt. (Se vidare ABC:s ”Informationspolicy”.)

Inom de områden där ABC har inflytande skall koncernen sträva efter att tillse att leverantörer och underleverantörer följer relevanta principer i denna ESG-policy. Samtliga anställda inom ABC-koncernen är ansvariga för att de själva, liksom den verksamhet de är verksamma inom, agerar i enlighet med dessa värderingar och affärsprinciper. Det är respektive medarbetares eget ansvar att säkerställa att de har tillräcklig information om relevanta lagar, regler och policys i samband med samtliga affärs-, personal- och investeringsbeslut.

VD i respektive koncernbolag är ansvarig för att denna ESG-policy implementeras och efterlevs i koncernens verksamheter. Ledningen inom respektive verksamhetsområde är ansvariga för att denna ESG-policy implementeras och efterlevs i koncernens verksamheter. Det är varje ledande befattningshavares ansvar att rapportera samtliga eventuella fall av bedrägerier eller annat brottsligt beteende till en medlem av koncernledningen. Konstaterade överträdelser mot ABC:s ESG-policy leder omgående till disciplinära åtgärder, inklusive avsked vid allvarligare avsteg från riktlinjerna.

  1. Medarbetare

ABC-koncernen strävar efter att vara en respekterad arbetsgivare – både för nuvarande och potentiella medarbetare. ABC skall sörja för en god arbetsmiljö ur fysisk och psykosocial synvinkel. ABC skall även sträva efter att vara attraktiva arbetsgivare med avseende på medarbetarnas professionella och personliga utveckling. Denna policy tar inte sikte på affärsmässiga frågor som hör till respektive bolags personalfunktion, utan här återges regler som är av karaktären minimikrav. Relationen till och mellan de anställda skall bygga på ömsesidig respekt och värdighet samt rimligt inflytande inom områden som påverkar den enskildes arbetssituation.

  • De anställningsvillkor, inklusive ekonomisk ersättning och arbetstider, som erbjuds koncernens medarbetare och dess underleverantörer skall minst uppfylla minimikraven i nationell lagstiftning eller enligt industristandard.
  • ABC accepterar inte tvångsarbete, slavarbete eller andra former av ofrivilligt arbete vid koncernens arbetsplatser. Koncernen tillåter inte heller metoder som begränsar de anställdas fria rörlighet.
  • ABC anställer inga personer under 15 år, och där lokal lagstiftning anger en högre åldergräns får inga personer under denna gräns anställas.
  • ABC ger alla koncernens medarbetare lika möjligheter oavsett hudfärg, kön, ålder, nationalitet, religion, etnisk tillhörighet eller andra särskiljande egenskaper. Koncernen tillåter varken diskriminering eller trakasserier. (Se vidare ABC:s ”Jämställdhetspolicy”.)
  • ABC erkänner arbetstagarnas rätt att bilda eller ansluta sig till fackföreningar i enlighet med respektive lands lagar och principer.
  • Den arbetsmiljö ABC erbjuder skall vara säker och sund. Respektive koncernbolag ansvarar för att arbetet bedrivs på ett sådant sätt att skador och ohälsa förebyggs. Skriftliga hälso- och säkerhetsinstruktioner skall tillämpas på koncernens arbetsplatser.
  1. Marknad, kunder och leverantörer

ABC:s verksamhet bygger på nära och långsiktiga relationer till kunder och andra affärspartners. ABC vill uppfattas som en trovärdig, långsiktig och pålitlig samarbetspartner och skall agera professionellt, ärligt och etiskt korrekt. Koncernen accepterar inte korruption, mutor och illojala konkurrensbegränsande åtgärder. All försäljning och marknadsföring av ABC:s produkter och tjänster skall ske i enlighet med relevanta lagar och regler i respektive land.

