HELA POLICYPAKETET

 

 

I avsnitt för varje policy så hittar du innehållet i format som enkelt går att kopiera och klistra in i ditt företags dokumentmall.

UPPFÖRANDEKOD

BOLAGETs uppförandekod är en sammanställning av de regler och riktlinjer som utgör grunden för vår verksamhet och för våra relationer med kunder, affärspartner, medarbetare och andra intressenter. BOLAGETs uppförandekod gäller för både medarbetare och koncernstyrelsen.

 

Principer

BOLAGET följer lagar och förordningar samt respekterar kulturerna och traditionerna i alla länder där vi arbetar. BOLAGET erbjuder ersättningar och förmåner som följer lagen och god affärspraxis. BOLAGETs medarbetare ska följa lagar och god affärspraxis samt agera etiskt i alla sina aktiviteter och relationer med intressenter. BOLAGETs medarbetare får inte ta emot betalningar eller andra ersättningar från tredje part som kan påverka eller som kan uppfattas som att de påverkar deras oberoende när de fattar affärsbeslut. Alla finansiella transaktioner ska redovisas. Underlaget till redovisningen måste beskriva alla transaktioner på ett korrekt och icke vilseledande sätt. Medarbetare och chefer på bolaget ska ta vara på sina egna personliga och/eller ekonomiska intressen på ett sätt som inte står i strid med och inte kan uppfattas som att det står i strid med BOLAGETs ekonomiska intressen. BOLAGET strävar efter att prata med sina intressenter. BOLAGET stödjer och respekterar åtgärder för att skydda internationellt erkända mänskliga rättigheter. BOLAGET uppmuntrar mångfald på arbetsplatsen. BOLAGET tolererar inte tvångsarbete eller barnarbete i någon form. BOLAGET rekryterar och tar hand om utan att diskriminera alla medarbetare oavsett kön, trosuppfattning, ålder, funktionshinder, sexuell läggning, nationalitet, politisk övertygelse, facklig anslutning samt socialt och etniskt ursprung. Rätten till föreningsfrihet ska respekteras inom all verksamhet. Alla medarbetare har rätt till en säker och hälsosam arbetsmiljö. BOLAGET ska bidra till att uppnå en mer hållbar utveckling både genom de uppdrag som företaget utför och genom sin egen affärsverksamhet.

 

BOLAGETs uppförandekod bygger på FN:s Global Compacts tio principer för företag på områden a mänskliga rättigheter, arbetsmarknad, miljö och korruptionsbekämpning samt kod mot korruption i näringslivet från Institutet för mutor.

FN Global Compact | De tio principerna

Mänskliga rättigheter

• Företagen ska stödja och respektera skyddet av de internationellt erkända mänskliga rättigheterna och
• se till att de inte gör sig medskyldiga till brott mot de mänskliga rättigheterna.

 

Arbetsförhållanden

• Företagen ska se till att föreningsfriheten upprätthålls och stödja rätten till kollektivavtal,
• avskaffa alla former av tvångsarbete,
• avskaffa barnarbete och
• följa principen om icke diskriminering vid anställning och i yrkeslivet.

 

Miljö

• Företagen ska främja försiktighetsprincipen inför miljöutmaningar,
• ta initiativ för att främja ett större miljö
• uppmuntra utvecklingen och spridningen av miljövänlig teknik.

 

Korruptionsbekämpning

• Företagen ska motverka korruption i alla former, inbegripet utpressning och mutor.

 

Kod mot korruption i näringslivet – Institutet mot mutor

https://www.institutetmotmutor.se/skrifter/naringslivskoden/

 

Otillåtna förmåner 

En förmån är otillåten om den påverkar eller riskerar att påverka mottagarens beslut eller sätt att fullgöra sina arbetsuppgifter, t.ex. en gåva av högt ekonomiskt eller personligt värde för mottagaren. Bedömningen får göras från fall till fall. 

• penninggåva och lån av pengar, 
• varor och tjänster för privat ändamål och privata rabatter på varor och tjänster, 
• rätt att använda fordon, båt, fritidsbostad eller liknande för privat bruk, 
• nöjes- eller semesterresa, 
• köp av sexuella tjänster eller besök på stripp- och porrklubb, och 
• förmåner som kan medföra att givaren får en hållhake på mottagaren. 

Följande slag av förmåner är på grund av sin beteendepåverkande natur otillåtna: Förmåner som inte är otillåtna enligt den här bestämmelsen ska prövas mot kraven på öppenhet och måttfullhet.

 

Om arbets- eller uppdragstagaren bedömer att en erbjuden förmån kan vara otillåten, ska denne antingen avvisa den direkt eller – innan den tas emot – hänskjuta bedömningen till närmaste chef eller annan som bolaget har hänvisat till. I oförutsedda eller plötsligt uppkomna situationer, där ett omedelbart avböjande av förmånen inte kan komma i fråga då det skulle kunna skada arbets- eller uppdragsgivarens relation till den som erbjuder förmånen eller medföra en säkerhetsrisk för arbets- eller uppdragstagaren, ska mottagaren så snart omständigheterna tillåter redovisa förmånen för arbets- eller uppdragsgivaren.

 

Mellanhänder – riskanalys och kontroll

• Med mellanhand avses i denna kod någon som ett företag har utsett att företräda företaget för viss angelägenhet och till vilken företaget tillhandahåller pengar eller andra tillgångar. Det avgörande är inte vad mellanhanden kallas utan mellanhandens faktiska funktion. Mellanhänder kan vara t.ex. agenter, konsulter, ombud, dotterbolag, mäklare eller affärsförmedlare. Riktlinjerna i denna kod bör också användas som ledning vid kontroll för undvikande av korruptionsrisker förknippade med andra tredjeparter som företag arbetar med eller använder sig av, t.ex. leverantörer.
• Riskanalys och kontroll av identitet, verklig huvudman, finansiell bakgrund och ersättningsform, inställning till korruption, integritet och rykte ska dokumenteras för mellanhänder i enlighet med koden. 

 

Visselblåsning

Om en medarbetare på BOLAGET har väl underbyggda skäl att misstänka att kriterierna ovan inte följs och om detta inte är möjligt eller om det visar sig olämpligt för medarbetaren att rapportera detta till chefen så ska situationen rapporteras i enlighet med BOLAGETs rutin för visselblåsning, se visselblåsarpolicy och använd e-postadressen: visselpipa@ropa.se alt. whistleblow@ropa.se alt. annan e-postadress samt webbformulär på ropa.se/visselblåsning/ alt. bolagets webbformulär alt. bolagsspecifikt formulär på ropa.se

 

BOARDAs uppförandekod gäller inom hela koncernen och uppdateras en gång om året.

 

---

 

HÅLLBARHETSPOLICY

Principer

BOLAGET har antagit/använder FN:s Global compact som grund för sin hållbarhetspolicy. De tio principerna som tillsammans utgör FN:s Global Compact är en global standard som har antagits av många storbolag världen över. Principerna återspeglar BOLAGETs syn på mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden, miljö och bekämpning av korruption. BOLAGET har nolltolerans mot alla former av korruption, utpressning och mutor.

FN Global Compact | De tio principerna

Mänskliga rättigheter

• Företagen ska stödja och respektera skyddet av de internationellt erkända mänskliga rättigheterna och
• se till att de inte gör sig medskyldiga till brott mot de mänskliga rättigheterna.

Arbetsförhållanden

• Företagen ska se till att föreningsfriheten upprätthålls och stödja rätten till kollektivavtal,
• avskaffa alla former av tvångsarbete,
• avskaffa barnarbete och
• följa principen om icke diskriminering vid anställning och i yrkeslivet.

Miljö

• Företagen ska främja försiktighetsprincipen inför miljöutmaningar,
• ta initiativ för att främja ett större miljöengagemang
• uppmuntra utvecklingen och spridningen av miljövänlig teknik.

Korruptionsbekämpning

• Företagen ska motverka korruption i alla former, inbegripet utpressning och mutor.

Länk för mer information: https://globalcompact.se/om-un-global-compact/de-10-principerna/

BOLAGET deltar inte in något uppdrag eller projekt, på områden som vi kan påverka, där det finns en tydlig risk för att BOLAGETs eller BOLAGETs kunders aktiviteter kan komma att strida mot en eller flera av de tio principerna i FN:s Global Compact. BOLAGET respekterar arbetet med FN:s 17 hållbarhetsmål för 2030. Länk för mer information: https://www.globalamalen.se/

Så här gör vi

Alla affärsmöjligheter som uppfyller ett eller flera av nedanstående kriterier ska genomgå en en hållbarhetsundersökning innan vi kan gå vidare med affärsprocessen.

