INFORMATION | Ersättningsregler [94]

INFORMATION | Ersättningsregler


AUDIO | VIDEO

Vi går igenom nya regler för ersättningar för 2021 gäller delvis alla noterade bolag och i sin helhet för bolag som är noterade på reglerad marknad. För bolag på MTF-marknader som ex. Spotlight Stock Market, First North och NGM Nordic är det information om aktierelaterade ersättningar som är uppdaterat.

För bolag på MTF-marknader – kod för bolagsstyrning uppdaterad

  • Information om aktierelaterade incitamentprogram – checklista

För bolag på reglerad marknad – kod för bolagsstyrning uppdaterad

  • Ersättningsriktlinjer för årsredovisningen
  • Ersättningsrapport för årsredovisningen



Vad är nytt för alla noterade bolag – MTF-marknader och reglerad marknad?


Ersättningsriktlinjer och ersättningsrapport i årsredovisningen – för bolag på reglerad marknad


Ersättningsriktlinjer – MALL från Svenskt Näringsliv, Mannheimer Swartling och Vinge på engelska och svenska

På svenska

200110-Riktlinjer-för-ersattning-till-ledande

In English

200110-Guidelines-for-executive-remuneration-Version-2-20-December-2019

Ersättningsrapport – MALL från Svenskt Näringsliv, Mannheimer Swartling och Vinge på engelska och svenska

remuneration-report-2020-example-english-and-swedish-version-16-dec-2020


Ersättningsrapport – kopiera och klistra in

MALL FRÅN SVENSKT NÄRINGSLIV I SAMARBETE MED MANNHEIMER SWARTLING & VINGE

Ersättningsrapport 2020 

Introduktion 

Denna rapport beskriver hur riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare för Bolaget AB, antagna av årsstämman 2020, tillämpades under år 2020. Rapporten innehåller även information om ersättning till verkställande direktören samt en sammanfattning av bolagets utestående aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram. Rapporten har upprättats i enlighet med aktiebolagslagen och Kollegiets för svensk bolagsstyrning Regler om ersättningar till ledande befattningshavare och om incitamentsprogram. Ytterligare information om ersättningar till ledande befattningshavare finns i not XX (Anställda och personalkostnader) på sidorna XX-XX i årsredovisningen för 2020. Information om ersättningsutskottets arbete under 2020 finns i bolagsstyrningsrapporten på sidorna XX-XX i årsredovisningen för 2020. Styrelsearvode omfattas inte av denna rapport. Sådant arvode beslutas årligen av årsstämman och redovisas i not XX på sidan XXX i årsredovisningen för 2020. 

Utveckling under 2020 

Verkställande direktören sammanfattar bolagets övergripande resultat i sin redogörelse på sidan XX i årsredovisningen 2020. 

Bolagets ersättningsriktlinjer: tillämpningsområde, ändamål och avvikelser 

En förutsättning för en framgångsrik implementering av bolagets affärsstrategi och tillvaratagandet av dess långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, är att bolaget kan rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare. För detta krävs att bolaget kan erbjuda konkurrenskraftig ersättning. Bolagets ersättningsriktlinjer möjliggör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning. Enligt ersättningsriktlinjerna ska ersättningen till ledande befattningshavare vara marknadsmässig och får bestå av följande komponenter: fast kontantlön, rörlig kontantersättning, pensionsförmåner och andra förmåner. Den rörliga kontantersättningen ska vara kopplad till finansiella eller icke-finansiella kriterier. De kan utgöras av individanpassade kvantitativa eller kvalitativa mål. Kriterierna ska vara utformade så att de främjar bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att exempelvis ha en tydlig koppling till affärsstrategin eller främja befattningshavarens långsiktiga utveckling. Riktlinjerna finns på sidorna XX-XX i årsredovisningen för 2020. Bolaget har under 2020 följt de tillämpliga ersättningsriktlinjerna som antagits av bolagsstämman. Inga avsteg från riktlinjerna har gjorts och inga avvikelser har gjorts från den beslutsprocess som enligt riktlinjerna ska tillämpas för att fastställa ersättningen. Revisorns yttrande över bolagets efterlevnad av riktlinjerna finns tillgänglig på www.bolag.se/bolagsstyrning. Ingen ersättning har krävts tillbaka. Utöver den ersättning som omfattas av ersättningsriktlinjerna har bolagets årsstämmor beslutat att införa långsiktiga aktierelaterade incitamentsprogram.

