Miljöpolicy [97]

Miljöpolicy


AUDIO | VIDEO

Här är en enkel och användbar miljöpolicy som sitter ihop med hållbarhetspolicyn och uppförandekoden.

Presentation

97

Miljöpolicy

97.1

Miljöpolicy

Principer

I BOLAGETs hållbarhetspolicy framgår att vi skrivit under/följer FN Global Compacts tio principer för hållbart värdeskapande. Denna policy förtydligar BOLAGETs ambition inom miljö där FN Global Compact principer är att:

  • Företagen ska främja försiktighetsprincipen inför miljöutmaningar,
  • ta initiativ för att främja ett större miljö
  • uppmuntra utvecklingen och spridningen av miljövänlig teknik.

 

BOLAGETS ambition är att genom ett aktivt och systematiskt miljöarbete bidra till en varaktigt hållbar utveckling.

Miljöarbete

  • Vi ska skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening.
  • Vi ska uppfylla eller överträffa krav i miljölagstiftning och andra miljökrav.
  • Vi ska utbilda och informera våra medarbetare i miljöfrågor och göra dem delaktiga i vår strävan efter ständiga förbättringar.
  • Vi ska ständigt förbättra verksamheten för att uppnå bättre miljöprestanda.

Energi, material och utsläpp

  • Verksamheten skall kännetecknas av effektiv användning av energi, vatten, material och andra naturresurser.
  • Verksamhetens avfall och utsläpp ska minimeras och återvinningen ökas.

Utveckling

  • Miljöaspekter skall beaktas vid inköp och utvecklingen av produkter och processer.
  • Vi skall beakta försiktighetsprincipen och arbeta med att minska och byta ut farliga ämnen och material i vår verksamhet, produkter/tjänster och processer.
  • Vår ambition är att begränsa verksamhetens direkta och indirekt miljöbelastning under hela vår livscykel och genom hela vår värdekedja.

Intressentrelationer

  • Vi ska uppmuntra leverantörer att anta principerna i denna policy.
  • Vi ska kontinuerligt redovisa vår utveckling på miljöområdet.
  • Vi ska lyssna på våra intressenter och beakta deras åsikter med målsättningen att säkra framgång i miljöarbetet.


Environmental policy

Principles

The COMPANY’s sustainability policy states that we have signed / follow the UN Global Compact’s ten principles for sustainable value creation. This policy clarifies the COMPANY’s ambition in the environment where the UN Global Compact principles are that:

  • Companies must promote the precautionary principle in the face of environmental challenges,
  • take initiatives to promote a larger environment
  • encourage the development and dissemination of environmentally friendly technology.

 

THE COMPANY’S ambition is to contribute to sustainable development through active and systematic environmental work.

Environmental work

  • We must protect the environment, including the prevention of pollution.
  • We must meet or exceed requirements in environmental legislation and other environmental requirements.
  • We will educate and inform our employees on environmental issues and make them involved in our quest for continuous improvement.
  • We must constantly improve our operations to achieve better environmental performance.

The energy, materials and emissions 

  • Business must be characterized by efficient use of energy, water, materials and other natural resources.
  • Operational waste and emissions must be minimized and recycling increased.

Development

  • Environmental aspects must be taken into account when purchasing and developing products and processes.
  • We must observe the precautionary principle and work to reduce and replace hazardous substances and materials in our operations, products / services and processes.
  • Our ambition is to limit the business’ direct and indirect environmental impact throughout our life cycle and throughout our entire value chain.

Stakeholder relations

  • We encourage suppliers to adopt the principles in this policy.
  • We must continuously report our development in the environmental area.
  • We will listen to our stakeholders and consider their views with the aim of ensuring success in environmental work.

TILLBAKA TILL MIN SIDA

Mångfaldspolicy [100]

Mångfaldspolicy


AUDIO | VIDEO

Här är en enkel och användbar mångfaldhetspolicy på SWE och ENG. Policy bygger på hållbarhetspolicy och uppförandekoden som vi har här på BOARDA.

Presentation

100

Mångfaldspolicy

100.1
ENG-100.1

MÅNGFALDSPOLICY

Principer

I BOLAGETs hållbarhetspolicy framgår att BOLAGET följer/har skrivit på FNs Global Compacts tio principer för hållbar utveckling globalt. För området arbetsförhållande är FN Global Compacts fyra principer:

  • Företagen ska se till att föreningsfriheten upprätthålls och stödja rätten till kollektivavtal,
  • avskaffa alla former av tvångsarbete,
  • avskaffa barnarbete och
  • följa principen om icke diskriminering vid anställning och i yrkeslivet.

Grunden för denna policy är att mångfald främjar innovation, kreativitet, tillväxt och lönsamhet. BOLAGETs mångfaldspolicy gäller för både medarbetare och koncernstyrelsen.