Kriterier

• Det finns skäl att tro att projektrelaterade aktiviteter inom områden som BOLAGET kan påverka kan komma att strida mot en eller flera av de tio principerna för FN:s Global Compact.
• Någon typ av sanktion har införts av världssamfundet (FN, EU, Efta, Finansinspektionen) mot vår motpart i projektet.
• Det finns en risk för offentlig kritik, inblandning av frivilligorganisationer, upplopp, civil olydnad, brottslig verksamhet (organiserad eller annan) eller annan ovälkommen uppmärksamhet eller åtgärd som kan försena eller förhindra att uppdraget eller projektet genomförs som planerat.

Kriterierna som beskrivs ska inkluderas i tillämpliga processer och verktyg i intern kontroll och styrning av verksamheten. Ansvaret för detta ligger på BOLAGETs VD.

Miljöarbete

Miljöarbetet är en integrerad del av vår verksamhet. För att minska miljöpåverkan och bidra till en hållbar utveckling ska:

• Alla medarbetare på BOLAGET samt underleverantörer vara medvetna om hur vår verksamhet påverkar vår miljö genom kontinuerlig utbildning
• Alla medarbetare ska arbeta för att minska negativ miljöpåverkan genom att erbjuda våra kunder hållbara och effektiva lösningar, tjänster och produkter.
• BOLAGET ska uppfylla lagkrav och minska användning av resurser samt främja inköp med minsta möjliga negativa miljöpåverkan. 

Uppförandekod

BOLAGET har en uppförandekod som samtliga medarbetare ska känna till, tillämpa och följa.

Visselblåsning policy

Om en medarbetare på BOLAGET har väl underbyggda skäl att misstänka att kriterierna ovan inte följs och om detta inte är möjligt eller om det visar sig olämpligt för medarbetaren att rapportera detta till chefen så ska situationen rapporteras i enlighet med BOLAGETs rutin för visselblåsning se webbformulär på ropa.se/visselblåsning/ eller använd e-post visselpipa@ropa.se alt. whistleblow@ropa.se.

BOARDAs hållbarhetspolicy gäller inom hela koncernen och uppdateras en gång om året.

---

MILJÖPOLICY

Principer

I BOLAGETs uppförandekod och hållbarhetspolicy framgår att vi skrivit under/följer FN Global Compacts tio principer för hållbart värdeskapande. Denna policy förtydligar BOLAGETs ambition inom miljö där FN Global Compact principer är att:

• Företagen ska främja försiktighetsprincipen inför miljöutmaningar,
• ta initiativ för att främja ett större miljö
• uppmuntra utvecklingen och spridningen av miljövänlig teknik.

 

BOLAGETS ambition är att genom ett aktivt och systematiskt miljöarbete bidra till en varaktigt hållbar utveckling.

Miljöarbete

• Vi ska skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening.
• Vi ska uppfylla eller överträffa krav i miljölagstiftning och andra miljökrav.
• Vi ska utbilda och informera våra medarbetare i miljöfrågor och göra dem delaktiga i vår strävan efter ständiga förbättringar.
• Vi ska ständigt förbättra verksamheten för att uppnå bättre miljöprestanda.

Energi, material och utsläpp

• Verksamheten skall kännetecknas av effektiv användning av energi, vatten, material och andra naturresurser.
• Verksamhetens avfall och utsläpp ska minimeras och återvinningen ökas.

Utveckling

• Miljöaspekter skall beaktas vid inköp och utvecklingen av produkter och processer.
• Vi skall beakta försiktighetsprincipen och arbeta med att minska och byta ut farliga ämnen och material i vår verksamhet, produkter/tjänster och processer.
• Vår ambition är att begränsa verksamhetens direkta och indirekt miljöbelastning under hela vår livscykel och genom hela vår värdekedja.

Intressentrelationer

• Vi ska uppmuntra leverantörer att anta principerna i denna policy.
• Vi ska kontinuerligt redovisa vår utveckling på miljöområdet.
• Vi ska lyssna på våra intressenter och beakta deras åsikter med målsättningen att säkra framgång i miljöarbetet.

 

---

MÅNGFALDSPOLICY

 

Principer

I BOLAGETs hållbarhetspolicy framgår att BOLAGET följer/har skrivit på FNs Global Compacts tio principer för hållbar utveckling globalt. För området arbetsförhållande är FN Global Compacts fyra principer:

• Företagen ska se till att föreningsfriheten upprätthålls och stödja rätten till kollektivavtal,
• avskaffa alla former av tvångsarbete,
• avskaffa barnarbete och
• följa principen om icke diskriminering vid anställning och i yrkeslivet.

Grunden för denna policy är att mångfald främjar innovation, kreativitet, tillväxt och lönsamhet. BOLAGETs mångfaldspolicy gäller för både medarbetare och koncernstyrelsen.

 

Arbete för mångfald

• BOLAGET ska särskilt beakta fördelen med mångfald och bredd bland sina anställda, i ledning och styrelse och sträva efter jämställdhet.
• Alla medarbetare ska behandlas med värdighet och respekt och erbjudas en möjlighet att utvecklas i sina karriärer.
• Alla anställda kommer att rekryteras, väljas, utvärderas och främjas på grundval av objektiva kriterier utan någon hänsy tagen till deras kön, civilstånd eller föräldrarnas status, etniska eller nationella ursprung, sexuella läggning, religiösa övertygelse, politiska tillhörighet, ålder, funktionshinder eller andra kategorier som skyddas av tillämpliga lagar.

 

Denna policy ska tolkas och tillämpas mot bakgrund av BOLAGETS hållbarhetspolicy och uppförandekod samt den lagstiftning om jämställdhet eller mångfald som är i kraft vid respektive tidpunkt.

---

POLICY IT- & INFORMATIONSSÄKERHET

Syfte

Syftet med denna policy för IT- och informationssäkerhet är att skapa ett ramverk och riktlinjer för att kontrollera användare,  data, företagsinformation och hantera risken för missbruk eller avslöjande av företagsinformation eller data, dvs.att:

• Ge tydlighet i roller och ansvar
• Vara rädda om IT-system och resurser
• Kontroll behörigheter och hantering av IT & Data
• Sätta en standard för bolagets klassificering av dokument och data
• Ge vägledning för medarbetare och organisation
• Sätta ram och ge vägledning för uppföljning och rapportering

Vara rädda om IT-system och resurser

Endast godkända system och programvara får användas. Datorer, telefoner, surfplattor och andra enheter [“Enheter”] bör ägas av BOLAGET och konfigureras av bolaget. Om användaren behöver ytterligare programvara eller utrustning bör den godkännas av bolaget.

Enheter, programvara, data och servrar [“IT-resurser”] bör hanteras med försiktighet. Alla enheter måste krypteras av BOLAGET [Bolagets IT-partner]. Enheter kan användas för privat bruk, men obehöriga användare får inte använda den utan övervakning enligt denna policy. Enheterna får inte lämnas upplåsta utan tidsinställd utloggning. Om möjligt så loggar du ut och stänger system när enheten inte används. Alla enheter är utrustade med antivirusprogram som har Ransomware-skydd. Diskar krypteras för att förhindra stöld. Programvara på BOLAGETS mobila enheter bör installeras med försiktighet och om det är osäkert bör BOLAGET [IT-partner] konsulteras. På kontoret ska det interna nätverket användas för att ansluta till Internet. Om det interna nätverket inte är tillgängligt ska anslutningen via mobilenheten användas. Var försiktig när du ansluter till andra nätverk för åtkomst till Internet.

Ett stort hot mot all IT är virus och skadlig kod. Dessa sprids via Internet, e-post och programvarufiler. Syftet är att säkerställa att enheterna uppfyller BOLAGETS krav på säkerhet, dvs. att förhindra och skydda mot virus, obehörig åtkomst och programvara med installerad skadlig kod.

Kontrollera access och hantering av IT och data

Alla data tillhör BOLAGET och bör lagras på bolagets servrar för att säkerställa att informationen säkerhetskopieras av bolaget. Säkerhetskopior av servrar lagras krypterade på en separat server/i ett separat datacenter. BOLAGETS godkända molnlösning är [ex. OneDrive eller Google Drive] eftersom det är en del av bolagets IT-resurser.

Det är inte tillåtet att kopiera BOLAGETS data till en annan hårddisk eller USB-minne om inte uppgifterna hanteras i enlighet med denna policy.