  • ABC skall inte agera i strid mot tillämpliga konkurrenslagar i respektive land. Koncernen deltar inte i karteller eller andra otillåtna samarbeten med konkurrenter, kunder eller leverantörer som begränsar eller snedvrider konkurrensen. Om något bolag i koncernen blir kontaktat med förslag om sådant samarbete eller har skäl att tro att det sker hos någon av dess samarbetspartners så skall detta rapporteras till koncernledningen och anmälan göras till Konkurrensmyndigheten i aktuellt land.
  • ABC skall inte erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersättning till någon person eller någon organisation i syfte att förmå personen eller organisationen att agera i strid mot föreskrivna åligganden för att anlita ABC eller behålla uppdrag för koncernen.
  • ABC skall inte – direkt eller indirekt – begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning eller annan ersättning som ges i syfte att förmå koncernen att agera i strid mot ABC föreskrivna åligganden. I syfte att undvika intressekonflikter skall anställda inom ABC-koncernen endast ge eller ta emot gåvor eller tjänster som är i linje med allmän affärspraxis, inte bryter mot gällande lag, inte motsvarar några större ekonomiska värden och inte rimligtvis kan anses utgöra mutor.
  • ABC respekterar andra företags tillgångar, och skyddar koncernens samtliga materiella och immateriella tillgångar från förlust, stöld, intrång eller missbruk.

Leverantörer/samarbetspartners

Inom de områden där ABC har inflytande skall koncernen sträva efter att tillse att leverantörer och underleverantörer följer relevanta principer i ABC:s ESG-policy och exempelvis erbjuder sina anställda en säker och sund arbetsmiljö. ABC köper inte produkter från leverantörer som vid anmodan inte kan lämna en skriftlig försäkran om att barnarbete inte är tillåtet i sin produktion.

ABC skall i sitt val av leverantörer beakta förmågan att nå upp till kraven i denna ESG-policy. San Sac skall upprätthålla lämpliga processer för att utvärdera och välja prioriterade leverantörer och samarbetspartners. I sådana utvärderingsprocesser beaktas även förmåga att nå upp till kraven i denna ESG-policy En uppföljning av större leverantörers etiska, sociala och miljömässiga åtaganden skall ske årligen och åtgärder omedelbart vidtas vid avsteg jämfört med riktlinjerna i ABC:s ESG-policy. I enlighet med ABC:s strävan efter transparens och förtroende förbehåller koncernen sig rätten enligt avtal med leverantörer att genomföra oberoende granskningar av leverantörers verksamheter och fysiska anläggningar med hjälp av egna anställda och/eller externa samarbetspartners. Resultatet av genomförda uppföljningar diskuteras med respektive leverantör i syfte att bidra till deras arbete med eventuella förbättringar samt rapporteras årligen till koncernledningen.

  1. Miljö

ABC:s påverkan på miljön och dess förebyggande arbete med denna miljöpåverkan är viktiga frågor för koncernen. ABC:s ”Miljöpolicy” uttrycker en vilja att koncernen skall ta sin del av ansvaret för att minska miljöpåverkan och medverka till en varaktig hållbar utveckling. ABC ska uppmuntra till utveckling av och spridning av miljövänlig teknik. Miljöarbetet skall vara strukturerat och i de fall det är motiverat följa internationellt erkända miljöledningssystem (exempelvis ISO 14001). Miljöåtgärder skall vidtas så långt som det är tekniskt möjligt, företagsekonomiskt rimligt och miljömässigt motiverat. (Se vidare ABC:s ”Miljöpolicy”.)

  1. Samhällsengagemang

Varje enskilt bolag inom ABC-koncernen skall sträva efter att etablera goda relationer i de lokala samhällen där de är verksamma. Affärsbeslut som kan antas ha påverkan på samhället i stort skall så vitt det är möjligt alltid föregås av, alternativt snarast följas av, diskussioner med samhällsföreträdare i syfte att identifiera eventuella behov av gemensamma åtgärder.

ABC skall vara politiskt obundet och inte bidra finansiellt direkt till politiska partier eller kandidater.

  1. Fastställande och efterlevnad

ABC:s ESG-policy fastställs i av styrelsen för ABC en gång per år. Datum och version för policyns utgåva framgår på dokumentets första sida. Den senast uppdaterade versionen/utgåvan av policyn skall alltid finnas på ABC:s intranät tillsammans med relevanta länkar till av koncernen antagna principer och riktlinjer från FN, ILO och övriga policies med anknytning till ESG. Samtliga anställda inom koncernen ansvarar för att hålla sig uppdaterade om den senaste reviderade policyn. Denna ESG-policy skall ingå i introduktionsutbildningen av nyanställda i koncernen.

