RISK | Insiderpolicy ENGELSKA | Inside Policy [35]

RISK | Insiderpolicy ENG


Här finns Insiderpolicyn på engelska. Den är en bilaga till Informationspolicyn som också finns på engelska, se avsnitt Informationspolicy på engelska.

Markera texten nedan och “kopiera”, gå sedan till ditt word-dokument eller google-dokument och klistra in. Ändra “the Company” till ditt bolagsnamn.

EXAMPLE © ROPA management AB                                                        

Insiderpolicy

The company’s information policy has been adopted by the Board and is an important tool in our pursuit of continuing to build a growing, profitable and sustainable company. The purpose of the policy is to establish guidelines for communication, both internally and externally. This Insider Policy is an attachment to the Information Policy and covers all employees, management and board.

Principles

  • Transactions, purchases and sales of financial instruments such as shares and securities in the Company may not take place 30 days before the financial report. Date of the Company’s financial reports can be found on the Company’s website.
  • Purchases and sales of financial instruments such as shares and securities in the Company shall be done in accordance with the EU Market Abuse Regulation, (MAR). The legislation aims to ensure the integrity of financial markets and improve investor protection and trust in the marketplace.
  • The company has a list of Persons Discharging Managerial Responsibilities (PDMRs) senior executives with related persons who have insider positions in the Company. Insider persons and related persons shall report ownership changes to the Financial Supervisory Authority in accordance with MAR.
  • The Company has detailed instructions for managing Insider Information.

Roles and responsibilities

The CEO is primarily responsible for the Company’s inside information. Insider information is managed exclusively at the management level of the CEO and CFO, see → Information Policy.

Insider Information (MAR)

Insider information refers to information of a specific nature that has not been disclosed, which relates directly or indirectly to the Company or a financial instrument issued by or linked to the Company and which, if publicly, would likely have a significant impact on the price of the Company’s share or financial instrument. Examples of what may be insider information: Financial reports, orders and investment decisions, cooperation agreements or other significant agreements, purchase and sale of companies, credit or customer losses, financial difficulties, information relating to subsidiaries and associated companies,   material change in earnings or financial position. → See Information Policy

Person Discharging Managerial Responsibilities (PDMR)

The company has a list of persons discharging managerial responsibilities (PDMR) such as senior management, board of directors and related parties. Persons discharging managerial responsibilities are obliged to inform insiders, i.e. related parties, about the insider positions and to report their own and related parties’ transactions as insider trading at Finansinspektionen, see template in the ANNEX.

Persons Discharging Managerial Responsibilities (PDMR) should inform the CEO and / or CFO and obtain approval prior to transaction in the Company’s shares or securities. → Information policy.

Exceptions and special situations

In certain situations, the Company may allow transactions in the Company’s shares or securities to be executed, for example, at the time of implementation and subscription of incentive programs. Possible exceptions presuppose that the person has no access to inside information.

Delayed publication of inside information (MAR)

The starting point is that the Company is required to publish inside information as soon as possible. Under certain circumstances, however, the Company may postpone such disclosure. The Company may postpone immediate disclosure of inside information only if all three of the following conditions are met:

  • An immediate publication would likely damage the Company’s legitimate interests
  • a delay of disclosure does not mislead the public, and
  • The company can ensure that the information remains confidential.

Documentation postponed disclosure and logbook

The company shall document decisions regarding postponed disclosure of inside information according to the decision form. Persons that have access to Insider Information should be notified and confirm that they have received Insider Information notice, see templates in the ANNEX.

For financial reports, they must be treated as deferred disclosure of inside information [MAR].

Disclosure of inside information

Press release with publication of inside information shall contain the information text:

“This information is such information as the Company is obliged to disclose under the EU Market Abuse Regulation. The information was provided, through the above-mentioned contact person for publication on the xx month 201X at. . “

Information to the Swedish Financial Supervisory Authority regarding postponed publication

The Company shall inform Finansinspektionen that the Company has published inside information that has been subject to postponed disclosure.

_______

This should be done by encrypted email to Finansinspektionen on

Address: finansinspektionen@fi.se

Heading: Article 17 The company AB (publ)

Message: This email is from Company AB. The undersigned sends this message as (role, eg CFO) on Company AB.

The company has published inside information that has been subject to postponed disclosure. This has been done through a press release with the SUBJECT, which was published by (DISTRIBUTOR, eg Cision) at. XX the xx month 20XX. The press release is available on Bolaget AB’s website.

The decision to postpone disclosure of inside information was taken at. XX the xx month 20XX. The persons responsible for postponing the disclosure of inside information were: CEO / CFO, Name.

Regards. NAME, CONTACT DATA

____

© ROPA management AB | 2018 updated November 2018

ANNEX

TEMPLATE | Person discharging managerial responsibilites (PDMR)

The following persons have been informed that they are persons discharging managerial responsibilities within the company and their obligations under Article 19.

The PDMRs’ in turn, have an obligation to notify their relatives of their obligations under Article 19, and to retain a written copy of this notification.

List of all PDMRs in the company and to related persons:

       First name

       Surname

       Personal ID number

       Email

       Mobile

       Other phone numbers

       Private postal address

       Company and address

       Function and reason for inside information

       Related persons covered

       First name

       Surname

       Personal ID number

       Private postal address

TEMPLATE | Notice of inclusion in logbook

COMPANY – Project XXX – Log – Insider MAR

You must confirm receipt of the information below by responding to this email. By confirming the receipt, you acknowledge that you are aware of the legal obligations listed below and the sanctions applicable to insider dealing and illegal disclosure of inside information.

You have been submitted to BOLAGET AB (“Board”) insider list (logbook) regarding Persons Discharging Managerial Responsibilities (PDMR) who have access to inside information relating to the Company. The reason for this is your access to information about Project XXX.

When you have access to inside information, you may not, directly or indirectly, acquire or sell financial instruments to which this information relates (insider trading), on your own or on behalf of others. You may not divulge inside information to another person except in the case of clearing as a normal part of the service, business or duties. Anyone who is guilty of insider breach or unauthorized disclosure of inside information may be sentenced to fines or imprisonment. Unauthorized action may alternatively lead to an obligation to pay a penalty.

The list includes personal and contact information regarding persons who have access to inside information, and the reason that the person has received the information as well as the date and time the person was given access to the information. The company’s obligation to keep a logbook follows from the EU Market Abuse Regulation.

The list contains no data in addition to what is required by the Market Abuse Regulation and the associated Implementing Regulation. The Company AB is responsible under the Data Protection Ordinance, GDPR.

The Company is obliged to submit the list to Finansinspektionen on request and may also issue the list to other authorities or bodies investigating suspected violations of the rules of the Market Abuse Regulation relating to the Company’s shares or other financial instruments. The list will not be used for any purpose other than those contained in the Market Abuse Regulation and the associated Implementing Regulation. You are entitled to obtain an extract with the information contained in the list regarding yourself and the Company must correct incorrect, incomplete or misleading information upon request.

If you have any questions regarding the above, please feel free to contact XXXX

PS Confirm that you have received this email.

ANNEX

TEMPLATE | Documentation postponed disclosure

TEMPLATE | Documentation postponed disclosure | BOLAGET AB | MAR Project XXX

Insider Issue:

1   The decision to postpone publication

a)     Date of first insider information at the Company Date and time project Name
b)     The time when the decision was taken to postpone disclosure of inside information Date and time, usually the same as above project Name
c)     Time when the Company estimates that the inside information will be published Usually when the project ends.