BOLAGETS IT-resurser får inte användas för att lagra eller distribuera data i strid med lagar och förordningar, exempelvis uppmuntran mot etniska grupper, barnpornografi, olaglig skildring av våld, förtal, trakasserier, dataintrång eller upphovsrätt.

Privat surfning är tillåtet om sunt förnuft används. Det är inte tillåtet att surfa på sidor med innehåll eller erbjudande av olagligt material och pornografi. Fildelning av upphovsrättsskyddat material som musik och filmer är enligt lag förbjudet.

Användarnamn och lösenord ska hanteras enligt den process som BOLAGET har beslutat. Nya användare, ändringar i access och alla användarrättigheter godkänns av bolagets VD. Vid behov eller åtminstone årligen granskas alla bolagets behörigheter av VD.

All information, data och innehåll på bolagets servrar och enheter är av stort intresse för våra konkurrenter. Detta innebär ett mycket stort behov av att skydda bolagets information så att den inte hamnar i fel händer, vilket kan resultera i stora ekonomiska konsekvenser för vårt företag.

Vår standard för klassificering av dokument och data

• Information ska klassificeras enligt en lämplig nivå av konfidentialitet, integritet och tillgänglighet, se nedan Informationsklassificering.
• Ledning och personal i ledningsfunktioner på BOLAGET har särskilt ansvar för information och måste säkerställa klassificering av den informationen samt hantera den informationen i enlighet med dess klassificeringsnivå.
• Alla anställda måste hantera information på lämpligt sätt och i enlighet med dess klassificeringsnivå.
• Information bör vara både säker och tillgänglig för dem som har behörighet i enlighet med dess klassificeringsnivå. Information ska skyddas mot obehörig åtkomst och hanteras i enlighet med dess klassificeringsnivå.

Informationsklassificering och access

•  Konfidentiellt | Normalt endast tillgängligt för specifika ledningspersoner och anställda i företagsfunktioner. Bör markeras som “konfidentiellt” och sparas separat från information för internt bruk och allmän information. Exempel; finansiella rapporter, affärskritiska projekt och insiderinformation, se Insider Policy.
• Konfidentiell information bör skyddas av starka lösenord och krypteras utanför BOLAGETS datalagring. 
• Intern användning | Endast tillgänglig inom organisationen, information bör inte delas utanför BOLAGET. Exempel; intern post, chatt, dokumentation av projekt eller affärsutveckling.
• Allmän | Information som offentliggörs, tillgänglig på företagets webbplats. Information som ska delas utanför BOLAGET efter att den har publicerats på företagswebben.

Incidenthantering

• Varje säkerhetsintrång kan leda till eventuell förlust av konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av insiderinformation, konfidentiell information och eller personuppgifter. [Förlust eller brott mot konfidentialitet av insiderinformation är en överträdelse av marknadsmissbruksförordningen och kan leda till en disciplinär åtgärd från Finansinspektionen eller straffrättsliga åtgärder mot BOLAGET-endast noterade företag] Förlust eller brott mot konfidentialitet av personuppgifter är en överträdelse av den allmänna dataskyddsförordningen och kan leda till straffrättsliga eller civila åtgärder mot BOLAGET.
•  Om en anställd är medveten om en informationssäkerhet eller IT-incident, måste de rapportera det till VD eller CFO via post eller telefon.

Denna policy föreslås antas vid styrelsemötet i xxxx 202X och bör ses över i xxxx 202x före årsskiftet.

---

INFORMATIONSPOLICY

[För privata bolag – ta bort blåmarkerat och lägg till blåmarkerat när/om det är dags för notering alt. ersätt med standard policy från ex. legal rådgivare eller certified adviser]

Innehåll

Principer	sid 1
Roller och ansvar	sid 1
Talespersoner	sid 2
Insiderinformation (MAR)	sid 2
Intern kommunikation | Medarbetare	sid 3
Extern kommunikation | Nyheter, marknadsföring och social medier	sid 3
Extern kommunikation | Finansiell information | Insider information	Sid 5
Andra skyldigheter att offentliggjorda information | Regelverk	sid 6
Krishantering	sid 8
Gällande regelverk	sid 9

 

Bolagets informationspolicy har antagits av styrelsen och är ett viktigt verktyg i vår strävan att fortsätta bygga ett växande,  lönsamt och hållbart företag. Policyns syfte är att skapa riktlinjer för kommunikation, både internt och externt.

Avsikten är att BOLAGET (publ) ska leva som ett noterat bolag/förbereder sig för en notering/ska noteras på en marknadsplats (Nasdaq Stockholm, First North, NGM Equity, NGM Growth Market eller Spotlight Stockmarket). Denna policy omfattar BOLAGET inklusive dess dotterbolag (”Bolaget”). Bolag som är noterade på en marknadsplats ska följa EUs Marknadsmissbruksförordning (“MAR”) om insiderinformation och börsens gällande regelverk för informationsgivning (“Regelverk för informationsgivning”), se sid 9.

Principer

• All kommunikation från Bolaget ska karaktäriseras av snabbhet, proaktivitet, pålitlighet och öppenhet.
• Information som offentliggörs av Bolaget ska vara korrekt, relevant och tydlig och får inte vara vilseledande 
• All kommunikation från Bolaget ska uppfylla Regelverk för informationsgivning 

Roller och ansvar

VD är primärt ansvarig för Bolagets kommunikation. Dennes ansvarsområden inkluderar utveckling av kommunikationsaktiviteter och att övervaka kommunikationen av beslut. Styrelsens ordförande är ansvarig för kommunikation från Bolagets styrelse och ägare.

 

Hela organisationen ansvarar för korrekt intern rapportering, vilket är en förutsättning för korrekt extern kommunikation. Medarbetare ska inte uttala sig externt utan godkännande av VD eller CFO. Om medarbetare blir kontaktad av medierna så hänvisa alltid vidare till VD eller CFO. 

Insiderinformation hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO. All publicering av information inklusive finansiell information och medierelationer ska ske i överensstämmelse med Regelverk för informationsgivning. Styrelsen bär det yttersta ansvaret för bolagets delårsbokslut och årsbokslut.  Alla investerar- och medierelationer hanteras av VD och  CFO. VD kan delegera till medarbetare eller representant för bolaget att kommentera och svara på frågor på redan publicerad information.

Talespersoner

• Allmän talesperson: VD
• Talesperson för ägarfrågor och bolagsstyrning: Ordförande i styrelsen
• Media, analytiker och Investerarrelationer: VD eller CFO
• Marknadsföring och intern kommunikation: VD med möjlighet att delegera

Insiderinformation (MAR)

Med insiderinformation avses information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt hänför sig till Bolaget eller ett finansiellt instrument utgivet av eller kopplat till Bolaget och som, om det blev offentligt, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på Bolagets aktie. Exempel på vad som kan vara insiderinformation: Finansiella rapporter, order och investeringsbeslut, samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal, köp och försäljning av bolag, kredit- eller kundförluster, finansiella svårigheter,  information rörande dotter- och intressebolag,  väsentlig förändring av resultat eller finansiell ställning. →Se Insiderpolicy

Bolaget ska säkerställa att alla intressenter på aktiemarknaden har samtidig tillgång till insiderinformation rörande Bolaget. Bolaget ska därför säkerställa att insiderinformation behandlas konfidentiellt innan den offentliggörs och att ingen obehörig part får tillgång till sådan information. Av ovanstående följer att insiderinformation inte får lämnas ut till analytiker, journalister eller andra vare sig enskilt eller i grupp om den inte samtidigt offentliggörs. →Se Insiderpolicy

INTERN KOMMUNIKATION | Medarbetarna

Syftet med intern information och kommunikation är att få organisationen att aktivt sträva mot Bolagets långsiktiga mål. Intern kommunikation måste vara öppen och kontinuerlig för att Bolagets medarbetare och ledning ska vara välinformerade och kunniga. God kommunikation ökar förmågan att fatta rätt beslut och att arbeta effektivare.

Kanaler

De primära kanalerna för intern kommunikation är möten, intranät, bolagets chattfunktioner, telefon, e-post och hemsidan.

Informerade medarbetare

En informerad medarbetare kan inte låta bli att ta ansvar. Därför arbetar Bolaget för att samtliga medarbetare har den information de behöver, dels  för att öka förståelse för bolaget, dels för att skapa engagemang för att nå våra mål. Bolaget strävar efter att kommunicera beslut och händelser som påverkar medarbetarna samtidigt som de kommuniceras externt, i de fall det är insiderinformation, annars så snart som möjligt. Alla anställda måste säkerställa att  insiderinformation som ännu inte har publicerats inte distribueras inom eller utanför Bolaget. Insiderinformation är konfidentiell information.