 

Policy uppdaterad per 20XX-xx-xx



PRIVEQ | Working procedures Board of Directors | Arbetsordning styrelse

PRIVEQ | Working procedures board of directors | Arbetsordning styrelse


Här är Priveq-mallen för arbetsordning i styrelsen för våra portföljbolag. I den digitala rådgivningen under RISK hittar du ett avsnitt om hur företagets policy och instruktioner hänger ihop.


Markera texten nedan och kopiera, klistra in i word- eller google-dokument och anpassa för ditt bolag.

  1. The English text is an in-house translation.

I enlighet med 8 kap 5-7 § aktiebolagslagen har styrelsen för

Pursuant to Chapter 8 Section 5-7 of the Swedish Companies Act, the board of directors of

xx

(organisationsnummer xx-xx)

(Registration Number xx-xx)

vid sammanträde den 4 april 20xx  beslutat fastställa denna

resolved at a meeting held on 4th of april 20xx to adopt these

ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN

RULES OF PROCEDURE FOR THE BOARD OF DIRECTORS

                      Inledning

                      Introduction

Styrelsen i xx och yy (Bolagen) har upprättat denna arbetsordning med instruktioner avseende arbetsfördelning och ekonomisk rapportering, för att utgöra ett komplement till aktiebolagslagens bestämmelser och Bolagens arbetsordning.

The board of xx and yy (the Companies) have established these rules of procedure with instructions regarding financial reporting and distribution of work, to constitute a complement to the statues of the Companies Act and the Articles of Association.

Allmänt

In General

Arbetsordningen antogs av Bolagens styrelse första gången 20xx-04-04 och ses årligen över och antas efter eventuella justeringar på nytt, vid ett av styrelsens första sammanträden efter årsstämman, eller när så erfordras.

The rules of procedure were initially accepted by the board of directors on the 4th of april 20xx, and are evaluated on a yearly basis and are, after additional changes, to be accepted on one of the first board meetings after the annual general meeting, or when required.

Ett exemplar skall tillsändas varje styrelseledamot och styrelsesuppleant (i förekommande fall) samt styrelsens sekreterare, verkställande direktören och Bolagens revisorer.

A copy of the Rules of Procedure are to be sent to each member of the board and deputy ( if any) as well as the secretary of the board, the managing director and the accountant of the companies.

  1. Sammanträden

                      Meetings

1.1                Styrelsen skall hålla konstituerande sammanträde omedelbart efter årsstämma, eller när så erfordras, omedelbart efter extra bolagsstämma.

The board shall hold an inaugural meeting immediately after each annual shareholders’ meeting, or if so required, immediately after an extraordinary shareholders’ meeting.

1.2                Utöver det konstituerande styrelsesammanträdet skall styrelsen hålla minst fyra ordinarie sammanträden, varav ett strategisammanträde, under verksamhetsåret vilka skall vara jämnt fördelade över året.

In addition to the inaugural meeting, the board shall hold at least four ordinary board meetings, of which one shall be a strategy meeting during each financial year which shall be evenly distributed during the financial year.

1.3                Extra sammanträde skall hållas om styrelseledamot eller verkställande direktör begär detta. Ordföranden kallar till sådant sammanträde.

Extraordinary board meetings shall be held if a board member or the managing director so requests. The chairman of the board shall convene to such a meeting.

1.4                Skriftlig kallelse, företrädesvis via elektronisk post, till sammanträde skall, med angivande av tid och plats, tillställas ledamöterna med kännedomskopia till suppleanterna.

Written notice convening each meeting shall be made, preferably via e-mail, to the board members, with a copy for information to the deputy board members. The notice shall indicate the time and venue of the meeting.

1.5                Ordföranden skall se till att varje styrelseledamot får kallelse till sammanträde med kännedomskopia till de bolagsstämmovalda suppleanterna senast en vecka före sammanträdet. Om särskilda skäl så föranleder, är det dock tillräckligt att ledamot fått kallelse vid senare tidpunkt, dock senast 48 timmar före sammanträdet. Kortare kallelsetid än 48 timmar får endast förekomma om samtliga styrelseledamöter och verkställande direktören samtycker därtill.