For financial reports, date of report.

d)     Reason for prolongation of initial suspension period (if applicable)

2   Persons responsible for having made the decision to postpone the disclosure and the decision of the start of the postponement and its probable end

3   Persons responsible for ensuring the ongoing control of the conditions for postponement

4   Person responsible for making decisions to disclose inside information

5   Person responsible for providing information and written declaration to Finansinspektionen

6   Justification for the initial fulfillment of the terms of article 17.4 Market Abuse Regulation

a)     Justification / Proof that immediate disclosure would likely harm the Company’s legitimate interests (Ongoing negotiations whose output or normal dynamics would be harmed by publication)
b)     Justification / Evidence that a postponement does not mislead the public (No decision has been made, a postponed publication does not mislead the public)
c)     Justification / Proof that the Company can ensure that the information remains confidential (Insider list has been established and logbook is taken)

7   Description of obstacles and systems to ensure the confidentiality of inside information

a)     Description of the information barriers established to prevent access to inside information for persons other than those who need it as a normal part in the performance of their duties, activities or duties with the Company (Usually all persons with inside information have been notified and confirmed to the Company that they have been informed of inside information and MAR.)
b)     Description of the systems established to publish relevant inside information as soon as possible when confidentiality is no longer guaranteed. (A draft on leakage release how written)

 

TEMPLATE |   INSIDER LIST | LOGBOOK

 Date and time when the logbook was created and when inside information was found:

 Date when Finansinspektionen was announced:

 Alternate date when it was found that inside information is no longer available and the logbook closes:

——————————

       First name

       Surname

       Personal

       E-mail

       Mobile

       Other phone numbers

       Private postal address

       Company and address

       Function and reason for inside information

       Date when the person received inside information



INFORMATION | Guidance & PR mall |  Information/Uppdatering finansiella mål MAR [36]

INFORMATION | PR mall uppdatering finansiella mål


Om affärsplanen 3-5 år inte pekar i färdriktning mot bolagets finansiella mål så är det antingen läge att uppdatera affärsplanen, dvs hur de ska nås, eller så är det läge att uppdatera de finansiella målen. En förändring av finansiella mål är insiderinformation. Finansiella mål är ofta på lång eller medellång sikt. I dokumentationen ligger en PR-mall som kan användas om målen behöver uppdateras. Se avsnitt STRATEGI för mer info och strategiskt intro finansiella mål.

Det är viktigt att följa upp finansiella mål löpande och det fungerar väldigt bra att göra det i vd-ordet i årsredovisningen och delårsrapporter.

Bilder och mall finns här nedanför i dokumentet. Använd knappen FRÅGA i menyn här ovanför om du behöver hjälp.

PRESSMEDDELANDE

ORT OCH DATUM

 

Bolaget uppdaterar finansiella mål

 

Styrelsen för Bolaget (kortnamn) uppdaterar affärsplan och finansiella mål på medellång sikt för att uppdatera investerare om bolaget fokus och ambitioner de kommande tre till fem åren.

Exempelvis:

  • Omsättningstillväxt | Öka tillväxttakten till en genomsnittlig årlig på xx procent (från tidigare yy procent)
  • Bolaget bedömer att bolaget har full finansiering för tillväxtplanen. Strategin är att fortsätta växa organiskt inom….. och genomföra selektiva och mindre förvärv.
  • Vinstmarginal | Öka marginalen (EBIT) till x procent (från tidigare y procent).
  • Bolagets affärsplan är att genom ökad digitalisering och automatisering öka marginalen till x procent på tre till fem års sikt.
  • Utdelning | Oförändrat 50 procent av årets nettovinst. V

Eller välj ett tydligt och fokuserat långsiktigt finansiellt mål:

  • Vinsttillväxt | Målsättningen är att över tid ha en vinsttillväxt per aktie på xx procent.
    • Bolagets affärsplan stödjer en riktning och ambition om en stabil vinsttillväxt per aktie.
    • Ev. mål för omsättningstillväxt, kapitalstruktur och utdelning behöver hänga ihop med det fokuserade målet.

…..

Omsättningstillväxt

Marginal

Kapitalstruktur

Utdelning

Koppla ihop till finansiering, affärsplan och strategi

…..

 

För mer information, kontakta:

 

Denna information är sådan information som BOARDA är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Information lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den DATUM MÅNAD ÅR TID.

 

Marknadsplats |

Kortnamn |

(Certified Adviser inkl. telefon) |



RISK | Informationspolicy på ENGELSKA | Communication Policy [29]

RISK | Communication Policy ENGLISH version


On demand, here comes the BOARDA Communication Policy in ENGLISH. The Corporate language for most Nordic companies. Vi på BOARDA försöker jobba kundnära så om det är någon annan del du skulle vilja ha på ENGELSKA så fixar vi det. Uppdaterad 181002.

COMMUNICATION POLICY


Content

Principles Page 1
Roles and responsibilities Page 1
Spokespeople Page 2
Insider Information (MAR) Page 2
Internal communication | Coworker Page 3
External communication | News, Marketing and Social Media Page 3
External communication | Financial information | Insider information Page 5
Other Obligations to Disclose Information | Regulations Page 6
Crisis management Page 8
Existing regulations Page 10
This is a translation of the Swedish Information Policy which is the master document

The company’s communication policy has been adopted by the Board and is an important tool in our pursuit of continuing to build a growing, profitable and sustainable company. The purpose of the policy is to establish guidelines for communication, both internally and externally.

The intention is that the COMPANY (publ) should live as a listed company / prepare for a listing / listed on a marketplace (Nasdaq Stockholm, First North, NGM Equity, NGM Growth Market or Spotlight Stock market, former Aktietorget). This policy covers the COMPANY including its subsidiaries (“the Company”). Companies listed on a marketplace must comply with the EU Market Abuse Regulation (“MAR”) on insider information and the stock exchange’s current regulatory framework for disclosure, “Disclosure Rules,” see page 9.

Principles
+ All communications from the Company should be characterized by speed, pro activity, reliability and transparency.

+ Information published by the Company shall be accurate, relevant and clear and may not be misleading

+ All communications from the Company must comply with the Disclosure Rules.

 

Roles and responsibilities

The CEO is primarily responsible for the Company’s communication. Their responsibilities include the development of communication activities and monitoring the communication of decisions. The Chairman of the Board is responsible for communication from the Company’s Board and owners.

The entire organization is accountable for reliable internal reporting, which is a prerequisite for proper external communication. Employees shall not express themselves externally without the consent of CEO or CFO. If employees are contacted by the media, always refer to the CEO or CFO.

Insider information is managed exclusively by the CEO and CFO. All publications of information, including financial information and media relations shall be in accordance with the Disclosure Rules. The Board is ultimately responsible for the company’s interim financial statements and annual accounts. All investor and media relations are managed by the CEO and CFO. The CEO may delegate to the employee or representative of the company to comment and answer questions on information already published.

 

Spokespeople
+ General spokesperson: CEO
+ Spokesperson for Ownership and Corporate Governance: Chairman of the Board
+ Media, Analyst and Investor Relations: CEO or CFO
+ Marketing and internal communication: CEO with the opportunity to delegate

Insider Information (MAR)
Insider information refers to information of a specific nature that has not been disclosed, which relates directly or indirectly to the Company or a financial instrument issued by or linked to the Company and which, if publicly, would likely have a significant impact on the price of the Company’s share. Examples of what may be inside information: Financial reports, orders and investment decisions, cooperation agreements or other significant agreements, purchase and sale of companies, credit or customer losses, financial difficulties, information about subsidiaries and associated companies, material change in profit or financial position. → See Insider Policy

The company will ensure that all stakeholders in the stock market have at the same time access to inside information regarding the Company. The Company shall therefore ensure that inside information is treated confidentially before it is published and that no unauthorized party is given access to such information. From the above, insider information may not be disclosed to analysts, journalists or others, either individually or in groups, unless it is published simultaneously. → See Insider Policy

INTERNAL COMMUNICATION | Employees
The purposes of internal information and communication are to get the organization to pursue the Company’s long-term goals. Internal communication must be open and continuous in order for the Company’s employees and management to be well-informed and knowledgeable. Good communication increases the ability to make the right decisions and to work more efficiently.


Channels
The primary channels for internal communication are meetings, intranets, the company’s chat features, phone, email and website.