EXTERN KOMMUNIKATION | Nyheter, marknadsföring, sociala medier

Syftet med marknadsföring är att stärka bolagets image och öka kännedomen om Bolaget samt dess aktiviteter bland befintliga och nya kunder, partners, medarbetare och andra intressenter.

• Kommunikationen ska vara långsiktig och i enlighet med bolagets varumärke, vision, affärsidé, strategier, mål och värderingar.
• Kommunikationen ska stärka förtroendet för bolagets varumärke, dess medarbetare, ledning, produkter och tjänster.

Kanaler

De primära kanalerna är digital marknadsföring, sociala medier, hemsidan, reklamkampanjer, presentationsmaterial och nyhetsmeddelanden (ej pressmeddelanden).

Sociala medier

Sociala medier som LinkedIn, Facebook, Instagram and Twitter är mediekanaler med snabb spridning samtidigt som att de är svåra att kontrollera. För bolagets konton på sociala medier gäller:

• All kommunikation som postas ska vara godkänd av VD eller CFO
• Vi undviker att spekulera eller leda opinion
• Konfidentiell information och insiderinformation får ej postas
• Ta ansvar och tänk två gånger innan du postar. Information som delas på sociala medier,  kan inte raderas.
• Kommunikation på sociala medier ska följa Regelverk för informationsgivning

Medierelationer

VD och CFO är ansvariga för att hantera medierelationer. Alla kontakter med media ska godkännas av VD eller CFO. Vid intervjuer och artiklar ska VD eller CFO godkänna citat och, om möjligt, rätta sakinnehåll före publicering av artikel.

Så här gör vi när vi blir kontaktade av en journalist:

• Informera om att det är VD och CFO som är talespersoner och fråga om du ska be någon av dem ringa upp, anteckna namn, telefon och e-post till journalisten
• Ta reda på varifrån han eller hon ringer och vilka frågor han eller hon vill ställa
• Kontakta VD eller CFO och säkerställ att de får kontaktuppgifter och information om när journalisten förväntar sig en kontakt
• Tänk igenom frågeställningarna och förbered budskap
• VD eller CFO ringer tillbaka som utlovat på bestämd tid
• Innan intervjun avslutas, be om att få dina citat för godkännande

Nyhetsmeddelande

Nyhetsmeddelande och marknadsförings-PR ska innehålla rubriken “Nyhetsmeddelande” (ej pressmeddelande) med ansvarig medarbetare och/eller VD som talespersoner. 

Så här gör vi:

Organisationen ansvarar för att producera nyhetsmeddelanden och marknadsföringsaktiviteter.

CFO koordinerar alla informationsaktiviteter och ansvarar för att godkänna nyhetsmeddelanden och aktiviteter (ej insiderinformation). 

 

CFO är ansvarig för att koordinera med VD och organisationen för att säkerställa att tidpunkten för distribution     inte krockar med pressmeddelande enligt Regelverket för informationsgivning.

EXTERN KOMMUNIKATION | Finansiell information, Insiderinformation och information enligt Regelverk 

Syftet med offentliggörande av insiderinformation och information enligt Regelverk för informationsgivning är att lämna snabb, samtidig, korrekt, relevant och tillförlitlig information till samtliga aktieägare, aktiemarknaden, medierna och andra intressenter. 

• Informationsgivning ska ske i enlighet med Regelverk för informationsgivning, dvs. information ska alltid först offentliggöras genom pressmeddelande och på hemsidan.

Kanaler

Den primära kanalen är pressmeddelande genom godkänd nyhetstjänst och hemsidan, video-, telefonkonferenser, analytikermöten, investerarträffar, roadshows, kapitalmarknadsdagar och andra utbildningsevent.

Omedelbart offentliggörande | Pressmeddelande (MAR) och regulatorisk information

Insiderinformation ska omedelbart offentliggöras genom pressmeddelande enligt Regelverk för informationsgivning. Regulatorisk information ska offentliggöras så snart som möjligt. 

Pressmeddelande | Insider och finansiell information

För att uppfylla Regelverket för informationsgivning ska alla pressmeddelanden innehålla rubriken Pressmeddelande, samt följande information.

• • Tid och datum för offentliggörandet (genom att detta anges i nedanstående paragraf),
  • Bolagets fullständiga namn,
  • Bolagets hemsida,
  • kontaktperson, tillsammans med ställning i Bolaget och kontaktuppgifter,
  • (För bolag på  First North | Bolagets Certified Adviser samt telefonnummer till denna),
  • en tydlig rubrik som sammanfattar det viktigaste innehållet,
  • en sammanfattande inledning med det viktigaste innehållet, samt
  • den väsentligaste informationen tydligt presenterad i början av meddelandet.
• Pressmeddelandet ska ha följande informationstext ”Denna information är sådan information som BOLAGET org.nr. xxxxxx-xxxx är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den [•] 2018 kl. [•] CET.” 

Så  här gör vi

CFO koordinerar alla informationsaktiviteter och ansvarar för att:

• Hantera och internt distribuera förfrågningar,
• producera pressmeddelanden,
• inhämta VD:s eller styrelsens ordförande tillstånd för publicering,
• distribuera skriftlig information som genomgått intern kvalitetssäkring och godkänts till media,
• säkerställa att distributionslistor är uppdaterade,
• publicera pressmeddelanden på hemsidan i direkt anslutning till distribution via nyhetstjänst,
• övervaka press och rapportera detta internt

CFO är ansvarig för att producera och distribuera information enligt Regelverk för informationsgivning. CFO är ansvarig för att pressmeddelanden som distribueras direkt efter distribution publiceras på bolagets hemsida. CFO är ansvarig för att informera (börsen och/eller) Certified Adviser i enlighet med Regelverk för informationsgivning.

Någon av Bolagets talespersoner bör alltid finnas tillgänglig för att kunna besvara frågor från börsens marknadsövervakning. Detta är särskilt viktigt när pressmeddelanden har offentliggjorts samt när det pågår ännu inte offentliggjorda aktiviteter som är av intresse för kapitalmarknaden.

Uppskjutet offentliggörande av insiderinformation (MAR)

Utgångspunkten är att Bolaget är skyldigt att offentliggöra insiderinformation så snart som möjligt. Under vissa förutsättningar kan dock Bolaget skjuta upp ett sådant offentliggörande. Bolaget får skjuta upp ett omedelbart offentliggörande av insiderinformation endast om alla tre följande villkor är uppfyllda:

• Ett omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets legitima intressen
• ett uppskjutande inte vilseleder allmänheten, och
• Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.

→Se Insiderpolicy

I speciella fall, där information ges som ett normalt led i fullgörande av tjänst, verksamhet eller åläggande och den person som mottar informationen är skyldig att inte röja den kan dock information lämnas ut innan offentliggörandet till sådana personer som aktivt deltar i beslutsprocessen eller till följd av sin yrkesroll tar del i arbetet med att ta fram informationen. Det kan exempelvis avse information till större aktieägare eller tilltänkta aktieägare vid sondering inför planerad nyemission, till rådgivare som Bolaget anlitar för t.ex.arbete med prospekt inför en planerad emission eller annan affär av större omfattning, till tilltänkt budgivare eller målbolag i samband med förhandlingar om uppköpserbjudande, till s.k. ratinginstitut inför kreditvärdering eller till kreditgivare inför viktiga kreditbeslut. →Se Insiderpolicy

Affärsmedia, analytikerkontakter och investerarrelationer

Arbete med investerarrelationer och kapitalmarknadsaktörer ska präglas av att ge bra service, utbilda och informera investerare, analytiker, sparare och affärsmedia om Bolaget. Syftet är att skapa förutsättningar för en korrekt och rättvis värdering av Bolagets aktie och därmed säkerställa fortsatta finansieringsmöjligheter via aktiemarknaden samt minimera risken för ryktesspridning och spekulationer. Relationer med affärsmedia och investerare hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO. 

Om bolagets ombeds kommentera ett utkast till analys så ska kommentarer lämnas för att rätta till sakfel avseende redan offentliggjord information. Den finansiella modellen ska inte kommenteras eller rättas till. Det går bra att prata i generella termer och om faktorer som påverkar marknaden.

ANDRA SKYLDIGHETER ATT OFFENTLIGGÖRA INFORMATION | REGELVERKET

Finansiella rapporter/redogörelser

Bolaget ska upprätta och offentliggöra finansiella rapporter/redogörelser i enlighet med gällande lagstiftning och relevanta redovisningsstandarder. Bokslutskommuniké och delårsrapporter ska offentliggöras senast inom två månader från utgången av rapport/redogörelseperioden. Av delårsrapport/redogörelse ska framgå om Bolagets revisor genomfört en översiktlig granskning eller ej.