                      The chairman shall ensure that each board member receives a notice convening each meeting, with a copy for information to the deputy members elected by the shareholders, no later than one week before the meeting. If warranted by special reasons, it shall be sufficient that a member receives such notice at a later time, however not later than 48 hours before the meeting. A notice period shorter than 48 hours may only occur if all members and the managing director give their consent.

1.6                Kallelsen skall ange tid och plats för sammanträdet samt innehålla förslag till dagordning och erforderliga underlag som rör enskilda punkter på dagordningen.

The notice shall indicate the time and venue of the meeting and contain a proposed agenda and relevant material relating to individual items on the agenda.

 1.7                För alla punkter på dagordningen som inte är ren information skall finnas en kortfattad skriftlig information, redogörelse för möjliga handlingsalternativ samt förslag till beslut.

For all individual, non strictly informative items on the agenda a brief information in writing, a description of possible alternative actions as well as a proposed resolution shall be presented.

1.8                Styrelsens ledamöter skall ha tagit del av den skriftliga informationen och begärt eventuellt kompletterande information före styrelsemötet.

The members of the board shall have taken part of the information in writing and requested eventual completing information prior to the meeting of the board.

1.9                Styrelseledamot är skyldig att i sitt handlande för bolaget främja bolagets intresse. Han/hon skall iakttaga lojalitetsplikt som följer av uppdraget, vilket bl a medför att han/hon har tystnadsplikt avseende angelägenheter och förhållanden vilka det kan vara skadligt för bolaget att yppa, samt att han/hon har upplysningsplikt rörande angelägenheter och förhållanden som kan ha betydelse för bolaget.

A member of the board is in his/her actions for the company obliged to favour the best interest of the company. He/she shall observe the obligation of loyalty versus the company constituted by his/her assignment, which inter alia constitutes an obligation to observe silence regarding matters and circumstances which, if disclosed, could be of harm to the company, and that he/she is obliged to inform the board of matters and circumstances that could be of importance to the company.

  1. Dagordning

Agenda

 

2.1                Vid det konstituerande styrelsesammanträdet skall följande ärenden behandlas:

The following items shall be discussed at the inaugural board meeting:

(i)           i förekommande fall val av styrelsens ordförande och verkställande direktör.

where applicable, appointment of chairman of the board and managing director;

(ii)          fastställande av tidpunkter för kommande styrelsesammanträden;

timetable of future board meetings;

(iii)         utseende av firmatecknare för bolaget samt beslut om hur firman skall tecknas;

appointment of persons authorised to sign on behalf of the company and resolution on how to sign for the company;

(iv)         fastställande av denna arbetsordning, efter eventuella ändringar och tillägg;

adoption of these rules of procedure, with changes and amendments, if any;

(v)         fastställande av instruktion till verkställande direktören;

adoption of instructions for the managing director;

(vi)         fastställande av rutiner för rapportering till styrelsen; och

adoption of the board’s reporting routines; and

(vii)        i förekommande fall beslut om fördelning av arvoden som enligt beslut av bolagsstämman ställts till styrelsens förfogande.

where applicable, resolution on the distribution of the remuneration to the board members that has been approved by the shareholders.

(viii) fastställande av policys för ESG, finansiering, information och IT

adoption of policies for ESG, financing, information and IT

2.2                På varje ordinarie styrelsesammanträde skall dagordningen innehålla följande

punkter:

The agenda of each ordinary board meeting shall contain the following items:

(i)           genomgång av protokollet från senaste styrelsesammanträdet;

review of the minutes from the preceding board meeting;

(ii)          rapport om bolagets verksamhet enligt bilaga 1 (c);

report on the company’s business activities, according to Appendix 1 (c);

(iii)         rapport om extraordinära åtgärder som vidtagits mellan styrelsens sammanträden;

report on extraordinary measures taken between board meetings;

(iv)         rapport om huruvida skatt eller annan avgift som följer av tillämplig lag, förordning eller föreskrift inte inbetalts i tid; och

report on whether taxes and other charges under applicable laws, ordinances or regulations have not been paid when due; and

(v)         rapport om eventuella tvister eller förlustrisker, där dessa beräknas överstiga 100 000  kronor eller motsvarande värde därav i annan valuta.

report on possible disputes or risks for losses, where these are estimated to

                                    exceed SEK 100,000 or the equivalent in an other currency.