Tabell 1- Ersättning till verkställande direktören

Namn År  

Fast ersättning

 

Rörlig ersättning

 

Extraordinära poster 14

 

Pensionskostnader 15

 

Total ersättning 16

 

Andelen fast och rörlig ersättning*****

Grundlön** Andra förmåner *** Ettårig Flerårig ****
[NAMN]

(VD)

2020
[2019]

* Med undantag för Flerårig rörlig ersättning redovisar tabellen ersättning som belöper på år 2020. Flerårig rörlig ersättning redovisas i den mån den blivit föremål för s.k. vesting under 2020 och i den meningen intjänats, i enlighet med vad som anges under året intjänade aktieoptioner i Tabell 2 och kolumn 8 i Tabell 3 nedan (om tillämpligt). Detta gäller oavsett om utbetalning har, eller inte har, gjorts samma år 

** Inklusive semesterersättning om 500 kSEK 

*** Bostadsförmån 

**** Intjänade aktierätter såsom framgår av kolumn 8 i Tabell 3 nedan 

***** Pensionskostnader (kolumn 4), som i sin helhet avser Grundlön och är premiebestämd, har till fullo redovisats som fast ersättning

Aktiebaserad ersättning – EXEMPEL

Utestående aktierelaterade och aktiekursrelaterade incitamentprogram Bolaget har infört exempel: två aktieoptionsprogram (2019/2024 och 2020/2025) för koncernledningen. Optionerna har tilldelats vederlagsfritt, är föremål för treåriga intjänandeperioder och kan utnyttjas under det femte året från tilldelning. Intjänande av optionerna förutsätter uppfyllelse av prestationsvillkor – total aktieägaravkastning (relativ viktning 50 %) och nyckeltal (relativ viktning 50 %) under den treåriga prestationsperioden – samt fortsatt anställning. Verkställande direktören har tilldelats X 000 optioner. Totalt har X 000 optioner tilldelats, vilket motsvarar X % av aktierna i bolaget efter utspädning. 

Vidare har bolaget infört tre aktiesparprogram (2017/2020, 2019/2022 och 2020/2023) för samtliga anställda. Under förutsättning att den anställde har gjort en egen investering i aktier i bolaget (sparaktier), har den anställde tilldelats motsvarande antal matchningsaktierätter och prestationsaktierätter. Inom ramen för varje program har den verkställande direktören investerat i X 000 sparaktier och följaktligen tilldelats X 000 matchningsaktierätter och X 000 prestationsaktierätter. Matchningsaktierätter och prestationsaktierätter har tilldelats vederlagsfritt och är föremål för treåriga intjänandeperioder samt förutsätter fortsatt anställning. Intjänande av prestationsaktier förutsätter även uppfyllelse av prestationsvillkor – rörelseresultat för koncernen under prestationsperiodens första år (relativ viktning 30 %), total aktieägaravkastning (relativ viktning 40 %) och nyckeltal (relativ viktning 30 %) under den treåriga prestationsperioden. Totalt har 12 000 matchningsaktierätter och prestationsaktierätter tilldelats, vilket motsvarar X % av aktierna i bolaget efter utspädning.

TABELL 2 – Aktieprogram VD i EXEMPEL INCITAMENTSPROGRAM LEDNING

Befattningshavarens namn (position) Programmets namn Prestationsperiod Datum för tilldelning Datum för intjänande Utgång av inlåsningsperiod Peiriod för nyttjande Lösenpris
[NAMN]

(VD)

information för det rapporterade räkenskapsåret

Ingående balans Under året Utgående balans
Aktieoptioner vid årets början Tilldelade aktieoptioner Intjänade aktieoptioner Aktieoptioner föremål för prestationsvillkor Tilldelade aktieoptioner som ej intjänats Aktieoptioner föremål för inlåsningsperiod
[NAMN]

(VD)

TABELL 3 – I EXEMPEL MED AKTIESPARPROGRAM ALLA ANSTÄLLDA

Befattningshavarens namn (position) Programmets namn Prestationsperiod Datum för tilldelning Datum för intjänande Utgång av inlåsningsperiod
[NAMN]

(VD)

information för det rapporterade räkenskapsåret

Ingående balande Under året Utgående balans
Aktierätter vid årets början Tilldelade Intjänade Föremål för prestationsvillkor Tilldelade som ej intjänats Föremål för inlåsningsperiod
[NAMN]

(VD)

Tillämpning av prestationskriterier 

Prestationskriterierna för den verkställande direktörens rörliga ersättning har valts för att förverkliga bolagets strategi och för att uppmuntra agerande som ligger i bolagets långsiktiga intresse. Vid valet av prestationskriterier har de strategiska målen samt kort- och långsiktiga affärsprioriteringar för år 2020 beaktats. Ex. de icke-finansiella prestationskriterierna bidrar vidare till anpassning till hållbarhet samt bolagets värderingar. 