 

Informed employees

An informed employee cannot help taking responsibility. Therefore, the Company is working to ensure that all employees have the information they need, partly to increase understanding of the company and partly to create commitment to achieving our goals. The company strives to communicate decisions and events that affect the employees at the same time as they communicated externally, in case it is inside information, otherwise as soon as possible. All employees must ensure that inside information that has not yet been published is not distributed within or outside the Company. Insider information is confidential information.

EXTERNAL COMMUNICATION | News, Marketing, Social Media
The purpose of marketing is to strengthen the company’s image and increase awareness of the Company and its activities among existing and new customers, partners, employees and other stakeholders. The communication should be long-term and in accordance with the company’s brand, vision, business concept, strategies, goals and values. Communication will strengthen trust in the company’s brand, its employees, management, products and services.

Channels
The primary channels are digital marketing, social media, the website, advertising campaigns, presentation materials and news releases (not press releases).

Social Media
Social media such as LinkedIn, Facebook, Instagram and Twitter are fast-moving media channels while being difficult to control. For the company’s social media accounts:
+ All communications posted must be approved by the CEO or CFO
+ We avoid speculating or leading opinion
+ Confidential information and inside information may not be posted
+ Take responsibility and think twice before posting. Information shared on social media can not be deleted.
+ Communication on social media must comply with the Disclosure Rules

Media Relations
CEO and CFO are responsible for managing media relations. All contacts with the media must be approved by the CEO or CFO. For interviews and articles, the CEO or CFO shall approve quotes and, if possible, correct content before publishing an article.

What we do if contacted by a journalist:
+ Inform that it is the CEO and CFO who are spokespeople and ask if you should ask any of them to call up, record name, phone and e-mail to the reporter
+ Find out where he or she is calling from and what questions he or she wants to ask
+ Contact CEO or CFO and ensure that they receive contact information and information about when the journalist expects a contact
+ Think through the questions and prepare messages
+ The CEO or CFO will call back, as promised, on time
+ Before the interview ends, ask for your quotes for approval

 

News Release
News Release and Marketing PR should contain the heading “News Release” (not press release) with responsible employees and / or CEO as spokespersons.

Here’s how we do:

+ The organization is responsible for producing news announcements and marketing activities.
+ The CFO coordinates all information activities and is responsible for approving news releases and activities (not inside information).

CFO is responsible for coordinating with the CEO and the organization to ensure that the time of distribution does not violate a press release according to the Disclosure Rules.

EXTERNAL COMMUNICATION | Financial information, Insider information and information under the Disclosure Rules | MAR
The purpose of disclosure of insider information and information under the Disclosure Rules  is to provide prompt, simultaneous, accurate, relevant and reliable information to all shareholders, stock markets, the media and other stakeholders.

Information disclosure shall be in accordance with the Disclosure Rules, i.e. Information should always be published first through press release and on the website.

Channels
The primary channel is a press release through an approved news distributor for regulatory news and website, video, phone conferences, analyst meetings, investment events, roadshows, capital markets and other educational events.

Immediate Publication | Press Release (MAR) | Regulatory News
Insider information should be immediately published through a press release according to the Disclosure Rules.

Press Release | Insider and financial information | Regulatory News
In order to comply with the Disclosure Rules, all press releases must contain the heading Press Release (or Regulatory News), and the following information.

Date and time of publication (as indicated in the following section),
+ The company’s full name,
+ The company’s website, contact person, together with position in the company and contact details,(For companies on First North | Company Certified Adviser and telephone number)
+ a clear title summarizing the most important content,
+ a summary introduction with the most important content, as well
+ The most important information clearly presented at the beginning of the message.
+ The press release should contain the following information text “This information is such information as COMPANY ORG.No. xxxxxx-xxxx is required to publish under the EU Market Abuse Regulation. The information was provided, through the contact of the above contact person, for publication on [•] 2018 at. [•] CET. “

Here’s how we do
The CFO coordinates all information activities and is responsible for:
+Manage and internally distribute requests, produce press releases,
+ obtain the CEOs or the board’s chairman’s permission for distribution and publication,
+ distribute written information that has undergone internal quality assurance and is approved for the media,

+ ensure distribution lists are up to date,
+ publish press releases on the website directly related to distribution through news distribution service,

+monitor press and report this internally

CFO is responsible for producing and distributing information in accordance with the Disclosure Rules. CFO is responsible for publishing press releases distributed immediately after distribution on the company’s website. The CFO is responsible for informing (Exchange and / or) Certified Adviser in accordance with the Disclosure Rules.

Any of the Company’s spokespersons should always be available to answer questions from the stock market surveillance. This is especially important when press releases have been published and when there are still unpublished activities that are of interest to the capital market.

 

Suspended publication of inside information (MAR)
The starting point is that the Company is required to publish inside information as soon as possible. Under certain circumstances, however, the Company may postpone such disclosure. The Company may postpone immediate disclosure of inside information only if all three of the following conditions are met:
+ An immediate publication would likely damage the Company’s legitimate interests
+ a delay does not mislead the public, and
+ The company can ensure that the information remains confidential.
→ See Insider Policy

In special cases where information is given as a normal part of the service, business or obligation, and the person receiving the information is obliged not to disclose it. Information may be disclosed prior to the disclosure, if the person is actively involved in the decision-making process, or, as a result of his/her professional role takes part in the process of obtaining the information. For example, it may refer information to major shareholders or prospective shareholders upon prospecting for a planned new issue, to advisors that the Company employs, for example, with the prospectus for a planned issue or other business of a greater extent, to a prospective bidder or target company in the course of negotiations on purchase offer, to so credit-rating agencies or creditors prior to important credit decisions. → See Insider Policy

Business media, analyst contacts and investor relations
Working with investor relations and capital market players should be characterized by providing good service, training and informing investors, analysts, savers and business media about the Company. The purpose is to create a prerequisite for a correct and fair valuation of the Company’s share, thus ensuring continued financing opportunities through the stock market and minimizing the risk of rumours and speculation. Relationships with business media and investors are managed exclusively at the management level of the CEO and CFO.

If the company is asked to comment on a draft analysis, comments should be given to correct a mistake regarding previously published information. The financial model should not be commented or corrected. It is okay to speak in general terms and about the factors that affect the market.

 

OTHER OBLIGATIONS TO PUBLISH INFORMATION | REGULATIONS
Financial reports / statements
The Company shall prepare and publish financial statements / statements in accordance with applicable legislation and relevant accounting standards. Year-end report and interim reports shall be published no later than two months after the end of the report / reporting period. The interim report / statement shall state whether the Company’s auditor conducted a review or not.
Audit Report
The audit report forms part of the annual report. An unclear audit report or audit report that does not have a standard content shall be published.
Forecasts and forward looking statements
The company does not provide any forecasts or other forward-looking information.
Annual General Meeting
Notice of Annual General Meeting shall be published. The Company shall disclose information about decisions taken by the AGM, unless a decision is of minor importance.
Issues of financial instruments
The Company shall publish proposals and decisions that change the Company’s share capital or number of shares or other equity-related financial instruments, unless the proposal or the decision is irrelevant. The conditions and conditions for the issue shall be published as well as the outcome of the issue.
Changes to the Board, Management and Auditors
Proposals and changes regarding the Company’s Board of Directors and senior management shall be published.
Share-based incentive programs
The Company shall publish all decisions to introduce share-related incentive programs.
Transactions with related parties
Decisions on transactions between the Company and a related party shall be disclosed unless the transaction is a part of the Company’s normal business or is of minor importance to the parties involved.
Transparent changes in the Company’s operations
If the Company undergoes a major change or changes its business to such an extent that the Company appears as a new company, the Company shall disclose information about the change and its consequences. The information shall correspond to the information requirements applicable to the preparation of a prospectus.

