Så här använder du BOARDA för dina första 100 dagar som styrelseordförande

När du kommer in som ny styrelseordförande behöver du en flygande start, precis som när du är ny Vd. Här kommer ett körschema för de första 100 dagarna med digital rådgivning på BOARDA.se som bas.

Ny styrelseordförande föreslås av ägarna och om bolaget har valberedning, valberedningen. Ofta handlar det om att det är dags att ta nästa steg i utvecklingen.

Dina första 100 dagar börjar före årsstämman även om det är på årsstämman som du formellt blir vald.

---

Styrelsen – Se till att träffa och lära känna ägarna så att du får klart för dig vilka förväntningar de har på Dig som ny styrelseordförande.

Från styrelseordförande till styrelseordförande – Se till att träffa styrelseordförande som du ersätter och planera en överlämning. 

Vd – Se till att få träffa Vd som kommer att arbeta mycket tillsammans med för att skapa dig en bild över nuläget. För dig som styrelseordförande är samarbetet med Vd den viktigaste framgångsfaktorn för ett bra styrelsearbete. Hitta ett sätt att arbeta löpande med Vd exempelvis genom att ha en call/videomöte/möte varannan vecka för att stämma av om det är några frågor som Vd behöver stöd i. 

Business Intelligence – Sätt upp en bevakning på vad bolagets konkurrenter gör ex. prenumerera på nyheter från bolag som är konkurrenter eller i samma sektor och följ hur analytikerna ser på sektorn och bolagen i sektorn (även om ditt bolag kanske inte är noterat eller följs av analytiker än.)

Förbered konstituerande styrelsemöte tillsammans med Vd och Cfo, gå igenom riktlinjer för styrelsens arbete, vd-instruktion, instruktion finansiell rapportering och policypaketet och gå igenom årshjulet plus kalender för styrelsemöte och finansiella rapporter. Se till att materialet går ut i tid till nya styrelsen och eftersom det är mycket formalia säkerställ en feedback process så att slutlig version av dokumentationen delas före årsstämman och konstituerande styrelsemötet.

För styrelsen & ledning – BOARDA.se

• Riktlinjer för styrelsen [56]
• Instruktion revisionsutskott [102]
• Instruktion ersättningsutskott [103]
• VD-instruktion [50]
• Instruktion finansiell rapportering [101]
• Riskpolicy [14]
  • Finanspolicy [23]

För hela organisationen inkl. styrelsen – BOARDA.se

• Uppförandekod [41]
  • Hållbarhetspolicy inkl. antikorruption  [17]
  • Visselblåsarpolicy [47]
  • Miljöpolicy [97]
  • Mångfaldspolicy [100]
  • Informationspolicy [26] [29]
    • Insiderpolicy [32] [35]
  • IT och Informationssäkerhet inkl. GDPR [38]
• Årscykel – styrelsens agenda [37]
• Finansiell kalender [91]
• MAR handelsförbud rapportering personer i ledande ställning [93]

---

Årsmöte och konstituerande styrelsemöte – Ta ledningen, det konstituerande mötet kan hållas mycket kort om det är förberett och det absolut viktigaste vid sidan av formalian som ska vara förberedd och klar är att sätta planeringen för året, datum för styrelsemöten och datum för finansiella rapporter (om bolaget är noterat). Om bolaget är noterat så behöver förteckning över Personer i Ledande Ställning uppdateras (MAR) och nya styrelseledamöter utbildas i insiderinformation, MAR, med tillhörande policies. 

På BOARDA.se

• Insiderinformation MAR [92]
• MAR handelsförbud rapportering personer i ledande ställning [93]
• FI rapportering personer i ledande ställning [27]

---

Styrelsedokumentation – när du är vald, gå igenom styrelsedokumentationen för de tre senaste åren så att du får koll på vad som har hänt och en uppfattning om kvalitet och eventuella förbättringsområden. 

• Dokumentation till styrelsen för information [68]
• Dokumentation till styrelsen för beslut [71]

---

Revisor – etablera kontakt med revisorn. 

---

Första strategimötet – Sätt av tid för att tillsammans med Vd förbereda första strategimötet i styrelsen. Om du är ny som ordförande rekommenderar jag ett strategimöte i juni och sedan ett i september där ni sätter affärsplanen. Det är ofta utbildande för hela styrelsen att bjuda in någon extern talare. Syftet är att säkerställa, uppdatera affärsplan, finansiell modell och finansiella mål. 