2.3                Utöver de ärenden som anges i punkt 2.1-2 skall ordföranden efter samråd med verkställande direktören fastställa vilka övriga ärenden som skall upptas på dagordningen. Ärende som skall behandlas på begäran av en ledamot eller verkställande direktören skall tas upp i dagordningen. Dagordningen skall göras så precis och komplett som möjligt såvitt avser ärenden som skall behandlas.

                      In addition to the items listed in Section 2.1-2, the chairman shall, following consultation with the managing director, determine which other items shall be included in the agenda. An item, which shall be discussed upon the request of a board member or the managing director, shall be included in the agenda. The agenda shall be as precise and complete as possible regarding the items to be treated.

Vid ett styrelsemöte under verksamhetsårets första fyra månader skall, utöver ovan angivna återkommande föredragningspunkter, särskilt behandlas;

At a board meeting held during the first four months of the financial year shall, additional to the above stated recurrent issues, the following issues be treated;

  • Godkännande av årsredovisning

Approval of annual accounts

  • Förslag till resultatdisposition

Proposed allocation of profit and loss

  • Genomgång av revisorsrapport

Review of the Auditors report

  • Fastställande av tid för årsstämma

Settle of time for annual general meeting

Styrelsen skall även besluta om eventuella delårsrapporter samt bokslutskommunikéer

The board shall also resolve upon interim reports and year-end reports if any

Vidare skall vid minst ett styrelsemöte under året, det s k strategimötet, behandlas vision, affärsidé, målbeskrivningar, grundläggande strategi,  aktivitetsplaner samt analysera de risker som är förknippade med bolagens verksamhet. Vidare skall vid verksamhetsårets sista styrelsemöte budget för nästkommande år behandlas och fastställas.

At one board meeting during the year, the strategy meeting, the matters of company vision, business idea, target descriptions, fundamental strategy, activity plans and risks associated with the Companies business should be treated. At the final board meeting of the financial year, the budget for the upcoming financial year should be treated and settled.

2.4                Dagordning för sammanträde skall, tillsammans med det underlag som krävs för respektive ärendes behandling, tillställas varje styrelseledamot i god tid och för ordinarie sammanträde senast en vecka före samman­trädet. Av dagordningen skall framgå vilka ärenden som är besluts- respektive informationsärenden.

The agenda, together with material needed for the consideration of each matter, shall be forwarded to all board members in due time and in respect of ordinary board meetings at least one week prior to the meeting. It should be evident from the agenda which of the items are items for resolution and which are for the information to the board members.

  1. Beslutsförhet och närvaro

                      Quorum and attendance

3.1                Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av styrelseledamöterna är närvarande inklusive minst hälften av representanter utsedda av Priveq. Vid bedömningen av om styrelsen är beslutsför skall sådana styrelseledamöter som är jäviga enligt punkt 5 nedan anses som inte närvarande.

The board of directors shall not be authorised to take any action without a majority of the board present at a meeting, including at least half of the directors appointed by Priveq. For the purpose of establishing whether the board forms a quorum, board members who are deemed to have a conflict of interest pursuant to Section 5 below shall be treated as absent from the meeting.

3.2                Sammanträden får hållas per telefon och per capsulam.

Board meetings may be held over the telephone and per capsulam.

3.3                Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet, där ej annat stadgas i lag, förordning, föreskrift, avtal eller i bolagsordningen. Vid lika röstetal har ordföranden utslags­röst. Vad som nu sagts ändrar inte regleringen i punkt 3.1 ovan.

Board resolutions shall be adopted by a simple majority vote, unless otherwise prescribed by law, ordinance, regulation, agreement or by the articles of association. In the case of a tied vote, the chairman of the board has the casting vote. This provision does not affect the rules set out in Section 3.1 above.

3.4                Om inte styrelsen bestämmer annat, beslutar ordföranden efter samråd med verkställande direktören vilka som skall närvara vid föredragningar i särskilda ärenden.