Decision on listing
The Company shall publish when the Company applies for its financial instruments admitted to trading on the stock exchange for the first time and if the Company applies for secondary listing in another market place. The Company shall also disclose any decision that the Company applies for delisting from the Exchange or other market place. The company shall also publish the outcome of such an application.
Disclosure of information deemed necessary in order to provide fair and orderly trade
If the stock exchange considers that particular circumstances cause material uncertainty regarding the Company or the financial instruments traded, the stock exchange may require the Company to disclose the additional information that the stock exchange considers necessary to provide fair and orderly trading in the Company’s financial instruments. The Exchange may order the Company to disclose further information, whether or not certain information constitutes inside information.
Company calendar
The company will draw up a calendar with details of the date when the Company is expected to publish the year-end report, interim reports and the date of the Annual General Meeting. The company shall also state what week the annual report is intended to be published. The company’s calendar shall be published before the beginning of the financial year. If a publication can not be made on the predetermined date, the Company shall publish information about the new date. If possible, the new date should be published at least one week before the original date. The company should also, if possible, try to specify what time of day the reports will be published. The Company’s calendar is usually published on the website.
Changes and corrections of previously disclosed information: Disclosure Rules
When the Company publishes significant changes to previously published information, the change notice, the press release, shall be provided through the same distribution channels as the previous press release. Corrections of errors in information published and disclosed by the Company shall be disclosed as soon as possible unless the error is insignificant. Regarding changes to information in a financial report, it is usually not necessary to send out the entire report again, but just comment on the change. The change message, the press release, should also go into the same distribution channels as the previous financial report.


Quiet period
The company will observe a silent period beginning 30 days before the publication of financial reports. During this period, the Company’s spokespersons must refrain from answering questions or commenting on the financial results.

Corporate governance
The company applies Swedish code of corporate governance. The website also includes a corporate governance department, which contains information about the CEO and management, board, board work, committees, auditors, reward system, articles of association etc.

 

Website
The company must have its own website where all published information should be available for at least five years. However, financial reports should be available on the website for at least 5 years after publication. The published information shall be made available on the website as soon as possible after publication. The website will also contain a corporate governance section.

The company uses a third party provider for news, distribution and archiving. CFO is responsible for ensuring that website content complies with the requirements of the Disclosure Rules. CFO is also responsible for updating the website in accordance with the requirements of the Disclosure Rules. The publication of press releases and interim reports on the website is handled by the CFO, or by a person whom it has designated, which is responsible for coordinating the uploads with the external company that the Company has engaged.

CRISIS MANAGEMENT
A crisis is an event that poses a threat to the Company and the brand – which risks the business and disturbs the normal processes. By ensuring that everyone is well prepared and continuously identifies potential crises, the Company can reduce the risk of harmful effects as a result of a crisis.

 

All types of damage in terms of negative publicity and reduced confidence in both internal and external relationships must be minimized through appropriate media relations management and effective communication.

 

Responsibilities and Spokespeople

 

The CEO has overall responsibility for the Company’s crisis communication. In a crisis situation, a crisis group is formed. CEO leads the crisis group. The crisis group consists of a spokesperson (CEO) and a person responsible for all the facts. Depending on the type of problem, different parts of the organization may be involved. The Board can address the crisis group’s areas of responsibility and work in serious cases.

 


Channels
The main external channels are press releases and the website.

 

Routines for requests from the media
Employees shall refer all media requests to the CEO or CFO and not make statements externally.


Here’s how we do if we get information leakage
The CEO or CFO should be contacted immediately if information has been leaked out of the company or if inside information is suspected may have leaked. The CFO is responsible for the disclosure of information that has leaked. The CEO or CFO should immediately contact the Exchange if inside information has leaked.

 

  • Council for Crisis Management: CEO and CFO
    Be available.
  • Do not avoid criticism by not answering questions from media or customers. It only makes things worse because it leaves the field free of previous employees, interest groups, unions and others to share their potentially negative image of the organization, product or what the outside world has responded to.
  • Criticism has to be taken seriously, although the criticisms are internally perceived as small and insignificant. Ask test questions like “Is there anything in the criticism?”, “Should we change our working methods, routines or products?”.
  • Show compassion.
  • If a customer, employee or someone else has felt ill-treated and turned to the media to dispel his dissatisfaction, it is better to seek dialogue than confrontation.


    REGULATORY INFORMATION

    Stock exchange rules and the like
    Nasdaq Stockholm
    Nasdaq First North Premier
    NGM Equity
    NGM Growth Market
    Aktietorget | Spotlight Stock Market
    Swedish Code of Corporate Governance

    EU Market Abuse Regulation
    Regulation (596/2014 / EU) of the European Parliament and of the Council on market abuse, including supplementary acts and guidance from the European Securities and Market Authority.

    Swedish law
    Applies to regulated marketplaces like Nasdaq Stockholm and NGM Equity.
    The Act (1991: 980 on Trade in Financial Instruments.
    Act 2007: 528) on the securities market

    Guidance is available at ropa.se/guidance

 

©ROPA management AB | 2018

©ROPA management AB | 2018



INFORMATION | Guidance & checklista | Innehåll i finansiell rapport [3] UPPDATERAT

INFORMATION | Innehåll i delårsrapport - se COV-19 uppdatering


Vi går igenom checklistan för innehåll i delårsrapport, mall finansiell rapport.  I videon går vi igenom innehåll i delårsrapport enligt IAS34. Under videon ligger bilder med inspiration för att inte bara uppfylla regelverket. Delårsrapporten är ett viktigt verktyg i IR-arbetet och det spelar roll hur den ser ut och vad den innehåller. 

Om ditt bolag inte rapporterar enligt IAS34 ex. bolag på MTF-marknader, se video och dokumentation längst ner i detta avsnitt.



Information om finansiella svårigheter i finansiella rapporter

COV-19 uppdatering innehålla finansiella rapporter

Den europeiska finansinspektionen ESMA publicerade riktlinjer för informationsgivning om COV-19 och den svenska finansinspektionen följde efter. Här kommer en genomgång som handlar om att noterade bolag ska informera i finansiella rapporter om hur COV-19 påverkade under rapportperioden och efter rapportperiodens utgång. Det kan göras i noterna:

  • Väsentliga händelser under perioden
  • Väsentliga händelser efter rapportperiodens utgång

Eventuella finansiella svårigheter – informera i rapporten

  • Om bolaget har överskridit villkor rörande exempelvis soliditet, försäljning, kreditbetyg eller liknande i befintliga låneavtal 
  • Eventuella krav från eller överenskommelser med kreditgivare
  • Förklara hur den finansiella situationen avses hanteras och redogöra för tidsplanen kring planerade åtgärder


Delårsrapporten är ett viktigt “säljdokument” i arbetet med investerarrelationer. Den visar på bolagets ambitionsnivå. Det rekommenderas varmt att ge investerarna bra service genom att ordentligt förklara resultatutvecklingen, använda nyckeltal och ge kvartalsvis information. Passa på att informera löpande om hållbarhetsarbetet.


Den finansiella rapporten – Investerarrelationer och affärsdrivande kommunikation

3-BOARDA-INFORMATION-DELÅRSRAPPORTEN

PRICKLISTA DELÅRSRAPPORT - DUBBELKOLLA MED REVISORER

IAS34

“En bokslutskommuniké och halvårsrapport ska inledas med en sammanfattning av den mest väsentliga informationen, vari minst ska ingå uppgifter om nettoomsättning  och resultat per aktie samt eventuell prognos om sådan lämnas i rapporten.”

  • en kortfattad redogörelse för finansiell ställning (balansräkning); 
  • en kortfattad redogörelse för finansiella prestationer (resultaträkning), presenterad som antingen; 
  • en kortfattad resultaträkning, eller 
  • en kortfattad separat resultaträkning och en kortfattad redogörelse för omvärderingsdifferenser (other comprehensive income); 
  • en kortfattad redogörelse för förändringar i eget kapital
  • en kortfattad redovisning av kassaflöden, och 
  • valda förklarande noter 

En redovisningsenhet skall enligt IAS 34 minst lämna följande upplysningar om händelser, transaktioner och förutsättningar i noter i delårsrapporten om de är väsentliga och inte framkommer någon annanstans i delårsrapporten.