Arbete för mångfald

  • BOLAGET ska särskilt beakta fördelen med mångfald och bredd bland sina anställda, i ledning och styrelse och sträva efter jämställdhet.
  • Alla medarbetare ska behandlas med värdighet och respekt och erbjudas en möjlighet att utvecklas i sina karriärer.
  • Alla anställda kommer att rekryteras, väljas, utvärderas och främjas på grundval av objektiva kriterier utan någon hänsy tagen till deras kön, civilstånd eller föräldrarnas status, etniska eller nationella ursprung, sexuella läggning, religiösa övertygelse, politiska tillhörighet, ålder, funktionshinder eller andra kategorier som skyddas av tillämpliga lagar.

Denna policy ska tolkas och tillämpas mot bakgrund av BOLAGETS hållbarhetspolicy och uppförandekod samt den lagstiftning om jämställdhet eller mångfald som är i kraft vid respektive tidpunkt.


DIVERSITY POLICY

Principles

The COMPANY’s sustainability policy states that the COMPANY follows / has signed the UN Global Compact’s ten principles for sustainable development globally. For the area of ​​employment, the UN Global Compact has four principles:

  • Companies must ensure that freedom of association is maintained and supports the right to collective agreements,
  • abolish all forms of forced labor,
  • abolish child labor and
  • follow the principle of non-discrimination in employment and professional life.

The basis of this policy is that diversity promotes innovation, creativity, growth and profitability. THE COMPANY’s diversity policy applies to both employees and the Group Board.

Work for diversity

  • THE COMPANY must pay special attention to the advantage of diversity of and breadth among its employees, in management and the board, and strive for gender equality.
  • All employees must be treated with dignity and respect and offered an opportunity to develop in their careers.
  • All employees will be recruited, selected, evaluated and promoted on the basis of objective criteria without regard to their gender, marital status or parental status, ethnic or national origin, sexual orientation, religious beliefs, political affiliation, age, disability or other categories such as protected by applicable laws.

This policy shall be interpreted and applied in the light of the COMPANY’s sustainability policy and code of conduct as well as the legislation on gender equality or diversity that is in force at the respective time.


TILLBAKA TILL MIN SIDA

Vd-instruktion [56] & instruktion finansiell rapportring [101]

VD-instruktion & instruktion finansiell rapportering


AUDIO | VIDEO

Vi går igenom en användbar VD-instruktion som sitter ihop med policies och riktlinjer. Uppdaterad inför konstituerande styrelsemöte efter årsstämma 2021. I tillägg till VD-instruktion finns en instruktion för finansiell rapportering. 

Nedanför Vd-instruktion hittar du en instruktion för finansiell rapportering som fungerar som en bilaga till Vd-instruktionen.

Presentation

56 - Vd-instruktion

 

Vd-instruktion på svenska

56

Vd-instruktion på engelska

56-ENG


VD-instruktion 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever bolagsordningen, tillämpliga lagar och regelverk samt policies och riktlinjer som styrelsen fattat beslut om,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning samt lagring av insiderinformation och dokumentation vid ev. uppskjutet av offentliggörande av insiderinformation enligt marknadsmissbruksförordningen samt eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

Intern styrning och kontroll

Vd ska hålla styrelsen informerad och ta råd före genomförande av stora organisationsförändringar. Vid genomförande av sina VD-uppgifter säkerställa och följa upp att bolagets interna organisation efterlever policies och instruktioner samt att kontrollen är effektiv.

Lojalitetsplikt

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet.

CEO Instructions

In addition to what follows from the Swedish Companies Act (ABL) and the Swedish Code of Corporate Governance (Company Code) as well as the company’s Articles of Association and other applicable laws and regulations, the following CEO instructions have been adopted by the Board.

The CEO is responsible for the company’s ongoing operations and the company’s financial reporting. 

The CEO duties include:

  • making decisions for day-to-day operations and implementing the Board’s decisions,
  • responsibility for the company’s compliance with the Articles of Association, applicable laws and regulations and policies and guidelines decided by the Board,
  • responsibility for follow-up, control and documentation of the company’s compliance with laws and other rules that apply to the company’s operations and the company’s compliance with internal guidelines, and
  • (Listed companies: responsibility for the company’s information provision and storage of inside information and documentation in the event of postponement of publication of inside information according to the Market Abuse Ordinance and any logbooks).
  • responsibility for preparing instructions for possible delegation to other senior executives,
  • responsibility for documenting formalized routines that ensure that established principles for financial reporting and internal control are complied with and that the company’s financial reporting is prepared in accordance with law, applicable accounting standards and other requirements. In companies that do not have a special review function (internal audit), the CEO shall annually submit a recommendation to the Board if there is a need for a special review function.  
  • responsibility for budget, financial reports and annual report,
  • responsibility for authorization instructions being documented and complied with,
  • responsibility for approving significant assignments that employees have in addition to the business.
  • responsibility for the ongoing contact with the company’s auditors,
  • responsibility for informing the board about errors discovered in the company’s financial reporting or internal control and governance,
  • responsibility for informing the board about any remarks or recommendations from the company’s auditors,
  • responsibility for continuously informing the chairman of situations and development of the company’s operations,
  • responsibility for succession planning for business-critical roles,

Authorization to sign for the Company

CEO has the right to sign the company for day-to-day operations and decisions that fall within the framework of an established budget or implementation of board decisions.