Unless the board decides otherwise, the chairman of the board, having consulted with the managing director, decides who shall be present at presentations of special matters.

3.5                Om styrelsens ordförande inte kan närvara vid sammanträde, skall detta ledas av den som styrelsen utser. Om ordföranden i annat fall är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag, skall styrelsen skyndsamt besluta om en tillfällig ersättare.

In case the chairman of the board is prevented from attending a board meeting, a person appointed by the board shall chair the meeting. Should the chairman of the board be otherwise prevented from performing his/her duties, the board shall promptly appoint a temporary substitute.

3.6                Revisorerna bör kallas till sammanträde i samband med genomgång av årsbokslut och muntligen rapportera sina iakttagelser från arbetet med revisionen.

The auditors should receive notice to attend board meetings in connection with the review of the annual accounts and give oral reports on their observations of the auditing process.

3.7                Suppleant till styrelseledamot kallas till sammanträde endast vid förfall för styrelseledamoten. Suppleant för arbetstagarledamot har dock enligt lag rätt att delta i sammanträde.

Deputy board members should only receive notice to attend board meetings if a board member is prevented from attending the meeting. Deputy employee representatives have, however, according to law a right to attend meetings.

3.8                Enligt 8 kap 18 § aktiebolagslagen gäller att beslut inte får fattas i ett ärende, om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter dels har fått tillfälle att delta i ärendets behandling, dels har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.

According to Chapter 8 Section 18 of the Swedish Companies Act, decisions may not be taken in any given matter, unless, where possible, all of the board members have been afforded the opportunity to participate in the matter and have received satisfactory information in order to reach a decision in the matter.

  1. Protokoll

                      Minutes

4.1                Vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll, vilka skall föras i nummerföljd och så kortfattat som möjligt med iakttagande av nödvändig fullständighet återge styrelsens diskussioner och beslut som fattas samt det underlag styrelsen haft för sitt beslut. Verkställande direktören ansvarar för att protokollen förvaras tillsammans med relevant beslutsunderlag på ett betryggande sätt.

Minutes shall be kept at board meetings. The Minutes shall be kept in sequential, numbered order and as briefly as possible, observing necessary completeness, report the discussions of the board, resolutions passed and the information available to the board as background to the resolutions. The managing director is responsible for keeping the minutes together with relevant background information for the resolutions in a way that ensures complete safety.

4.2                Avvikande mening hos styrelseledamot eller verkställande direktör skall antecknas i protokollet.

A board member’s or the managing director’s dissenting opinion shall be recorded in the Minutes.

4.3                Protokollen skall föras av en särskilt utsedd protokollförare och justeras av ordföranden och en eller flera av styrelsen utsedda protokolljusterare.

The minutes shall be kept by a specially elected keeper of the minutes and shall be approved by the chairman of the board and one or several persons elected to check the minutes.

4.4                Per capsulam-protokoll skall undertecknas av samtliga styrelseledamöter.

Minutes from board meetings held per capsulam shall be signed by all board members. 

4.5                Kopia av protokoll skall tillställas samtliga styrelseledamöter samt verkställande direktören inom två (2) veckor från att mötet ägde rum.

                      A copy of the minutes shall be sent to all board members and the managing director within two (2) weeks after the meeting.

  1. Jävsfrågor m m

                      Conflict of interest etc

5.1                En styrelseledamot får inte handlägga fråga om:

A board member may not take part in matters regarding:

(i)           avtal mellan styrelseledamoten och bolagen;

agreements between the board member and the companies;

(ii)          avtal mellan bolagen och en tredje man, om styrelseledamoten har ett väsentligt intresse i frågan som kan strida mot bolagens;

agreements between the companies and third parties, where the board member has a material interest in the matter which may conflict with the interest of the companies;

(iii)         avtal mellan bolagen och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda, dock inte där bolagens motpart är ett företag i samma koncern.

agreements between the companies and a legal entity which the board member may represent, either individually or together with any other person, unless the party contracting with the companies are an affiliated company.

5.2                Med avtal enligt ovan jämställs rättegång eller annan talan.

The term “agreement” as used above shall be deemed to include litigation or other legal proceedings.

5.3                Det åligger styrelseledamot att snarast meddela styrelsens ordförande om jävsgrundande omständighet kan befaras föreligga.