NASDAQ REGELVERK

Bokslutskommunikén ska 

  • om möjligt innehålla uppgifter om den föreslagna utdelningen per aktie samt 
  • uppgifter om planerad dag för årsstämman. 
  • Kommunikén ska även innehålla information om var och under vilken vecka årsredovisningen kommer att vara tillgänglig för allmänheten.
  • En bokslutskommuniké och halvårsrapport ska inledas med en sammanfattning av den mest väsentliga informationen, vari minst ska ingå uppgifter om nettoomsättning och resultat per aktie samt eventuell prognos om sådan lämnas i rapporten. 
  • Kravet på att lämna information rörande föreslagen utdelning per aktie föreligger givetvis endast om sådant förslag finns vid offentliggörandet av rapporten. 
  • Om styrelsen inte föreslår att det ska lämnas någon utdelning ska det klart framgå av rapporten. 
  • Om styrelsens beslut rörande utdelning tas vid ett senare tillfälle ska det offentliggöras då. 

 

MAR

Glöm inte MAR-etiketten

  • Denna information är sådan information som BOLAGET AB är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den 2020-xx-xx 0.x.00 CET.

Checklista innehåll finansiella rapporter för bolag på Spotlight Stock Market

Här hittar du checklistan från Spotlight Stock Market

spotlights-vaegledning-foer-finansiell-rapportering

Vill du ha mallen för delårsrapport i word och excelformat eller som Google document så e-posta oss på hej@boarda.se

TILLBAKA TILL MIN SIDA


INFORMATION | Guidance & PR mall | VD-byte MAR [39]

INFORMATION | VD-byte

INTRO

Vi går igenom agendan för affärsutveckling och strategisk planering och ger en översikt över vad de olika avsnitten innehåller så att du lätt kan hitta vad du letar efter.


DOKUMENTATION

CHECKLISTA

  • Vilka interna kandidater finns – tillfälliga och för VD-posten
  • Hur ser kravprofilen ut för ny VD – vad söker vi?
  • Finns det någon i styrelsen som har möjlighet att gå in och stötta tillfälligt?
  • Diskutera igenom och förbered beslut
  • Att byta VD är väldigt precis information så här behöver beslut om uppskjutet offentliggörande fattas tidigt
  • Förbered pressmeddelande
  • Gör ett körschema och var beredd att skicka pressmeddelande i direkt anslutning till styrelsens beslut
  • Förbered intern kommunikation och kommunikation med kunder och affärspartners
  • Hjälp VD med 100 dagars planen
  • Kom till beslut. Protokollera beslutet.
  • Distribuera pressmeddelande med MAR-etikett. Se mall.
  • Skicka krypterat mail till Finansinspektionen enligt §17 MAR om att pressmeddelandet varit föremål för uppskjutet offentliggörande som har dokumenterats.
  • Om VD får gå på dagen, ändra registrerad VD hos bolagsverket
  • Om VD får gå på dagen, uppdatera bolagets förteckning över Personer i Ledande Ställning (MAR, krav från Finansinspektionen:

“Emittenter ska även upprätta en förteckning över samtliga personer i ledande ställning inom bolaget, samt till dem närstående personer.”)

  • Se till att få in en ny VD så snart som möjligt för att inte förlora tempo.

©ROPA management AB 2018

DOKUMENTATION

PRESSMEDDELANDE

DATUM

ALTERNATIVA RUBRIKER | LEDARSKIFTE I BOARDA | NAMN NY VD FÖR BOARDA | VD NAMN LÄMNAR BOARDA

Ingress | Styrelsen i BOARDA har beslutat om att skifta VD i syfte att öka fokus på _____________________. Rekrytering av ny VD startar omedelbart. NAMN, sedan många år BEFATTNING, går in som tillförordnad VD från den DATUM MÅNAD till dess ny VD och koncernchef är på plats.

  • Kommentar Ordförande | Alternativ….
  • Styrelsen anser att BOARDA behöver en ny kraft och ett helt nytt ledarskap för att  
  • växla upp och skala den ….alt
  • effektivisera verksamheten för att öka lönsamheten
  • driva kommersialiseringen
  • driva förnyelse och förändring

Styrelsen har därför beslutat att NAMN slutar som VD. Till dess att ny VD har tillträtt kommer NAMN, nuvarande ROLL och medlem i ledningsgruppen, att vara tillförordnad VD. NAMN har arbetar X år i BOARDA och är ROLL sedan X år tillbaka. NAMN har en gedigen kunskap om affären och organisationen.

NAMN, bolagets styrelseordförande alt. vice styrelseordförande sedan X år tillbaka, kommer att arbeta halvtid på BOARDA för att stötta ledningen.

  • Ev. kommentar från tillförordnad VD.
  • Ev. ytterligare kommentar från ordförande.
  • Ev. kommentar från avgående VD

Vid frågor vänligen kontakta:

Ordförande

Tf VD

Denna information är sådan information som BOARDA är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Information lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den DATUM MÅNAD ÅR TID.



INFORMATION | Guidance & PR mall | Vinstvarning MAR [42]CORONA UPPDATERING

INFORMATION | Vinstvarning MAR


VIDEO | AUDIO

Vi guidar och ger exempel på vinstvarningar, går igenom checklistan och förberedelser. Insiderinformation som behöver offentliggöras och inte kan skjutas upp. Hur kan storbolagens praxis översättas till småbolagen?

Se exempel på bolag som har vinstvarnat med anledning av COVID-19 längre ner efter audio/video och dokumentation till audio/video.



EXEMPEL PÅ BOLAG SOM HAR VINSTVARNAT 

Cloetta drar tillbaka utdelningsförslag och uppdaterar om effekter av COVID-19 – UTDRAG FRÅN PR 22 mars 2020

Som en konsekvens av den osäkerhet som råder till följd av det globala utbrottet av COVID-19 har styrelsen beslutat dra tillbaka det tidigare kommunicerade förslaget till årsstämman 2020 om en utdelning på 1,00 krona per aktie. Vidare bedömer Cloetta att risken för negativ finansiell påverkan från slutet av mars har ökat väsentligt. [MAR]

Coors styrelse föreslår reducerad utdelning om 2,20 kronor per aktie uppdelad på två utbetalningar – negativa effekter av coronaviruset förväntas – UTDRAG FRÅN PR DEN 19 MARS

Coor förväntar sig att de ekonomiska följdverkningarna av coronaviruset påverkar bolagets omsättning och rörelseresultat negativt, inte minst gäller det de rörliga volymerna inom mat och dryck. Tjänster inom mat och dryck uppgick till ca 15 % av Coors omsättning 2019. Vi implementerar nu åtgärder för att minimera de finansiella effekterna genom att minska bolagets kostnader. [MAR]

Doro räknar med en negativ effekt på resultatet för 2020 på grund av osäkra makroekonomiska utsikter – UTDRAG FRÅN PR DEN 19 MARS

De intensifierade åtgärderna från myndigheter runt om i världen för att begränsa spridningen och effekterna av Covid-19 resulterar i minskade aktiviteter från kunder och konsumenter. I kombination med en avsevärt försämrad makroekonomisk utsikt och framtida osäkerhet. förväntar sig Doro en negativ inverkan på försäljningen och resultatet för 2020. [MAR]

Nobia drar tillbaka utdelningsförslaget och permitterar 3 000 anställda – UTDRAG FRÅN PR DEN 27 MARS

Besluten har fattats mot bakgrund av den nuvarande instabiliteten på marknaden och osäkerhetsfaktorer angående ekonomiska effekter relaterade till coronaviruset (COVID-19), vilket påverkar Nobias verksamhet negativt på grund av, bland annat, lägre efterfrågan på kök. [MAR]




INFORMATION | FI rapportering personer i ledande ställning MAR [27]

INFORMATION | FI Rapportering personer i ledande ställning MAR


Så här gör du din rapportering av insynshandel till FI. Vi har gjort video av en verklig rapportering till Finansinspektionen för att visa steg för steg hur den går till. Mer information finns under videon med länk till Finansinspektionen. OBS! Om du har frågor till Finansinspektionen så har de telefontid 9-11 varje dag.