The day-to-day operations do not include:

  • Raising a loan
  • Pledge of the company’s assets
  • Issuance of guarantees
  • Sale or acquisition of an asset
  • Enter into significant agreements that are not a natural part of the day-to-day operations
  • Issue authorizations to subscribe for the company
  • More…? 

Monthly report to the board 

The CEO must report the company’s development to the board every month. The report must contain financial reporting, information on decisions made by the CEO, liquidity development and information on whether the company’s taxes have been paid. 

Agenda and board documentation 

  • The CEO shall, in consultation with the Chairman, draw up proposals for the agenda of the Board meeting,
  • the CEO, in consultation with the Chairman transmit board materials to regular board meetings in good time, usually a week for board,
  • the CEO ensure that the Board documentation from board meetings and annual general meetings are kept safe and in a structured manner,

Attendance at board meetings 

  • The CEO shall participate in the company’s board meetings.

Internal governance and control The

CEO shall keep the board informed and take advice before implementing major organizational changes. In carrying out its CEO duties, ensure and follow up that the company’s internal organization complies with policies and instructions and that control is effective.

Duty of loyalty

According to the duty of loyalty, the company’s best interests must always be at the center and the company’s interests must always be observed. The CEO must always consider the best interests of the company and all shareholders. The CEO is obliged to immediately inform the Chairman of the Board if any situation arises that may jeopardize the perception of the CEO’s loyalty. 

Conflict of interest

CEO shall not participate in decisions relating to:

  • issues, agreements between the CEO and the company
  • issues, agreements between the company and third parties as CEO related
  • issues, an agreement between the company and legal entity’s CEO is related
  • where potentially a conflict of interest may exist 

CEO is obliged to inform the board if a conflict of interest arises 

Confidentiality Confidentiality

agreement is included in the employment agreement.

Instruktion finansiell rapportering på SWE & ENG

Instruktion finansiell rapportering

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden), bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk, styrelsens instruktion samt VD-instruktion gäller följande instruktion för bolagets finansiella rapportering.

Instruktion finansiell rapportering är en bilaga till VD-instruktionen

VD ansvarar för bolagets finansiella rapportering enligt VD-instruktion och ska säkerställa att styrelsen får tillräcklig information för att löpande utvärdera bolagets finansiella situation och säkerställa att bolaget fullföljer sina finansiella åtaganden. 

Finansiell rapportering och resultatanalys

VD ska löpande hålla styrelsen informerad om den finansiella utvecklingen av bolagets verksamhet, bolagets resultat och finansiella ställning, likviditet, finansiering och andra händelser eller omständigheter som är relevanta för styrelsens att känna till. 

  • Inför varje ordinarie styrelsemöte ska VD tillhandahålla styrelsen en finansiell rapport omfattande senaste kvartalets finansiella utveckling alternativt senaste månaderna efter senaste publicerad delårsrapport.

Den finansiella rapporten ska innehålla;

  • detaljerad resultaträkning med jämförelse mot budget och samma period föregående år,
  • resultat före skatt jämfört med budget och samma period föregående år,
  • relevanta nyckeltal jämfört med budget och samma period föregående år,
  • intyg om att skatter och avgifter till myndigheter är inbetalda i enlighet med gällande lagstiftning,
  • information om investeringar och likviditet,
  • information om affärshändelser, ev. rättstvister såväl som andra händelser och omständigheter som kan resultera i avvikelser från budget och
  • analys av resultatet och avvikelser från budget ska kommenteras,
  • samt uppföljning mot affärsplan och finansiella mål ska kommenteras.

Budget

I tillägg till finansiell rapportering och resultatanalys ska VD inför varje nytt räkenskapsår framlägga förslag på budget för kommande räkenskapsår för styrelsens godkännande. 

  • Budgeten ska innehålla en resultaträkning, balansräkning, likviditetsplan, investeringsplan, finansiering, kassaflödesanalys samt antaganden och förutsättning för budget. 
  • En finansiell modell för de kommande tre årens finansiella utveckling ska biläggas budget.