TABELL 4 – Verkställande direktörens prestation avseende kontant rörlig ersättning

Befattningshavarens namn

(position)

Beskrivning av kriterier hänförliga till ersättningskomponenten Relativ viktning av prestationskriterier a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

[NAMN]

(VD)

Rörelseresultat 2020 X% a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

Total avkastning 2020 X% a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

Hållbarhetsmål 2020 X% a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

TABELL 4b – VDs prestation avseende aktiebaserad ersättning

Befattningshavarens namn

(position)

Beskrivning av kriterier hänförliga till ersättningskomponenten Relativ viktning av prestationskriterier a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

[NAMN]

(VD)

Rörelseresultat 2020 X% a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

Total avkastning 2020 X% a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

Hållbarhetsmål 2020 X% a) Uppmätt prestation och

b) faktisk tilldelning / ersättningsutfall

Jämförande information avseende förändringar i ersättning och bolagets resultat

Tabell 5 – Förändringar i ersättning och bolagets resultat under de senaste fem rapporterade räkenskapsåren (RR) (kSEK)

RR4 vs RR5 RR3 vs RR4 RR2 vs RR3 RR1 vs RR2 RR vs RR1 RR2020
Ersättning till Vd TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK
Koncernens rörelseresultat TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK
Genomsnittlig ersättning baserat på antalet heltidsekvivalenter anställda exkl. medlemmar i koncernledningen i moderbolaget TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK (%) TSEK

Samtliga bilder från audio/video att ladda ner


INFORMATION | PR mall publicering av årsredovisning inkl. revisionsberättelse [87]

INFORMATION | PR MALL PUBLICERING AV ÅRSREDOVISNING


Här hittar du en enkel PR-mall för publicering av årsredovisning. Detta är ett pressmeddelande som är regulatoriskt. Texten under pdf-filen kan du markera, kopiera och lägga in i din PR-mall.

OBS – årsredovisningen publiceras tillsammans med revisionsberättelsen.



SVENSKA  | ENGLISH VERSION BELOW

PRESSMEDDELANDE | REGULATORISK

dd månad år

 

PUBLICERING AV BOLAGETS ÅRSREDOVISNING FÖR 20XX

BOLAGETS, [beskrivning av bolaget med cirka fem ord] årsredovisning  och revisionsberättelse för räkenskapsåret 20XX är från och med idag tillgänglig på bolagets hemsida, www.bolaget.se.

För mer information, vänligen kontakta:

Förnamn Efternamn, VD

Telefon

E-post

 

ENGLISH 

 

PRESS RELEASE | REGULATORY 

date month year

 

PUBLICATION OF COMPANY’S 20XX ANNUAL REPORT 

COMPANY’s, [short description in about five words] annual report and audit report for the fiscal year 20XX is available from today on the COMPANY’s website, www.bolaget.se.

For more information, please contact:

First name Last name, Title

Phone

E-mail


INFORMATION | Guidance & mall | Bolagsstyrningsrapport [21]

INFORMATION | Bolagsstyrningsrapport


Här på BOARDA så tycker vi att det är en bra idé att tillämpa svensk kod för bolagsstyrning. Att tillämpa betyder inte att vi tycker att alla bolag ska följa koden. Koden är följ eller förklara och förklara gör man i bolagsstyrningsrapporten. Här kommer en enkel och användbar mall.

Bilder och mall till bolagsstyrningsrapport finns här nedanför. Om du har frågor eller behöver hjälp så använd knappen FRÅGA uppe i menyn.


BOLAGSSTYRNINGSRAPPPORT

Bolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) och följer tillämpliga lagar för bolagsstyrning, främst aktiebolagslagen och årsredovisningslagen.

Denna bolagsstyrningsrapport är upprättad enligt Svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt årsredovisningslagen och har granskats av Bolagets revisorer. Bolagsstyrningsrapporten avser kalenderåret 2018.

Bolaget (publ) aktie är upptagen till handel på (Nasdaq Stockholm, Nasdag First North Premier, NGM Equity) sedan den x januari 20XX.