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.



RISK | Informationspolicy [26]

RISK | Informationspolicy


INTRO | Video

Vi går igenom en uppdaterad och fungerande mall för informationspolicy som innehåller intern kommunikation, extern kommunikation nyheter, marknadsföring och sociala medier, extern kommunikation insiderinformation och finansiell information, investerar relationer och krishantering. Här går vi igenom informationspolicyn som gör mer än jobbet med regelverken för noterade bolag. “En informerad medarbetare kan inte låta bli att ta ansvar” som Janne Carlzon sa när han på åttiotalet satt i styrelsen för bolaget jag var CFO i.

DOKUMENTATION | Mall informationspolicy och bilder

Här finns bilderna från video, en pdf med mall för informationspolicy och text från informationspolicy längst ner. Licensen avser användning för ett företag.

INFORMATIONSPOLICY

Innehåll

Principer sid 1
Roller och ansvar sid 1
Talespersoner sid 2
Insiderinformation (MAR) sid 2
Intern kommunikation | Medarbetare sid 3
Extern kommunikation | Nyheter, marknadsföring och social medier sid 3
Extern kommunikation | Finansiell information | Insider information Sid 5
Andra skyldigheter att offentliggjorda information | Regelverk sid 6
Krishantering sid 8
Gällande regelverk sid 9

 

Bolagets kommunikationspolicy har antagits av styrelsen och är ett viktigt verktyg i vår strävan att fortsätta bygga ett växande,  lönsamt och hållbart företag. Policyns syfte är att skapa riktlinjer för kommunikation, både internt och externt.

Avsikten är att BOLAGET (publ) ska leva som ett noterat bolag/förbereder sig för en notering/ska noteras på en marknadsplats (Nasdaq Stockholm, First North, NGM Equity, NGM Growth Market eller Spotlight Stockmarket). Denna policy omfattar BOLAGET inklusive dess dotterbolag (”Bolaget”). Bolag som är noterade på en marknadsplats ska följa EUs Marknadsmissbruksförordning (“MAR”) om insiderinformation och börsens gällande regelverk för informationsgivning (“Regelverk för informationsgivning”), se sid 9.

Principer

  • All kommunikation från Bolaget ska karaktäriseras av snabbhet, proaktivitet, pålitlighet och öppenhet.
  • Information som offentliggörs av Bolaget ska vara korrekt, relevant och tydlig och får inte vara vilseledande 
  • All kommunikation från Bolaget ska uppfylla Regelverk för informationsgivning 

Roller och ansvar

VD är primärt ansvarig för Bolagets kommunikation. Dennes ansvarsområden inkluderar utveckling av kommunikationsaktiviteter och att övervaka kommunikationen av beslut. Styrelsens ordförande är ansvarig för kommunikation från Bolagets styrelse och ägare.

Hela organisationen ansvarar för korrekt intern rapportering, vilket är en förutsättning för korrekt extern kommunikation. Medarbetare ska inte uttala sig externt utan godkännande av VD eller CFO. Om medarbetare blir kontaktad av medierna så hänvisa alltid vidare till VD eller CFO. 

Insiderinformation hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO. All publicering av information inklusive finansiell information och medierelationer ska ske i överensstämmelse med Regelverk för informationsgivning. Styrelsen bär det yttersta ansvaret för bolagets delårsbokslut och årsbokslut.  Alla investerar- och medierelationer hanteras av VD och  CFO. VD kan delegera till medarbetare eller representant för bolaget att kommentera och svara på frågor på redan publicerad information.

Talespersoner

  • Allmän talesperson: VD
  • Talesperson för ägarfrågor och bolagsstyrning: Ordförande i styrelsen
  • Media, analytiker och Investerarrelationer: VD eller CFO
  • Marknadsföring och intern kommunikation: VD med möjlighet att delegera

 

Insiderinformation (MAR)

Med insiderinformation avses information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt hänför sig till Bolaget eller ett finansiellt instrument utgivet av eller kopplat till Bolaget och som, om det blev offentligt, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på Bolagets aktie. Exempel på vad som kan vara insiderinformation: Finansiella rapporter, order och investeringsbeslut, samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal, köp och försäljning av bolag, kredit- eller kundförluster, finansiella svårigheter,  information rörande dotter- och intressebolag,  väsentlig förändring av resultat eller finansiell ställning. →Se Insiderpolicy

 

Bolaget ska säkerställa att alla intressenter på aktiemarknaden har samtidig tillgång till insiderinformation rörande Bolaget. Bolaget ska därför säkerställa att insiderinformation behandlas konfidentiellt innan den offentliggörs och att ingen obehörig part får tillgång till sådan information. Av ovanstående följer att insiderinformation inte får lämnas ut till analytiker, journalister eller andra vare sig enskilt eller i grupp om den inte samtidigt offentliggörs. →Se Insiderpolicy

INTERN KOMMUNIKATION | Medarbetarna

Syftet med intern information och kommunikation är att få organisationen att aktivt sträva mot Bolagets långsiktiga mål. Intern kommunikation måste vara öppen och kontinuerlig för att Bolagets medarbetare och ledning ska vara välinformerade och kunniga. God kommunikation ökar förmågan att fatta rätt beslut och att arbeta effektivare.

Kanaler

De primära kanalerna för intern kommunikation är möten, intranät, bolagets chattfunktioner, telefon, e-post och hemsidan.

Informerade medarbetare

En informerad medarbetare kan inte låta bli att ta ansvar. Därför arbetar Bolaget för att samtliga medarbetare har den information de behöver, dels  för att öka förståelse för bolaget, dels för att skapa engagemang för att nå våra mål. Bolaget strävar efter att kommunicera beslut och händelser som påverkar medarbetarna samtidigt som de kommuniceras externt, i de fall det är insiderinformation, annars så snart som möjligt. Alla anställda måste säkerställa att  insiderinformation som ännu inte har publicerats inte distribueras inom eller utanför Bolaget. Insiderinformation är konfidentiell information.

EXTERN KOMMUNIKATION | Nyheter, marknadsföring, sociala medier

Syftet med marknadsföring är att stärka bolagets image och öka kännedomen om Bolaget samt dess aktiviteter bland befintliga och nya kunder, partners, medarbetare och andra intressenter.

  • Kommunikationen ska vara långsiktig och i enlighet med bolagets varumärke, vision, affärsidé, strategier, mål och värderingar.
  • Kommunikationen ska stärka förtroendet för bolagets varumärke, dess medarbetare, ledning, produkter och tjänster.

Kanaler

De primära kanalerna är digital marknadsföring, sociala medier, hemsidan, reklamkampanjer, presentationsmaterial och nyhetsmeddelanden (ej pressmeddelanden).

Sociala medier

Sociala medier som LinkedIn, Facebook, Instagram and Twitter är mediekanaler med snabb spridning samtidigt som att de är svåra att kontrollera. För bolagets konton på sociala medier gäller:

  • All kommunikation som postas ska vara godkänd av VD eller CFO
  • Vi undviker att spekulera eller leda opinion
  • Konfidentiell information och insiderinformation får ej postas
  • Ta ansvar och tänk två gånger innan du postar. Information som delas på sociala medier,  kan inte raderas.
  • Kommunikation på sociala medier ska följa Regelverk för informationsgivning

Medierelationer

VD och CFO är ansvariga för att hantera medierelationer. Alla kontakter med media ska godkännas av VD eller CFO. Vid intervjuer och artiklar ska VD eller CFO godkänna citat och, om möjligt, rätta sakinnehåll före publicering av artikel.