Delårsrapport

Senast sex veckor efter utgången av varje kvartal ska VD presentera en delårsrapport till styrelsen med kommentarer om resultatutvecklingen. Delårsrapporten ska vara i enlighet med gällande regelverk för marknadsplatsen där bolagets aktie är noterad.

Preliminär resultat för helåret

Senast sex veckor efter räkenskapsårets utgång ska VD presentera preliminära helårsresultat med kommentarer om resultatutvecklingen. Bokslutskommunikén ska vara i enlighet med gällande regelverk för marknadsplatsen där bolagets aktie är noterad.

Årsredovisning

Bolagets årsredovisning ska offentliggöras senast fyra månader efter räkenskapsårets utgång. VD ska i samarbete med bolagets revisor lägga fram utkast till årsredovisning och revisionsberättelse. VD ska säkerställa att årsredovisningen ger en korrekt och rättvisande bild av bolagets finansiella utveckling och ställning. VD är ansvarig för att revisor/revisionsbolaget får tillgång till all information som är nödvändig för att genomföra sitt uppdrag. 

Delårsrapporter, bokslutskommuniké och årsredovisningen ska innehålla ett VD-ord där resultatutvecklingen och väsentliga händelser kommenteras.

Riskrapportering & hållbarhet

VD är ansvarig för att i samarbete med CFO  rapportera och följa upp bolagets risker två gånger per år, se riskpolicy.

Månadsrapporter

VD ska varje månad i samarbete med bolagets CFO förbereda och distribuera en finansiell uppdatering till styrelsen. Månadsrapporten ska innehålla en resultaträkning, bolagets finansiella ställning och uppföljning av projekt samt ev. legala frågor och andra frågor som är viktiga för styrelsen.  

©ROPA & BOARDA AB

………………

ENGLISH

Instruction Financial Reporting

In addition to those required by the Companies Act (ABL) and the Swedish  Corporate Governance Code, the Company’s Articles of Association and other applicable laws and regulations, the Board’s rules and procedures and the CEO’s instruction, the following instruction for the company’s financial reporting shall apply. 

This instruction for financial reporting is an appendix to the CEO instruction 

The CEO is responsible for the company’s financial reporting according to the CEO instruction and must ensure that the board receives sufficient information to continuously evaluate the company’s financial situation and ensure that the company fulfills its financial commitments. 

Financial reporting and performance analysis

The CEO shall continuously keep the Board informed of the financial development of the company’s operations, the company’s results and financial position, liquidity, financing and other events or circumstances that are relevant for the Board’s knowledge. 

  • Prior to each ordinary Board meeting, the CEO shall provide the Board with a financial report covering the latest period’s financial development.

The financial report must contain;

  • detailed income statement with comparison with budget and the same period last year,
  • profit before tax compared with budget and same period last year,
  • relevant key figures compared with budget and the same period last year,
  • certificate that taxes and fees to authorities have been paid in accordance with current legislation ,
  • information on investments and liquidity,
  • information on business events, ev. litigation as well as other events and circumstances that may result in deviations from the budget and
  • analysis of the result and deviations from the budget must be commented on,
  • as well as follow-up against the business plan and financial goals must be commented on.

Budget

In addition to financial reporting and performance analysis, the CEO shall, before each new financial year, submit a budget proposal for the coming financial year for the Board’s approval. 

  • The budget must contain an income statement, balance sheet, liquidity plan, investment plan, financing, cash flow analysis and assumptions and prerequisites for the budget. 
  • A financial model for the financial development of the next three years must be attached to the budget.

Interim report

No later than six weeks after the end of each quarter, the CEO shall present an interim report to the Board with comments on the earnings trend. The interim report must be in accordance with current regulations for the marketplace where the company’s share is traded.

Preliminary results for the full year

No later than six weeks after the end of the financial year, the CEO shall present preliminary full-year results with comments on the earnings trend. The year-end report must be in accordance with current regulations for the marketplace where the company’s share is traded.

Annual report 

The company’s annual report must be published no later than four months after the end of the financial year. The CEO shall, in collaboration with the company’s auditor, present a draft annual report and auditor’s report. The CEO shall ensure that the annual report provides a correct and accurate picture of the company’s financial development and position. The CEO is responsible for ensuring that the auditor / auditing company has access to all information necessary to carry out its assignment. 

Interim reports, year-end report and the annual report shall contain a word from the CEO in which the performance and significant events are commented on.

Risk reporting & sustainability 

The CEO is responsible for reporting and following up the company’s risks twice a year, in collaboration with the CFO, see risk policy

Monthly reports 

The CEO should in collaboration with the company’s CFO, prepares and distributes a financial update to the board every month.. The monthly report must contain an income statement, the company’s financial position and follow-up of projects and possibly legal issues as well as other matters important to the board. 

 © ROPA & BOARDA AB