För att tänka, förbereda eller köra workshops – på BOARDA.se

• Workshop #1 Var kommer vi ifrån? [4]
• Workshop #2 Vår industri [7]
• Worskhop #3 Nulägesanalys [10]
• Workshop #4 Prioriteringar [13]
• Workshop #5 Teambuilding [16]
• Affärsplan intro finansiella mål [34]
• Fortsättning finansiella mål [67]

---

Likviditet och finansiering – säkerställ att bolaget har likviditet för att finansiera affärsplanen – på BOARDA.se

• Riskhantering finansiell risk [5]
• Transaktioner förberedelser kapitalanskaffning [58]

---

Vd-rapport – gå igenom och se till att månadsrapporten från Vd innehåller bra information till styrelsen.

• Vd-rapport [4]

---

Styrelseprotokoll – se till att snabbt få ut styrelseprotokoll för justering och sedan för delning med hela styrelsen. Det skapar teamkänsla och jobba med en action list för uppföljning så att ni hanterar ev. öppna frågor. 

• Dokumentation till styrelsen för information [68]
• Dokumentation till styrelsen för beslut [71]

---

Första mötet för finansiell rapport – För noterade bolag är det en stor fördel att utse revisionsutskott som tillsammans med Cfo och revisor förbereder delårsrapporterna. Gå igenom körschema och checklista innehåll. Se till att Vd-ordet är klart i tid för feedback från styrelsen och stäm av delårsrapporter med revisor även om de inte ska granskas. Revisorerna har ofta bra feedback på delårsrapporter. 

• Körschema finansiell rapport [6]
• Innehåll finansiell rapport [3]

---

Ungefär här så har dina första 100 dagar gått. 

Ta Dig tid att reflektera, vad fungerar bra och vad kan förbättras. Boka in en one-to-one med styrelseledamöter och be om feedback och input kring prioriteringar för styrelsen. 

Styrelsen är ett team. Sätt dig med Vd och stäm av så att Du har hittat ett arbetssätt som fungerar bra för både Vd och Dig.

---

Första mötet för riskrapportering & hållbarhet – Förbered tillsammans med Vd för att sätta dig in i riskanalysen och riskhantering. Om bolaget har ett revisionsutskott så använd revisionsutskottet för att förbereda riskrapportering. 

• Riskfaktorer [2]
• Riskhantering operationell risk [8]
• Riskrapport & beredskapsplanering [59]
• Succession affärskritiska roller [73]

---

Sätt upp hållbarhet på styrelsens agenda – Hållbarhet brukar läggas in på agenda tillsammans med hållbarhet och då fångas riskperspektivet. För ledning och styrelse är det viktigt att inkludera hållbarhet eller ESG i affärs- och verksamhetsutveckling.

• Hållbarhetsmål guidance [70]
• 21 frågor om hållbarhet från Carnegie fonder [83]
• EU taxonomy [104]

---

Bolagsstyrning – Håll ordning och reda och se till att dokumentera beslut och frågor som behöver dokumenteras enligt koden. Se till att få ut styrelseutvärdering och Vd-utvärdering i tid så att du får feedback. IR-webben behöver löpande uppdateras under året. Säkerställ att det är tydligt i organisationen vem som är ansvarig för att IR-webben är uppdaterad.

• Svensk kod för bolagsstyrning [62]
• Bolagsstyrningsrapport [21]

---

Ersättningsfrågor – Se till att ersättningsfrågor dokumenteras och förbered i god tid aktiebaserade incitamentsprogram som ska beslutas av stämman. 

• Ersättningsregler [94]

---

Årsredovisning och årsstämma – Arbetet med nästa årsstämma startar för bolag med valberedning i samband med tredje kvartalets rapport då valberedning oftast kommuniceras. 

• Förberedelser årsstämma [9]
• Genomförande årsstämma [12]
• Efter årsstämman [86]

---

Ett bra styrelsearbete handlar om människor och att sätta ihop bästa laget och bestämma sig för vilken division bolaget vill spela i när det gäller strategi, risk, finansiell rapportering, informationsgivning och bolagsstyrning.

/Hälsn. Jenny

P.S. Den som tränar mest och bäst blir bäst.