Så här gör vi när vi blir kontaktade av en journalist:

  • Informera om att det är VD och CFO som är talespersoner och fråga om du ska be någon av dem ringa upp, anteckna namn, telefon och e-post till journalisten
  • Ta reda på varifrån han eller hon ringer och vilka frågor han eller hon vill ställa
  • Kontakta VD eller CFO och säkerställ att de får kontaktuppgifter och information om när journalisten förväntar sig en kontakt
  • Tänk igenom frågeställningarna och förbered budskap
  • VD eller CFO ringer tillbaka som utlovat på bestämd tid
  • Innan intervjun avslutas, be om att få dina citat för godkännande

Nyhetsmeddelande

Nyhetsmeddelande och marknadsförings-PR ska innehålla rubriken “Nyhetsmeddelande” (ej pressmeddelande) med ansvarig medarbetare och/eller VD som talespersoner. 

Så här gör vi:

Organisationen ansvarar för att producera nyhetsmeddelanden och marknadsföringsaktiviteter.

CFO koordinerar alla informationsaktiviteter och ansvarar för att godkänna nyhetsmeddelanden och aktiviteter (ej insiderinformation). 

CFO är ansvarig för att koordinera med VD och organisationen för att säkerställa att tidpunkten för distribution     inte krockar med pressmeddelande enligt Regelverket för informationsgivning.

EXTERN KOMMUNIKATION | Finansiell information, Insiderinformation och information enligt Regelverk 

Syftet med offentliggörande av insiderinformation och information enligt Regelverk för informationsgivning är att lämna snabb, samtidig, korrekt, relevant och tillförlitlig information till samtliga aktieägare, aktiemarknaden, medierna och andra intressenter. 

  • Informationsgivning ska ske i enlighet med Regelverk för informationsgivning, dvs. information ska alltid först offentliggöras genom pressmeddelande och på hemsidan.

Kanaler

Den primära kanalen är pressmeddelande genom godkänd nyhetstjänst och hemsidan, video-, telefonkonferenser, analytikermöten, investerarträffar, roadshows, kapitalmarknadsdagar och andra utbildningsevent.

Omedelbart offentliggörande | Pressmeddelande (MAR) och regulatorisk information

Insiderinformation ska omedelbart offentliggöras genom pressmeddelande enligt Regelverk för informationsgivning. Regulatorisk 

Pressmeddelande | Insider och finansiell information

För att uppfylla Regelverket för informationsgivning ska alla pressmeddelanden innehålla rubriken Pressmeddelande, samt följande information.

    • Tid och datum för offentliggörandet (genom att detta anges i nedanstående paragraf),
    • Bolagets fullständiga namn,
    • Bolagets hemsida,
    • kontaktperson, tillsammans med ställning i Bolaget och kontaktuppgifter,
    • (För bolag på  First North | Bolagets Certified Adviser samt telefonnummer till denna),
    • en tydlig rubrik som sammanfattar det viktigaste innehållet,
    • en sammanfattande inledning med det viktigaste innehållet, samt
    • den väsentligaste informationen tydligt presenterad i början av meddelandet.

 

  • Pressmeddelandet ska ha följande informationstext ”Denna information är sådan information som BOLAGET org.nr. xxxxxx-xxxx är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den [•] 2020 kl. [•] CET.” 

 

Så  här gör vi

CFO koordinerar alla informationsaktiviteter och ansvarar för att:

  • Hantera och internt distribuera förfrågningar,
  • producera pressmeddelanden,
  • inhämta VD:s eller styrelsens ordförande tillstånd för publicering,
  • distribuera skriftlig information som genomgått intern kvalitetssäkring och godkänts till media,
  • säkerställa att distributionslistor är uppdaterade,
  • publicera pressmeddelanden på hemsidan i direkt anslutning till distribution via nyhetstjänst,
  • övervaka press och rapportera detta internt

CFO är ansvarig för att producera och distribuera information enligt Regelverk för informationsgivning. CFO är ansvarig för att pressmeddelanden som distribueras direkt efter distribution publiceras på bolagets hemsida. CFO är ansvarig för att informera (börsen och/eller) Certified Adviser i enlighet med Regelverk för informationsgivning.

Någon av Bolagets talespersoner bör alltid finnas tillgänglig för att kunna besvara frågor från börsens marknadsövervakning. Detta är särskilt viktigt när pressmeddelanden har offentliggjorts samt när det pågår ännu inte offentliggjorda aktiviteter som är av intresse för kapitalmarknaden.

Uppskjutet offentliggörande av insiderinformation (MAR)

Utgångspunkten är att Bolaget är skyldigt att offentliggöra insiderinformation så snart som möjligt. Under vissa förutsättningar kan dock Bolaget skjuta upp ett sådant offentliggörande. Bolaget får skjuta upp ett omedelbart offentliggörande av insiderinformation endast om alla tre följande villkor är uppfyllda:

  • Ett omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets legitima intressen
  • ett uppskjutande inte vilseleder allmänheten, och
  • Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.

→Se Insiderpolicy

I speciella fall, där information ges som ett normalt led i fullgörande av tjänst, verksamhet eller åläggande och den person som mottar informationen är skyldig att inte röja den kan dock information lämnas ut innan offentliggörandet till sådana personer som aktivt deltar i beslutsprocessen eller till följd av sin yrkesroll tar del i arbetet med att ta fram informationen. Det kan exempelvis avse information till större aktieägare eller tilltänkta aktieägare vid sondering inför planerad nyemission, till rådgivare som Bolaget anlitar för t.ex.arbete med prospekt inför en planerad emission eller annan affär av större omfattning, till tilltänkt budgivare eller målbolag i samband med förhandlingar om uppköpserbjudande, till s.k. ratinginstitut inför kreditvärdering eller till kreditgivare inför viktiga kreditbeslut. →Se Insiderpolicy

Affärsmedia, analytikerkontakter och investerarrelationer

Arbete med investerarrelationer och kapitalmarknadsaktörer ska präglas av att ge bra service, utbilda och informera investerare, analytiker, sparare och affärsmedia om Bolaget. Syftet är att skapa förutsättningar för en korrekt och rättvis värdering av Bolagets aktie och därmed säkerställa fortsatta finansieringsmöjligheter via aktiemarknaden samt minimera risken för ryktesspridning och spekulationer. Relationer med affärsmedia och investerare hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO. 

Om bolagets ombeds kommentera ett utkast till analys så ska kommentarer lämnas för att rätta till sakfel avseende redan offentliggjord information. Den finansiella modellen ska inte kommenteras eller rättas till. Det går bra att prata i generella termer och om faktorer som påverkar marknaden.

ANDRA SKYLDIGHETER ATT OFFENTLIGGÖRA INFORMATION | REGELVERKET

Finansiella rapporter/redogörelser

Bolaget ska upprätta och offentliggöra finansiella rapporter/redogörelser i enlighet med gällande lagstiftning och relevanta redovisningsstandarder. Bokslutskommuniké och delårsrapporter ska offentliggöras senast inom två månader från utgången av rapport/redogörelseperioden. Av delårsrapport/redogörelse ska framgå om Bolagets revisor genomfört en översiktlig granskning eller ej.

Revisionsberättelse

Revisionsberättelsen utgör en del av årsredovisningen. En oren revisionsberättelse eller en revisionsberättelse som inte har ett standardinnehåll ska offentliggöras.

Prognoser och framåtblickande uttalanden

Bolaget lämnar inga prognoser eller annan framtidsinriktad information.

Bolagsstämma

Kallelse till bolagsstämma ska offentliggöras. Bolaget ska offentliggöra information om beslut fattade av bolagsstämman, om inte ett beslut är av mindre betydelse.

Emissioner av finansiella instrument

Bolaget ska offentliggöra förslag och beslut som innebär att Bolagets aktiekapital eller antal aktier eller andra aktierelaterade finansiella instrument ändras, om inte förslaget eller beslutet saknar betydelse. Förutsättningarna och villkoren för emissionen ska offentliggöras liksom även utfallet av emissionen.