A board member is obliged to notify the chairman of the board as soon as possible if there is a risk that a circumstance giving rise to a conflict of interest may exist.

5.4                Styrelseledamot skall kontinuerligt hålla styrelsens ordförande underrättad dels om sitt aktieinnehav i bolaget och i andra bolag i samma koncern, dels om förändringar i innehavet. Förteckning över detta innehav skall föras av bolagen.

                      A board member shall continuously keep the chairman of the board informed of his/her shareholding in the companies and in any affiliated companies as well as of any changes thereto. The companies shall keep records of this shareholding.

  1. Arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör samt styrelseordförandens uppgifter

Division of work between the board and the managing director and duties of the Chairman

6.1                Styrelsen beslutar om verkställande direktörens befogenheter genom bl a:

The board determines the managing director’s authority through, inter alia:

(i)           fastställande av budget för kommande verksamhetsår; och

adoption of the budget for the following financial year; and

(ii)          fastställande av instruktion för verkställande direktören, Bilaga 1 (b).

adoption of instructions for the managing director, Appendix 1 (b).

6.2                Verkställande direktören skall rapportera till styrelsen i enlighet med bifogade instruktioner för rapportering av bolagens ekonomiska situation, Bilaga 1 (c). Utöver det underlag som styrelsen erhåller i samband med varje styrelsesammanträde skall styrelsen löpande erhålla information om väsentliga händelser i bolagens verksamhet.

The managing director shall report to the board in accordance with the attached instructions regarding the reporting of the companies’ financial position, Appendix 1 (c). In addition to the material that the board receives in connection with the meetings, the board shall regularly receive information on issues material to the companies business.

6.3                Styrelsen kan genom protokollfört beslut delegera handläggningen av viss fråga till en eller flera styrelseledamöter eller till verkställande direktören. I den mån den berör verkställande direktörens ansvarsområde, skall gränsdragningen tydliggöras mellan verkställande direktören och styrelseledamoten. Överenskommelse om eventuell ersättning till styrelseledamoten skall, liksom andra överenskommelser att styrelseledamot erhåller uppdrag från bolagen, dokumenteras på lämpligt sätt.

The board can by duly recorded resolution delegate the handling of certain matters to one or several board members or to the managing director. To the extent the matter in question touches or overlaps with the managing directors’ scope of responsibility, the boundaries between the managing director and the appointed board member/s shall be determined. An agreement on a possible board member’s remuneration must be appropriately documented, as must other arrangements whereby the board member receives assignments from the company.

6.4                Information till marknaden/media skall endast lämnas av styrelsens ordförande eller verkställande direktören eller av person som utses av endera av dem.

Information to the market and/or the media may only be provided by either the chairman of the board or the managing director or a person appointed by either of them.

  • Det åligger styrelsens ordförande att;

It rests upon the chairman of the board to;

  • genom kontakter med VD följa bolagets och koncernens utveckling.

Through contact with the managing director follow the development of the company and the group.

  • Tillse att styrelsens ledamöter genom VD:s försorg fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa bolagets och koncernens ställning, ekonomiska planering och utveckling

Ensure that the board members from the managing director continuously receive adequate information to be able to understand and follow the financial planning and development of the company and the group

  • Samråda med VD i strategiska frågor

               Confer with the managing director on strategic issues.

  • Vara ordförande på styrelsemötena samt godkänna dagordning

               Serve as chairman on the board meetings and approve the agenda

  • Tillse att handläggning av ärenden inte sker i strid med bestämmelserna i bolagsordningen enligt bilaga 1 (d) och ABL.

Ensure that the handling of activities not are carried out in conflict with the statutes of the Articles of Association according to Appendix 1 (d) and the Companies Act

  1. Kommittéer

                      Committees

Styrelsen ska inrätta en revisionskommitté samt en ersättningskommitté.

The board shall establish an audit committee and a remuneration committee.

                    

__________________________

 

 

xx dag som ovan.

xx, the day and year first above written.

 

 

_________________________                              _________________________

Xx                                                                    xx

Styrelsens ordförande

Chairman of the board

 

 

_________________________                              _________________________

Xx                                                                                     xx