Ev. avvikelser |Börja med att förklara eventuella avvikelser här med motivation ex. första året som bolagskoden tillämpas så kanske inte valberedningsarbetet har genomförts enligt bolagskodens regler, om hela styrelsen inte närvarat vid årsstämma eller om det saknas riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare.

Aktier och ägare

Aktiekapitalet i Bolaget uppgick vid årets slut till xxx, fördelat på yyy aktier. Bolagets aktier ger rätt till en röst per aktie och har samma rätt till andel av bolagets tillgångar samt utdelning.

Bolagets xx största aktieägare per den 31 december 2018 var xxx, yyy, zzz och ååå.

Bolagsstämman

Bolagsstämman i bolaget är det högsta beslutande organet i bolaget. Vid årsstämman utövar aktieägarna sin rösträtt för att fatta beslut om nyckelfrågor, exempelvis fastställande av resultat- och balansräkningar, disposition av bolagets resultat, beviljande av ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör, val av styrelseledamöter och revisorer samt ersättning till styrelse och revisorer.

Årsstämma ska hållas inom sex månader från utgången av räkenskapsåret. Utöver årsstämman kan kallelse även ske till extra bolagsstämma om styrelsen anser att det finns behov eller om en ägare till minst 10 procent av aktierna begär det.

Årsstämman 2018

Årsstämman 2018 hölls den xx april i Stockholm. Sammanlagt var xx procent av totalt antal aktier representerade. Räkenskaperna för 2018 fastställdes och styrelseledamöterna och VD beviljades ansvarsfrihet. Beslut fattades också om val av styrelseledamöter, styrelseordförande och revisorer samt arvode till styrelse och revisorer.

Ev. extra bolagsstämma 2018

Valberedning

Årsstämman beslutade om att Bolaget ska ha en valberedning bestående av x ledamöter, där styrelseordföranden samt x representanter för Bolagets x största aktieägare (ex. per den sista bankdagen i augusti) ska ingå. De största aktieägarna kommer endast att vara representerade i valberedningen om de så önskar.

Valberedningen utser en av medlemmarna till ordförande i valberedningen. Bolagets styrelseordförande får inte utses till ordförande i valberedningen. Mandatperioden för ledamöterna i valberedningen pågår till dess att en ny valberedning utses. Valberedningens ledamöter föreslår inte erhålla något arvode. Valberedningens arbete ska innefatta framläggande av förslag till bolagsstämman avseende styrelse, styrelseordförande och revisor. Valberedningen ska även lägga fram rekommendationer till bolagsstämman rörande de arvoden som ska betalas till styrelsen och revisorerna samt principerna för att utse en ny valberedning.

Revisorer

Revisorerna i Bolaget väljs av årsstämman och 2018 omvaldes xxx som revisionsbolag för tiden intill slutet av årsstämman 2018. xxx är utsedd till huvudansvarig revisor. Revisionen omfattar i huvudsak fortlöpande revision och granskning av årsredovisningen.

Styrelsens roll och sammansättning

Styrelsen är efter bolagsstämman bolagets högsta beslutande organ. Styrelsens arbete regleras av bland annat aktiebolagslagen, bolagsordningen och styrelsens arbetsordning. Styrelsen fastslår  mål och strategiska riktlinjer, ansvarar för att VD genomför styrelsebeslut samt har det yttersta ansvaret för koncernens interna styrning och kontroll samt riskhantering.

Styrelsens stämmovalda ledamöter väljs årligen av årsstämman för tiden intill att nästa årsstämma hållits. Bolagets styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av lägst x och högst stämmovalda ordinarie ledamöter utan suppleanter. Vid årsstämman 2018 valdes x ordinarie styrelseledamöter. Ingen representant för företagsledningen ingår i styrelsen. Inga arbetstagarrepresentanter eller suppleanter har utsetts till styrelsen. Styrelsens medlemmar presenteras på sid xx.

Styrelsens ordförande

Styrelseordförande leder styrelsearbetet och följer verksamheten i dialog med VD. Ordförande företräder bolaget i frågor kring ägarstrukturen och frågor av särskild betydelse. Uppdraget medför ansvar för att styrelsearbetet är välorganiserat, effektivt, att styrelsen fullgör åtagandena samt att styrelsens erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag. Vidare gör styrelsen en gång per år en utförlig utvärdering av formerna för sitt arbete, styrelsens sammansättning, styrelsens prestation och förbättringsområden.