Revisionsberättelse

Revisionsberättelsen utgör en del av årsredovisningen. En oren revisionsberättelse eller en revisionsberättelse som inte har ett standardinnehåll ska offentliggöras.

Prognoser och framåtblickande uttalanden

Bolaget lämnar inga prognoser eller annan framtidsinriktad information.

Bolagsstämma

Kallelse till bolagsstämma ska offentliggöras. Bolaget ska offentliggöra information om beslut fattade av bolagsstämman, om inte ett beslut är av mindre betydelse.

Emissioner av finansiella instrument

Bolaget ska offentliggöra förslag och beslut som innebär att Bolagets aktiekapital eller antal aktier eller andra aktierelaterade finansiella instrument ändras, om inte förslaget eller beslutet saknar betydelse. Förutsättningarna och villkoren för emissionen ska offentliggöras liksom även utfallet av emissionen.

Förändringar av styrelse, ledning och revisorer

Förslag och förändringar beträffande Bolagets styrelse och högsta ledning ska offentliggöras.

Aktierelaterade incitamentsprogram

Bolaget ska offentliggöra alla beslut att införa aktierelaterade incitamentsprogram.

Transaktioner med närstående

Beslut om transaktion mellan Bolaget och en närstående ska offentliggöras om inte transaktionen utgör en del av Bolaget  normala verksamhet eller är av mindre betydelse för de inblandade parterna. 

Genomgripande förändringar i Bolagets verksamhet

Om Bolaget genomgår genomgripande förändring eller förändrar sin verksamhet på annat sätt i en sådan omfattning att Bolaget framstår som ett nytt företag, ska Bolaget offentliggöra information om förändringen och dess konsekvenser. Informationen ska motsvara de informationskrav som är tillämpliga vid upprättande av prospekt.

Beslut om notering

Bolaget ska offentliggöra när Bolaget ansöker om att få sina finansiella instrument upptagna till handel på börsen för första gången samt om Bolaget ansöker om sekundärnotering på en annan marknadsplats. Bolaget ska även offentliggöra varje beslut som innebär att Bolaget ansöker om avnotering från börsen eller annan marknadsplats. Bolaget ska även offentliggöra utfallet av en sådan ansökan.

Offentliggörande av information som anses nödvändig för att kunna tillhandahålla en rättvis och välordnad handel

Om börsen anser att särskilda omständigheter orsakar väsentlig osäkerhet gällande Bolaget eller de handlade finansiella instrumenten kan börsen ålägga Bolaget att offentliggöra den ytterligare information som börsen anser är nödvändig för att kunna tillhandahålla rättvis och välordnad handel i Bolagets finansiella instrument. Börsen kan ålägga Bolaget att offentliggöra ytterligare information oavsett om viss information utgör insiderinformation eller inte.

Bolagets kalender

Bolaget ska upprätta en kalender med uppgifter om datum då Bolaget förväntas offentliggöra bokslutskommuniké, delårsrapporter samt datum för årsstämman. Bolaget ska vidare lämna uppgift om vilken vecka årsredovisningen avses publiceras. Bolagets kalender ska publiceras innan det finansiella årets början. Om ett offentliggörande inte kan göras på den förutbestämda dagen ska Bolaget publicera uppgifter om det nya datumet. Om möjligt ska det nya datumet publiceras minst en vecka innan det ursprungliga datumet. Bolaget bör också om möjligt försöka att specificera vilken tid på dagen som rapporterna kommer att offentliggöras. Publicering av Bolagets kalender sker normalt på hemsidan.

Ändringar och korrigeringar av tidigare offentliggjord information: Regelverket

När Bolaget offentliggör väsentliga förändringar av tidigare offentliggjord information ska ändringsmeddelandet lämnas genom samma distributionskanaler som den tidigare informationen. Korrigeringar av fel i information som offentliggjorts av Bolaget ska offentliggöras så snart som möjligt om inte felet är oväsentligt. När det gäller ändringar av information i en finansiell rapport, är det normalt inte nödvändigt att skicka ut hela rapporten en gång till, utan det räcker med att endast kommentera ändringen. Ändringsmeddelandet ska även i detta fall gå ut i samma distributionskanaler som den tidigare finansiella rapporten.

Tyst period

Bolaget ska iaktta en tyst period som börjar 30 dagar innan publicering av finansiella rapporter.  Under denna period måste Bolagets talespersoner avstå från att besvara frågor eller kommentera det finansiella resultatet.

Bolagsstyrning

Bolaget tillämpar svensk kod för bolagsstyrning. Hemsidan ska också innehålla en avdelning för bolagsstyrning, som innehåller information om VD och företagsledning, styrelse, styrelsearbetet, kommittéer, revisorer, belöningssystem, bolagsordning osv.

Hemsidan

Bolaget ska ha en egen hemsida där all offentliggjord information ska finnas tillgänglig under minst fem år. Finansiella rapporter ska dock finnas tillgängliga på hemsidan under minst tio år efter offentliggörandet. Den offentliggjorda informationen ska göras tillgänglig på hemsidan så snart som möjligt efter offentliggörandet. Hemsidan ska också innehålla en avdelning för bolagsstyrning.

Bolaget använder en tredjepartsleverantör för nyheter, distribution och arkivering. CFO ansvarar för att säkerställa att hemsidan innehåll uppfyller kraven i Regelverk för informationsgivning. CFO ansvarar även för att hemsidan uppdateras i enlighet med kraven i Regelverk för informationsgivning. Publicering av pressmeddelanden och delårsrapporter på hemsidan hanteras av CFO, eller av en person som den har utsett, som ansvarar för att koordinera uppladdningarna med det externa företag som Bolaget anlitat.

KRISHANTERING

En kris är en händelse som utgör ett hot för Bolaget och varumärket – som riskerar verksamheten och stör de normala processerna. Genom att se till att alla är väl förberedda och kontinuerligt identifierar potentiella kriser kan Bolaget minska risken att drabbas av skadliga effekter till följd av en kris.

Alla typer av skada i form av negativ publicitet och minskat förtroende i både interna och externa relationer måste minimeras genom lämplig hantering av medierelationer och effektiv kommunikation.

Ansvar och talespersoner

VD har det övergripande ansvaret för Bolagets kriskommunikation. I en krissituation bildas en krisgrupp. VD leder krisgruppen. Krisgruppen består av en talesperson (VD) och en person som ansvarar för alla fakta. Beroende på typ av problem kan olika delar av organisationen involveras. Styrelsen kan ta på sig krisgruppens ansvarsområden och arbete i allvarliga fall.

Kanaler

De huvudsakliga externa kanalerna är pressmeddelanden och hemsidan.

Rutiner vid förfrågningar från media

Anställda ska hänvisa alla medieförfrågningar till VD eller CFO och inte göra uttalanden externt.

Så här gör vi om vi får informationsläckage

VD eller CFO ska omedelbart kontaktas om information har läckt ut från bolaget eller om insiderinformation misstänks kan ha läckt ut. CFO är ansvarig för att offentliggörande av information som har läckt ut. VD eller CFO ska omedelbart kontakta börsen om insiderinformation har läckt ut. 

Råd för krishantering: VD och CFO

• Var tillgänglig.
• Undvik inte kritik genom att inte svara på frågor från media eller kunder. Det gör bara saker och ting värre, eftersom det lämnar fältet fritt för tidigare anställda, intressegrupper, fackföreningar och andra att delge sin eventuellt negativa bild av organisationen, produkten eller vad det är omvärlden har reagerat på.
• Kritik måste tas på allvar, även om kritiken internt uppfattas som liten och obetydlig. Ställ testfrågor som ”Ligger det något i kritiken?”, ”Ska vi ändra våra arbetsmetoder, rutiner eller produkter?”.
• Visa medkänsla.
• Om en kund, anställd eller någon annan har känt sig illa behandlad och vänt sig till media för att vädra sitt missnöje är det bättre att söka dialog än konfrontation

 

ETT URVAL AV REGELVERK FÖR INFORMATIONSGIVNING 

Börsregelverk och liknande

• Spotlight Stock market
• Nasdaq Stockholm
• Nasdaq First North Premier
• NGM Equity
• NGM Growth Market
• Svensk kod för bolagsstyrning

 

EUs marknadsmissbruksförordning

Europaparlamentets och rådets förordning (596/2014/EU) om marknadsmissbruk, inkluderande kompletterande rättsakter och handledning från European Securities  and Market Authority.