Förändringar av styrelse, ledning och revisorer

Förslag och förändringar beträffande Bolagets styrelse och högsta ledning ska offentliggöras.

Aktierelaterade incitamentsprogram

Bolaget ska offentliggöra alla beslut att införa aktierelaterade incitamentsprogram.

Transaktioner med närstående

Beslut om transaktion mellan Bolaget och en närstående ska offentliggöras om inte transaktionen utgör en del av Bolaget  normala verksamhet eller är av mindre betydelse för de inblandade parterna. 

Genomgripande förändringar i Bolagets verksamhet

Om Bolaget genomgår genomgripande förändring eller förändrar sin verksamhet på annat sätt i en sådan omfattning att Bolaget framstår som ett nytt företag, ska Bolaget offentliggöra information om förändringen och dess konsekvenser. Informationen ska motsvara de informationskrav som är tillämpliga vid upprättande av prospekt.

Beslut om notering

Bolaget ska offentliggöra när Bolaget ansöker om att få sina finansiella instrument upptagna till handel på börsen för första gången samt om Bolaget ansöker om sekundärnotering på en annan marknadsplats. Bolaget ska även offentliggöra varje beslut som innebär att Bolaget ansöker om avnotering från börsen eller annan marknadsplats. Bolaget ska även offentliggöra utfallet av en sådan ansökan.

Offentliggörande av information som anses nödvändig för att kunna tillhandahålla en rättvis och välordnad handel

Om börsen anser att särskilda omständigheter orsakar väsentlig osäkerhet gällande Bolaget eller de handlade finansiella instrumenten kan börsen ålägga Bolaget att offentliggöra den ytterligare information som börsen anser är nödvändig för att kunna tillhandahålla rättvis och välordnad handel i Bolagets finansiella instrument. Börsen kan ålägga Bolaget att offentliggöra ytterligare information oavsett om viss information utgör insiderinformation eller inte.

Bolagets kalender

Bolaget ska upprätta en kalender med uppgifter om datum då Bolaget förväntas offentliggöra bokslutskommuniké, delårsrapporter samt datum för årsstämman. Bolaget ska vidare lämna uppgift om vilken vecka årsredovisningen avses publiceras. Bolagets kalender ska publiceras innan det finansiella årets början. Om ett offentliggörande inte kan göras på den förutbestämda dagen ska Bolaget publicera uppgifter om det nya datumet. Om möjligt ska det nya datumet publiceras minst en vecka innan det ursprungliga datumet. Bolaget bör också om möjligt försöka att specificera vilken tid på dagen som rapporterna kommer att offentliggöras. Publicering av Bolagets kalender sker normalt på hemsidan.

Ändringar och korrigeringar av tidigare offentliggjord information: Regelverket

När Bolaget offentliggör väsentliga förändringar av tidigare offentliggjord information ska ändringsmeddelandet lämnas genom samma distributionskanaler som den tidigare informationen. Korrigeringar av fel i information som offentliggjorts av Bolaget ska offentliggöras så snart som möjligt om inte felet är oväsentligt. När det gäller ändringar av information i en finansiell rapport, är det normalt inte nödvändigt att skicka ut hela rapporten en gång till, utan det räcker med att endast kommentera ändringen. Ändringsmeddelandet ska även i detta fall gå ut i samma distributionskanaler som den tidigare finansiella rapporten.

Tyst period

Bolaget ska iaktta en tyst period som börjar 30 dagar innan publicering av finansiella rapporter.  Under denna period måste Bolagets talespersoner avstå från att besvara frågor eller kommentera det finansiella resultatet.

Bolagsstyrning

Bolaget tillämpar svensk kod för bolagsstyrning. Hemsidan ska också innehålla en avdelning för bolagsstyrning, som innehåller information om VD och företagsledning, styrelse, styrelsearbetet, kommittéer, revisorer, belöningssystem, bolagsordning osv.

Hemsidan

Bolaget ska ha en egen hemsida där all offentliggjord information ska finnas tillgänglig under minst fem år. Finansiella rapporter ska dock finnas tillgängliga på hemsidan under minst tio år efter offentliggörandet. Den offentliggjorda informationen ska göras tillgänglig på hemsidan så snart som möjligt efter offentliggörandet. Hemsidan ska också innehålla en avdelning för bolagsstyrning.

Bolaget använder en tredjepartsleverantör för nyheter, distribution och arkivering. CFO ansvarar för att säkerställa att hemsidan innehåll uppfyller kraven i Regelverk för informationsgivning. CFO ansvarar även för att hemsidan uppdateras i enlighet med kraven i Regelverk för informationsgivning. Publicering av pressmeddelanden och delårsrapporter på hemsidan hanteras av CFO, eller av en person som den har utsett, som ansvarar för att koordinera uppladdningarna med det externa företag som Bolaget anlitat.

KRISHANTERING

En kris är en händelse som utgör ett hot för Bolaget och varumärket – som riskerar verksamheten och stör de normala processerna. Genom att se till att alla är väl förberedda och kontinuerligt identifierar potentiella kriser kan Bolaget minska risken att drabbas av skadliga effekter till följd av en kris.

Alla typer av skada i form av negativ publicitet och minskat förtroende i både interna och externa relationer måste minimeras genom lämplig hantering av medierelationer och effektiv kommunikation.

Ansvar och talespersoner

VD har det övergripande ansvaret för Bolagets kriskommunikation. I en krissituation bildas en krisgrupp. VD leder krisgruppen. Krisgruppen består av en talesperson (VD) och en person som ansvarar för alla fakta. Beroende på typ av problem kan olika delar av organisationen involveras. Styrelsen kan ta på sig krisgruppens ansvarsområden och arbete i allvarliga fall.

Kanaler

De huvudsakliga externa kanalerna är pressmeddelanden och hemsidan.

Rutiner vid förfrågningar från media

Anställda ska hänvisa alla medieförfrågningar till VD eller CFO och inte göra uttalanden externt.

Så här gör vi om vi får informationsläckage

VD eller CFO ska omedelbart kontaktas om information har läckt ut från bolaget eller om insiderinformation misstänks kan ha läckt ut. CFO är ansvarig för att offentliggörande av information som har läckt ut. VD eller CFO ska omedelbart kontakta börsen om insiderinformation har läckt ut. 

Råd för krishantering: VD och CFO

  • Var tillgänglig.
  • Undvik inte kritik genom att inte svara på frågor från media eller kunder. Det gör bara saker och ting värre, eftersom det lämnar fältet fritt för tidigare anställda, intressegrupper, fackföreningar och andra att delge sin eventuellt negativa bild av organisationen, produkten eller vad det är omvärlden har reagerat på.
  • Kritik måste tas på allvar, även om kritiken internt uppfattas som liten och obetydlig. Ställ testfrågor som ”Ligger det något i kritiken?”, ”Ska vi ändra våra arbetsmetoder, rutiner eller produkter?”.
  • Visa medkänsla.
  • Om en kund, anställd eller någon annan har känt sig illa behandlad och vänt sig till media för att vädra sitt missnöje är det bättre att söka dialog än konfrontation

ETT URVAL AV REGELVERK FÖR INFORMATIONSGIVNING 

Börsregelverk och liknande

  • Spotlight Stock market
  • Nasdaq Stockholm
  • Nasdaq First North Premier
  • NGM Equity
  • NGM Growth Market
  • Svensk kod för bolagsstyrning

 

EUs marknadsmissbruksförordning

Europaparlamentets och rådets förordning (596/2014/EU) om marknadsmissbruk, inkluderande kompletterande rättsakter och handledning från European Securities  and Market Authority.

 

Svensk lag

Gäller reglerade marknadsplatser som Nasdaq Stockholm och NGM Equity.

Lagen (1991:980 om handel med finansiella instrument.

Lagen 2007:528) om värdepappersmarknaden

©ROPA management AB | 2020 uppdaterad maj 2020