Styrelsens arbete

Styrelsen utser VD. Uppdelningen av styrelsens och VD:s ansvar samt befogenheter återfinns i styrelsens arbetsordning som fastställs årligen. Styrelsemötena följer en antagen arbetsordning vilken fastställer de punkter på dagordningen som är ordinarie och de som kan variera. Styrelsen sammanträder efter en i förväg beslutad årsplan och ska mellan varje årsstämma hålla minst fem ordinarie styrelsemöten utöver det konstituerande styrelsemötet.

Styrelsen har hittills inte inrättat något revisionsutskott eller ersättningsutskott eftersom styrelsen med hänsyn till sin storlek funnit det ändamålsenligt. Alternativ styrelseutskott, se nedan.

Februari

  • Bokslutskommuniké
  • Förslag till utdelning
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

April

  • Årsredovisning
  • Förberedelser inför stämman
  • Revisionsplan
  • Strategisk inriktning och fokus
  • Organisation
  • Konstituerande styrelsemöte
  • Styrelsens policys, VD-instruktion och arbetsordningar
  • Delårsrapport för första kvartalet

Augusti

  • Delårsrapport andra kvartalet
  • Strategisk inriktning och mål
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

Oktober

  • Organisation diskussion
  • Delårsrapport för tredje kvartalet
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

December

  • Budget och affärsmål
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

Styrelseutskott

Styrelsen beslutade på konstituerande möte att tillsätta ett revisionsutskott.  Utskottet är helt och hållet av förberedande karaktär.

Revisionsutskottet

Revisionsutskottet har x medlemmar och består av ordföranden namn och styrelseledamoten namn. Utskottet har som huvuduppgift att fokusera riskgenomgång avseende omvärldsrisker och operativa risker inkl. legala risker, granskning av kontrollmiljön med avseende på bland annat intern och extern revision, övervakning av den finansiella rapporteringen samt genomgång av den interna och externa revisionsprocessen. Under 2018 har följande frågor i urval behandlats: riskanalys, intern och extern revision och policies. Revisionsutskottet haqr hållit x protokollförda möten. Vid möten deltog utöver de ordinarie ledamöterna i utskottet även Bolagets revisorer och CFO. Revisionsutskottet avsätter även tid för utvärdering av bolagets CFO. Utöver ovanstående möten har revisionsutskottets ordförande haft kontakt med bolagets revisor separat.

Säkerställande av kvalitet i finansiell rapportering

I den arbetsordning som årligen beslutas av styrelsen ingår detaljerade instruktioner om bland annat vilka ekonomiska rapporter och vilken finansiell information som ska lämnas till styrelsen. Utöver bokslutsrapport, delårsrapporter och årsredovisning granskar och utvärderar styrelsen omfattande finansiell information som avser såväl Bolaget som helhet som olika enheter som ingår i koncernen. Styrelsen behandlar också information om riskbedömningar, tvister och eventuella oegentligheter som kan få påverkan på Bolagets finansiella ställning. Styrelsen granskar också de mest väsentliga redovisningsprinciper som tillämpas i koncernen avseende den finansiella rapporteringen, liksom väsentliga förändringar av principerna samt rapporter om intern kontroll och processerna för finansiell rapportering. Bolagets revisorer rapporterar till styrelsen vid behov och minst två gånger per år.

Ersättning till styrelsen

Det beslutade arvodet till styrelsen uppgick 2018 till totalt xxx kronor, fördelat inom styrelsen enligt vad som framgår av tabellen nedan. Årsstämman 2018 beslutade att arvode till styrelsens ordförande skall utgå med yyy kronor per år och till övriga styrelseledamöter med zzz  kronor per styrelseledamot och år. (Eventuella tilläggsavtal för konsulttjänster ska med här)

Bolagets ledning

VD leder bolagsledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga i ledningen. Denna består av VD, ekonomi- och finansdirektör samt ex. affärsområdeschefer. Bolagsledningen har regelbunden genomgång verksamheten under VD:s ledning.

Ersättning till ledande befattningshavare

Under 2018 betalades totalt xxx kronor i fast ersättning till bolagets ledande befattningshavare (bolagsledningen). Den totala utbetalda bruttoersättningen till verkställande direktören och bolagsledningen, inklusive grundlön, pensionsbetalning samt bil- och sjukförsäkringsförmån uppgick under 2018 till  yyy kronor, varav zzz kronor utgjorde ersättning till verkställande direktören. Ersättningar till ledande befattningshavare finns beskrivet i not X på sid YY. Utbetalda ersättningar är i överensstämmelse med årsstämmans beslut om Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare framgår av not xx.