 

Svensk lag

Gäller reglerade marknadsplatser som Nasdaq Stockholm och NGM Equity.

Lagen (1991:980 om handel med finansiella instrument.

Lagen 2007:528) om värdepappersmarknaden

 

[För noterade bolag – alt. använd standard från legal rådgivare el. Certified Adviser och digital loggbok för att säkerställa dokumentation]

---

INSIDERPOLICY

Bolagets informationspolicy har antagits av styrelsen och är ett viktigt verktyg i vår strävan att fortsätta bygga ett växande,  lönsamt och hållbart företag. Policyns syfte är att skapa riktlinjer för kommunikation, både internt och externt. Denna Insiderpolicy är en bilaga till Informationspolicyn och omfattar samtliga medarbetare, ledning och styrelse. 

 

Principer

• Transaktioner, köp och försäljning av finansiella instrument exempelvis aktier och värdepapper i Bolaget får ej ske 30 dagar före finansiell rapport. Datum för Bolagets finansiella rapporter finns på Bolagets hemsida.
• Köp och försäljning av finansiella instrument exempelvis aktier och värdepapper i Bolaget ska ske i enlighet med EU-förordningen om marknadsmissbruk, MAR. Lagstiftningen syftar till att säkerställa att de finansiella marknadernas integritet och förbättra investerares skydd på och förtroende för marknaderna. 
• Bolaget för en förteckning över personer i ledande ställning, PLS, med närstående som har insynsställning i Bolaget. Insynspersoner och närstående ska anmäla innehavsförändringar till Finansinspektionen enligt MAR.
• Bolaget har noggranna instruktioner för hantering av Insiderinformation. 

Roller och ansvar

VD är primärt ansvarig för Bolagets insiderinformation. Insiderinformation hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO, se  →Informationspolicy. 

 

Insiderinformation (MAR)

Med insiderinformation avses information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt hänför sig till Bolaget eller ett finansiellt instrument utgivet av eller kopplat till Bolaget och som, om det blev offentligt, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på Bolagets aktie. Exempel på vad som kan vara insiderinformation: Finansiella rapporter, order och investeringsbeslut, samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal, köp och försäljning av bolag, kredit- eller kundförluster, finansiella svårigheter,  information rörande dotter- och intressebolag,  väsentlig förändring av resultat eller finansiell ställning. →Se Informationspolicy

 

Personer i ledande ställning (PLS)

Bolaget för en förteckning över personer i ledande ställning, ledningen, styrelsen och närstående. Personer i ledande ställning är skyldiga att informera närstående om insynsställning samt att rapportera egna och närståendes transaktioner som insynshandel hos Finansinspektionen, se mall i BILAGA.

 

Personer i ledande ställning ska informera VD och/eller CFO och inhämta godkännande före transaktion i Bolagets aktier eller värdepapper genomförs.→Informationspolicy. 

 

Undantag och särskilda situationer

Bolaget kan i särskilda situationer tillåta att transaktioner i Bolagets aktier eller värdepapper genomförs exempelvis vid genomförande och förfall av incitamentsprogram. Eventuellt undantag förutsätter att personen inte har tillgång till insiderinformation. 

Uppskjutet offentliggörande av insiderinformation (MAR)

Utgångspunkten är att Bolaget är skyldigt att offentliggöra insiderinformation så snart som möjligt. Under vissa förutsättningar kan dock Bolaget skjuta upp ett sådant offentliggörande. Bolaget får skjuta upp ett omedelbart offentliggörande av insiderinformation endast om alla tre följande villkor är uppfyllda:

• Ett omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets legitima intressen
• ett uppskjutande inte vilseleder allmänheten, och
• Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.

 

Dokumentation uppskjutet offentliggörande och loggbok

Bolaget ska dokumentera beslut om uppskjutet offentliggörande av insiderinformation enligt beslutsmall. Personer som får tillgång till Insiderinformation ska notifieras och bekräfta att de har mottagit meddelande om Insiderinformation, se mallar i BILAGA.

 

För finansiella rapporter gäller att de ska hanteras som uppskjutet offentliggörande av insiderinformation [MAR). 

 

Offentliggörande av insiderinformation

Pressmeddelande med offentliggörande av insiderinformation ska innehålla informationstexten:

“Denna information är sådan information som Bolaget är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanståendes kontaktperson för offentliggörande den xx månad 201X kl. .”

 

Information till Finansinspektionen om uppskjutet offentliggörande

Bolaget ska informera Finansinspektionen om att Bolaget har offentliggjort insiderinformation som har varit föremål för uppskjutet offentliggörande.

_______

 

Detta ska göras genom krypterad e-post till Finansinspektionen på 

 

Adress: finansinspektionen@fi.se

Rubrik: Artikel 17 Bolaget AB (publ)

Meddelande: Detta e-postmeddelande  kommer från Bolaget AB. Undertecknad skickar detta meddelande som (roll, ex. CFO) på Bolaget AB.

 

Bolaget har offentliggjort insiderinformation som varit föremål för uppskjutet offentliggörande. Detta har skett genom pressmeddelande med RUBRIKEN vilket offentliggjorts genom (DISTRIBUTÖR, ex. Cision) kl. XX den xx månad 20XX. Pressmeddelandet finns tillgängligt på Bolaget ABs hemsida.

 

Beslutet att skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation fattades kl. XX den xx månad 20XX. De ansvariga för att skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation var: CEO/CFO, namn.

Hälsn. NAMN, KONTAKTUPPGIFTER

____

©ROPA management AB | 2018 uppdaterad juni 2018

 

BILAGA

 

MALL | Personer i ledande ställning | PLS

 

Följande personer har underrättats om att de är personer i ledande ställning inom bolaget och deras skyldigheter under artikel 19. 

 

Personerna i ledande ställning har i sin tur motsvarande skyldighet att underrätta sina närstående om deras skyldigheter under artikel 19, samt att bevara en skriftlig kopia av denna underrättelse. 

 

Förteckning över samtliga personer i ledande ställning inom bolaget, samt till dem närstående personer:

• Förnamn
• Efternamn
• Personnummer
• E-post
• Mobil
• Andra telefonnummer
• Privat postadress
• Bolag och adress
• Funktion och anledning för insiderinformation
• Närstående personer som omfattas
  • Förnamn
  • Efternamn
  • Personnummer
  • Privat postadress

 

MALL | Meddelande om införande i loggbok

 

BOLAGET – Project XXX – Logg – Insider MAR

Du ska bekräfta mottagandet av informationen nedan genom att svara på detta e-postmeddelande. Genom att bekräfta mottagandet bekräftar du att du är medveten om de rättsliga skyldigheter som nedanstående för med sig och de sanktioner som är tillämpliga vid insiderhandel och olagligt röjande av insiderinformation.

 

Du har förts in i för BOLAGET ABs (“Styrelsens”) insiderförteckning (loggbok) avseende personer som har tillgång till insiderinformation som rör Bolaget. Anledningen till detta är din tillgång till information rörande Projekt XXX.

 

När du har tillgång till insiderinformation får du inte, för egen eller annans räkning, direkt eller indirekt, förvärva eller avyttra finansiella instrument som denna information rör (insiderhandel). Du får inte röja insiderinformation till en annan person, utom i fall då röjandet sker som ett normalt led i fullgörande av tjänst, verksamhet eller åligganden. Den som gör sig skyldig till insiderbrott eller obehörigt röjande av insiderinformation kan dömas till böter eller fängelse. Otillåtet agerande kan alternativt leda till ett åläggande att betala en sanktionsavgift.

 

Förteckningen innehåller bl.a. person- och kontaktuppgifter avseende personer som har tillgång till insiderinformation och anledningen till att personen har fått informationen samt datum och klockslag personen fick tillgång till informationen. Bolagets skyldighet att föra loggbok följer av EU:s marknadsmissbruksförordning.

 

Förteckningen innehåller inga uppgifter utöver vad som krävs enligt marknadsmissbruksförordningen och den tillhörande genomförandeförordningen. Bolaget AB är ansvarig enligt dataskyddsförordningen, GDPR. 

 

Bolaget är skyldigt att på begäran lämna ut förteckningen till Finansinspektionen och kan även efter begäran komma att lämna ut förteckningen till andra myndigheter eller organ som utreder misstänkta överträdelser av reglerna i marknadsmissbruksförordningen relaterade till Bolagets aktier eller andra finansiella instrument. Förteckningen kommer inte att användas i något annat syfte än vad som stadgas i marknadsmissbruksförordningen och den tillhörande genomförandeförordningen. Du har rätt att få ett utdrag med de uppgifter som finns upptagna i förteckningen avseende dig själv och Bolaget måste efter begäran rätta felaktig, ofullständig eller missvisande information.