Revision

Bolagets revisorer granskar årsbokslut och årsredovisning samt bolagets löpande verksamhet och rutiner för att sedan uttala sig om finansiella rapporteringen samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Revisorerna ska efter varje räkenskapsår lämna en revisionsberättelse till årsstämman. Bolagets revisorer rapporterar till styrelsen varje år personligen sina iakttagelser från granskningen och sina bedömningar av bolagets interna kontroll. Vid årsstämman 2018 valdes revisionsfirman xx till bolagets revisor med auktoriserade revisorn yy som huvudansvarig revisor för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Vid årsstämman 2018 beslutades att ersättning till revisorn skulle utgå enligt godkänd räkning. Revisorsarvodet 2018 uppgick till sammanlagt xxx  för hela koncernen.

Intern kontroll

Styrelsen ansvarar enligt den svenska Aktiebolagslagen för den interna kontrollen. Bolagsstyrningsrapporten ska enligt Årsredovisningslagen innehålla upplysningar om de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen. Bolagets internkontrollstruktur följer principerna i COSO-modellen, enligt vilken det sker genomgång och bedömning inom områdena kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

Kontrollmiljö

Styrelsen har fastställt ett antal styrande dokument för bolagets interna kontroll och styrning, bland annat styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören, rapporteringsinstruktioner, auktorisationsbestämmelser, riskpolicy och finanspolicy, som alla syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Rapportering av finansiell information sker genom ett koncerngemensamt rapporteringssystem. Ansvaret att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med internkontroll och riskhantering åligger verkställande direktören och CFO som rapporterar till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Ledande befattningshavare på olika nivåer i företaget har vidare detta ansvar inom sina respektive ansvarsområden och rapporterar i sin tur till koncernledningen. Information och kommunikation Bolagets väsentliga styrande dokumentation i form av policys, riktlinjer och manualer kommuniceras framförallt via ett koncerngemensamt intranät och ett gemensamt verksamhetssystem.

Riskbedömning

Bolaget uppdaterar kontinuerligt riskanalysen avseende bedömning av risker vilka kan leda till fel i den finansiella rapporteringen. Detta sker främst genom kontakter mellan företagsledningen och ekonomi/finansfunktion. Vid riskgenomgångarna identifierar Bolaget de områden där risken för fel är förhöjd. Hållbarhetsfrågor är en löpande del av riskanalysen och bedömningen, se hållbarhetsrapport.

Kontrollaktiviteter

Varje månad upprättas finansiella rapporter för samtliga bolag inom koncernen tillsammans med konsoliderade finansiella rapporter. Dessa ligger till grund för bolagsledningens möten. Särskild analys görs här av orderläge, kostnadsuppföljning, investeringar och kassaflöde.  På dessa möten läggs särskild vikt vid att eventuella problemställningar följs upp och att en korrekt finansiell rapportering säkerställs. Prognoser uppdateras varje kvartal för samtliga koncernbolag där uppföljning sker mot utfall samt tillser att den finansiella informationen är rättvisande och korrekt.

Kontrollmiljön skapas genom gemensamma värderingar, företagskultur, regler och policys, kommunikation och uppföljning samt av det sätt som verksamheten är organiserad. Huvuduppgiften för bolagsledningen och dess medarbetare är dels att implementera, vidareutveckla och upprätthålla koncernens kontrollrutiner, dels utföra intern kontroll inriktad på affärskritiska frågor. Bolagets revisor granskar den finansiella informationen för årsbokslutet. Dessutom granskar revisorn varje år ett urval av kontroller och processer och rapporterar eventuella förbättringsområden till bolagsledning och styrelse. Bolagets ekonomifunktion finns på huvudkontoret i xx.

Internrevision

Bolaget har på grund av sin storlek ännu ingen internrevisionsfunktion. Alternativt, bolaget har även en internrevisionsfunktion. Internrevisionens huvudsakliga uppgift är att följa upp verksamheten och att interna regelverk och system efterlevs och tillämpas. Fokus ligger på kontroll av den finansiella rapporteringen.

Mötesnärvaro under 2018

Namn Invald år Oberoende från bolaget Oberoende av större aktieägare Stämmo-

beslutat arvode

Styrelse-

möten

©ROPA management AB | 2018