 

Om du har några frågor med anledning av ovanstående, är du välkommen att kontakta XXXX

 

P.S. Bekräfta att du har mottagit detta e-postmeddelande.

 

BILAGA 

 

MALL | Dokumentation uppskjutet offentliggörande

 

 

MALL | Dokumentation uppskjutet offentliggörande | BOLAGET AB| MAR Projekt XXX

 

Insiderärende:

 

1. Beslutet om uppskjutet offentliggörande

a)    Tidpunkt då insiderinformation för första gången fanns hos Bolaget	Datum och klockslag	Projektnamn
b)    Tidpunkt då beslutet fattades om att skjuta upp offentliggörande av insiderinformation	Datum och klockslag, vanligen samma som ovan	Projektnamn
c)    Tidpunkt då Bolaget uppskattar att insiderinformationen kommer att offentliggöras	Vanligen när projektet avslutas. Vid finansiella rapporter, datum för rapport.
d)    Anledning till att initial period för uppskjutande förlängs (om tillämpligt)

 

2. Personer som är ansvariga för att ha fattat beslutet om att skjuta upp offentliggörandet och beslutet om början på uppskjutandet och dess troliga slut

 

3. Personer som är ansvariga för att garantera den pågående kontrollen av villkoren för uppskjutandet

 

4. Person som är ansvariga för att fatta beslut om att offentliggöra insiderinformationen

 

5. Person som är ansvarig för att tillhandahålla information och skriftlig förklaring till Finansinspektionen

 

6. Motivering för den ursprungliga uppfyllelsen av villkoren i artikeln 17.4 marknadsmissbruksförordningen

a)    Motivering/bevis för att ett omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets  legitima intressen	(Pågående förhandlingar vars utgång eller normala dynamik skulle skadas av ett offentliggörande)
b)    Motivering/bevis om att ett uppskjutande inte vilseleder allmänheten	(Inget beslut har fattats, ett uppskjutet offentliggörande vilseleder inte allmänheten)
c)    Motivering/bevis om att Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell	(Insiderförteckning har upprättats och loggbok förs)

 

7. Beskrivning av hinder och system för att säkerställa insiderinformationens konfidentialitet

a)    Beskrivning av de informationshinder som upprättats för att förhindra tillgång till insiderinformation för andra personer än de som har behov av det som e ett normalt led i fullgörandet av sin tjänst, verksamhet eller åligganden hos Bolaget	(Vanligen samtliga personer med insiderinformation har meddelats och bekräftat till Bolaget att de har informerats om insiderinformation och MAR.)
b)    Beskrivning av de system som upprättats för att offentliggöra relevant insiderinformation så snart som möjligt när konfidentialiteten inte längre är garanterad.	(Ett utkast på läckage release hur skrivits)

 

MALL | INSIDERFÖRTECKNING | LOGGBOK

 

• Datum och tid när loggboken upprättades och när insiderinformation konstaterades: 
• Datum då Finansinspektionen meddelades:
• Alternativt datum då det konstaterades att insiderinformation inte längre föreligger och loggboken stängs: 

——————————

• Förnamn
• Efternamn
• Personnummer
• E-post
• Mobil
• Andra telefonnummer
• Privat postadress
• Bolag och adress
• Funktion och anledning för insiderinformation
• Datum då personen fick insiderinformation

---

VISSELBLÅS POLICY

Rapportering av oegentligheter

Visselblåsning är när en medarbetare rapporterar oegentligheter eller problem som är eller vid en tidpunkt i framtiden kan orsaka allvarlig skada för företaget och/eller dess intressenters intresse.

I Sverige har vi en lag som skyddar medarbetare som rapporterar: Lag 2016:749 om särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden.

De oegentligheter som kan rapporteras via BOLAGETs visselblås rutin är:

• Brott mot BOLAGETs uppförandekod
• Fara för människors liv och hälsa
• Brott mot lagar och regelverk
• Försök att täcka över något av ovanstående

Principer

• Personer som rapporterar oegentligheter och/eller överträdelser får sin identitet skyddad under hela processen och för all framtid efter det.
• Alla avslöjanden hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.

Så här gör vi

Om en medarbetare har rimliga skäl att  misstänka oegentligheter eller överträdelser inom BOLAGETs affärsverksamhet och om det inte är möjligt att rapportera situationen till chefen eller om en rapport ignoreras kan BOLAGETs visselblås rutin användas.

Visselblåsning kan göras på adressen:  visselpipa@ropa.se alt. whistle@ropa.se kontaktperson eller anonymt via webbformulär på ropa.se/visselpipa/alt. BOLAGETS webbformulär (se mall på ropa.se/visselpipa/. 

Vad händer sen

• Kontaktperson informerar styrelse och vd om att ett ärende är rapporterat
• Kontaktperson lämnar över underlag till styrelsen alt. revisionsutskottet för bedömning om ytterligare utredning krävs. 
• Om styrelsen bedömer att ytterligare utredning krävs så  uppdrar styrelsen till Vd eller extern uppdragsgivare att göra en ytterligare utredning och upprätta en rapport som (om detta inte är olämpligt) överlämnas till den berörda chefen för ett utlåtande.
• Rapporten med (om detta inte är olämpligt) med chefens utlåtande förs vidare till BOLAGETs styrelse. 
• Visselblåsaren får information om fallet i den utsträckning som hon eller han ber om det och som anses lämpligt. 

BOLAGETs visselblåsarpolicy gäller inom hela koncernen och uppdateras en gång om året.

---

RISKPOLICY

Introduktion

Denna riskpolicy är antagen av styrelsen och gäller för alla bolag som ingår i koncernen  BOLAGET AB, org.nr. xxxxxx-xxxx (“BOLAGET”). Finanspolicyn är en del av denna Riskpolicy, se bilaga.

Risk och möjligheter

Alla företag och verksamheter är exponerade mot risker. Medvetna val och god riskhantering kan omvandla risker till affärsmöjligheter.  En väl fungerande hantering av risker, intern kontroll och styrning är en framgångsfaktor för hållbar tillväxt och lönsamhet.

Syfte

Syftet med denna riskpolicy är att skapa ett ramverk och ge riktlinjer i förhållande till risk mandat och befogenheter inom organisationen genom att: 

• Sätta ramverk för riskhantering
• Skapa tydlighet i roller och ansvar
• Ge vägledning för VD och ledning
• Skapa vägledning och sätta gränser för VD och hanteringen av verksamhetens löpande riskexponering
• Sätta ramverk och ge vägledning för uppföljning och rapportering av riskhantering

Strategiska och finansiella mål för BOLAGET

[Beskriv  bolagets vision, strategiska och finansiella mål.]

Roller och ansvar

Styrelsen

Det är styrelsen som är ansvarig för ett effektivt ramverk för intern kontroll och styrning samt riskhantering. Styrelsen beslutar om BOLAGETs riskaptit och riskstrategi samt utvärderar löpande och uppdaterar vid behov. Styrelsen är ansvarig för att årligen granska denna policy. Styrelsen kan fatta beslut om att tillfälligt avvika från denna policy. Ansvaret att säkerställa en effektiv kontrollmiljö i den dagliga verksamheten för inter kontroll och styrning samt riskhantering har delegerats till VD av styrelsen. 

VD

VD ska säkerställa att BOLAGET har en sund riskkultur som stämmer överens med BOLAGETS beslutade riskaptit. VD är ansvarig för att underhålla en effektiv kontrollmiljö för den dagliga verksamheten inom intern kontroll och styrning samt riskhantering. VD får genom policies och instruktioner mandat att sköta den löpande affärsverksamheten och organisationen. 

[Affärsområdeschef, Gruppfunktion Chefer etc – justera efter de roller ni använder]

[Använd relevanta roller i din organisation här] är ansvariga för första linjens försvar, riskhantering i den löpande verksamheten. [Använd relevanta roller] är ansvariga för att identifiera relevanta risker och implementera denna riskpolicy inom sitt ansvarsområde. 

CFO/Riskchef 

Andra linjens försvar är CFO/Riskchef [För närvarande har CFO ett utökat ansvar som riskchef mot bakgrund av bolagets storlek] CFO/Risk Chefen följa upp, kontrollera och rapportera BOLAGETS operationella, strategiska och finansiella risker till VD och styrelsen. Denna policy inkluderar en finanspolicy som skapar ramverk för risknivå och mandat inom finansfunktionen. CFO är ansvarig för att hantera risker relaterade till den finansiella rapporteringen. CFO är ansvarig för att granska denna policy årligen dvs. CFO är ansvarig för intern kontrollen av denna policy. 

Internrevision

Internrevision är tredje försvarslinjen för att följa upp efterlevnad av BOLAGETS ramverk för finansiell rapportering, intern kontroll, styrning och riskhantering.

För närvarande är BOLAGET inte tillräckligt stort för att ha en internrevisionsfunktion i organisationen eller som outsourcad verksamhet. [Alternativt – Funktionen för Internrevision har outsourcas till xxxx. Den årliga planen förbereds av revisionsutskottet och beslutas av av styrelsen.]

Rapportering och uppföljning

CFO/Riskchef är ansvarig för den löpande rapporteringen och information till VD om regelefterlevnad av policies och ramverk för intern kontroll och styrning samt hantering av operationella, strategisk och finansiella risker. CFO/Riskchef är ansvarig för att dokumentera riskrapport för arbetet med riskhanteringen, utvecklingen av finansiella risker samt intern kontroll, styrning och hantering av BOLAGETS strategiska, operationella och finansiella  risker. CFO/Riskchef är ansvarig för att löpande följa upp och rapportera organisationens efterlevnad av policys och ramverk för intern kontroll, styrning och riskhantering till VD. CFO/Riskchef är ansvarig för att rapportera till styrelsen varje kvartal. Riskrapporten hanteras av styrelsen [eller förbereds av revisionsutskottet för rekommendation till styrelsen.]

Första försvarslinjen är riskhantering i den löpande verksamheten. [Affärsansvarig etc. justera roller] är ansvariga för att systematiskt följa upp och rapportera identifierade risker på ledningsgruppsmöten. 

Andra försvarslinjen är CFO för hantering av de strategiska, operationella och finansiella riskerna. CFO följer upp kontroller och rapporterar bolagets risk till VD och styrelsen. 

[Tredje försvarslinjen är internrevision som är outsourcad till xxxx. Den årliga planen granskas och beslutas av styrelsen.]

Riskrapporten från finans- och riskfunktionen ska bl.a. innehålla:

• Utbildning och efterlevnad av bolagets policies och riktlinjer
• Riskrapport – se bilaga [särskilt avsnitt på BOARDA]

Stora och identifierade risker

Följande stora riskområden har identifierats:

• Strategiska risker
• Operationella risker inklusive hållbarhetsrisker, intern styrning, kontroll och riskhantering
• Finansiella risker – se finanspolicy

BOLAGETS uttalade riskaptit [OBS justera – Bolagsspecifik]

Strategiska risker: Bolagets strategiska processer och kontroller ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera överraskningar för VD och styrelsen.

Operationella risker: Bolagets operationella processer, system och kontroller ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera risken för störningar för kunder och finansiell påverkan för bolaget.

Hållbarhetsrisker är en del av de operationella riskerna: Bolagets processer och kontroller för hållbarhet ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att matcha kundernas efterfrågan och göra det enkelt för bolaget att vara transparent med sina intressenter. 

Risker i styrning och regelefterlevnad är en del av de operationella riskerna: Bolagets processer för intern kontroll och styrning ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera risken för att inte följa bolagets policies och riktlinjer. 

Finansiella risker:  Bolagets finansiella processer och kontroller ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera risken för att inte följa bolagets policies och regelverk.

Den här policyn antogs på styrelsemötet den xx 202x och ska granskas xx 202x.

VD är ansvarig för denna policy.

---

FINANSPOLICY

Introduktion

Denna finanspolicy är en del av BOLAGETs övergripande riskpolicy. Finanspolicyn omfattar alla bolag i gruppen för BOLAGET AB, org.nr. 55xxxx-xxxx (“BOLAGET”)

Risk och möjligheter

Alla företag och verksamheter är exponerade mot finansiella risker. Medvetna val och god riskhantering kan omvandla finansiella risker till finansiella möjligheter.  En väl fungerande hantering av finansiella risker är en framgångsfaktor för hållbar tillväxt och lönsamhet.

Syfte

Syftet med denna finanspolicy är att sätta ramverk och riktlinjer för vilket riskmandat och vilka befogenheter finansfunktionen ska ha inom BOLAGET.

Finanspolicyn syftar till:

• Sätta mål för finansfunktionen och CFO

• Skapa tydlighet i roller och ansvar
• Ge riktlinjer till finansfunktionen
• Ge riktlinjer och sätta limiter för de finansiella riskerna och finansfunktionen
• Sätta ramverk och riktlinjer för att följa upp och rapportera från finansfunktionen

Mål för finansfunktionen

Målet för finansfunktionen är att:

•  Hjälpa affären och verksamheten att uppnå strategiska mål för tillväxt och lönsamhet.
•  Säkerställa BOLAGETs betalningsförmåga på kort och lång sikt samt att optimera BOLAGETs kapitalstruktur för verksamheten
• Inom ramverket för finanspolicyn vägleda, kontrollera och hantera BOLAGETs finansiella risker för att minimera BOLAGETs finansiella kostnader
•  Säkerställa att aktiviteterna inom finansfunktionen genomförs med god intern kontroll och styrning 

Roller och ansvar

Styrelsen

Styrelsen har det övergripande ansvaret för ett väl fungerande ramverk för intern kontroll, styrning och riskhantering. Det är BOLAGETs styrelse som beslutar om BOLAGETs riskaptit och riskstrategi. Det är BOLAGETs styrelse som regelbundet utvärderar och vid behov uppdaterar riskaptit, riskstrategi och riskpolicy inklusive finanspolicy. Styrelsen har möjlighet att fatta beslut om att göra tillfälliga avvikelser från denna policy. Ansvaret för att underhålla en effektiv kontrollmiljö och ett löpande arbete med intern kontroll, styrning och riskhantering har delegerats av styrelsen till VD.

VD

VD ska säkerställa att BOLAGET har en sund riskkultur som bygger på den beslutade riskaptiten. VD är ansvarig för att underhålla en effektiv kontrollmiljö för det löpande arbetet inom intern kontroll, styrning och riskhantering. VD-instruktionen ger VD befogenhet att i den löpande verksamheten fatta beslut om finansiering, likviditetshantering och BOLAGETs finansiella riskexponering inom ramen för denna finanspolicy. VD är ansvarig för att årligen granska denna policy och vid behov föreslå uppdatering och ändring till styrelsen för beslut. 

CFO

CFO rapporterar till VD. CFO är ansvarig för finansfunktionen. BOLAGETs finansfunktion är organiserad central för att upprätthålla en god kontroll över BOLAGETs övergripande finansiella riskexponering, arbeta effektivt, utveckla medarbetarna inom finans och för att säkerställa BOLAGETs övergripande intressen. CFO är ansvarig för att hjälpa VD att granska denna policy en gång om året. 

Affärsområden och gruppfunktioner [- justera efter ditt bolags organisation]

[Affärsområdeschef, Funktionschef] är ansvarig för att säkerställa betalningar enligt plan från kunder och för att hantera kundrisker i varje affärsområde med hjälp av finansfunktionen. 

Rapportering och uppföljning

Enligt VD-instruktionen så är VD ansvarig för den löpande rapportering och information till styrelsen om BOLAGETs finansiella ställning, likviditet och utveckling på VD-rapporten och till styrelsemöten. 

 

VD rapporteringen förbereds av finansfunktionen och inkluderar bl.a.:

• Status likviditet, tillgängliga medel och prognos 12 månader löpande – styrelserapport
• Skuldportfölj, volymer, motpartsrisker, duration och räntenivåer
• Efterlevnad av covenanter och nyckeltal i låneavtal
• Kreditrisker på kunder
• Risker i den finansiella rapportering
• Avvikelser från denna finanspolicy

CFO rapporterar löpande till styrelsen om arbetet med riskhantering, utvecklingen av de finansiella riskerna, intern kontroll och styrning. 

Finansiella risker

De finansiella riskerna och påverkan av svängningar i de finansiella marknaderna har delats in i följande kategorier:

• Finansierings- och likviditetsrisker
• Ränterisker
• Kredit och motpartsrisker
• Valutarisker
• Risker i den finansiella rapporteringen

för att hantera finansiering som stöttar bolagets organiska och förvärvsdrivna tillväxtstrategi och löpande verksamhet. 

Denna policy har beslutats av BOLAGETs styrelsen den xxxx 202X och ska granskas xxxx 202X. 

VD är ansvarig för denna policy. 

---