Valberedningens arbete, dokumentation och förslag [112]

VALBEREDNINGEN | Agenda, dokumentation och förslag till årsstämman [112]


AUDIO | VIDEO

Här går vi igenom vad man gör i en valberedning, hur ser agendan ut, dokumentation och förslag till årsstämman. Här hittar du hela verktygslådan för valberedningens arbete. Det är vanligtvis styrelsens ordförande som adjungeras till valberedningen och som åker på arbetet med administrationen.

Relaterade avsnitt

  • Valberedning utsedd guidance och PR [30]
  • Valberedningens förslag till årsstämman Guidance och PR [33]




Exempel instruktion valberedning på svenska och engelska, text för att kopiera nedan samt dokumentation valberedningens motiverade yttrande.


SWE

Instruktion valberedningen

Valberedningens sammansättning

Valberedningen ska bestå av tre ägarrepresentanter representerade av de röstmässigt största aktieägarna eller ägargrupperna i Bolaget enligt aktieboken från Euroclear Sweden AB per den 30 september. Utöver dessa tre ledamöter kan styrelsens ordförande vara adjungerad ledamot i valberedningen.  I enlighet med svensk kod för bolagsstyrning ska en valberedningsledamot ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida en intressekonflikt eller andra omständigheter föreligger, som gör det olämpligt att medverka i valberedningen. 

 

Process för att utse valberedning

Styrelseordföranden ska kontakta de tre största aktieägarna eller ägargrupperna och begära att dessa utser varsin representant. Valberedningens ledamöter ska offentliggöras på Bolagets webbplats senast sex månader före årsstämman. Om någon av de tre största aktieägarna eller ägargrupperna avstår från att utse en ägarrepresentant eller om en ägarrepresentant avgår innan uppdraget har fullgjorts utan att den aktieägare eller ägargrupp som utsett valberedningsledamot utser en ny representant, ska styrelsens ordförande uppmana nästa aktieägare eller ägargrupp i storleksordningen (det vill säga den fjärde största aktieägaren eller ägargruppen) att inom en vecka utse en ägarrepresentant. Denna process fortgår till dess att valberedningen består av tre ägarrepresentanter. Vid ägarförändringar i Bolaget som påverkar sammansättningen av de tre största aktieägarna eller ägargrupperna, får den av de tre största aktieägarna eller ägargrupperna som inte har någon ägarrepresentant i valberedningen kontakta valberedningens ordförande med önskemål om att utse ledamot. Valberedningens ordförande ska då informera övriga ledamöter om önskemålet. Om ägarförändringen inte är oväsentlig bör ledamot utsedd av aktieägare eller ägargrupp som inte längre tillhör de tre största ställa sin plats till förfogande och den nye aktieägaren eller ägargruppen tillåtas utse en ledamot. 

 

Krav på valberedningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning

Valberedningen ska uppfylla de krav på sammansättning som uppställs i Svensk kod för bolagsstyrning innebärande att valberedningen ska ha minst tre ledamöter, varav en ska utses till ordförande. Majoriteten av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Styrelseordförande eller annan styrelseledamot ska inte vara valberedningens ordförande. Om mer än en styrelseledamot ingår i valberedningen får högst en av dem vara beroende i förhållande till bolagets större aktieägare.

 

Ordförande i valberedning, mandattid och intresse

Valberedningen ska inom sig utse valberedningens ordförande. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot får inte vara valberedningens ordförande. Mandatperioden för den utsedda valberedningen löper intill dess att ny valberedning utsetts. Valberedningen ska tillvarata Bolagets samtliga aktieägares intresse i frågor som faller inom ramen för valberedningens uppgifter i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning. 

 

Valberedningens förslag

Utan att begränsa vad som tidigare sagts, ska valberedningen lämna förslag till ordförande vid årsstämman, val av ordförande och övriga ledamöter i Bolagets styrelse, styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter samt principerna för eventuell ersättning för utskottsarbete, val och arvodering av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall) samt beslut om principer för utseende av ny valberedning. Arvode ska ej utgå till valberedningens ledamöter. Valberedningen ska ha rätt att belasta Bolaget med kostnader för exempelvis rekryteringskonsulter eller andra kostnader som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Ovanstående principer för hur valberedning utses och instruktion för dess arbete ska gälla till dess bolagsstämma beslutar om att ändra desamma.


Instruction to the Nomination Committee

The composition of the Nomination Committee

Nomination committee shall consist of three owner representatives represented by the largest shareholders or groups of owners in the Company in accordance with the share register from Euroclear Sweden AB as of 30 September. In addition to these three members, the Chairman of the Board may be a co-opted member of the Nomination Committee. In accordance with the Swedish Code of Corporate Governance, a member of the Nomination Committee must carefully consider before the assignment is accepted whether there is a conflict of interest or other circumstances that make it inappropriate to participate in the Nomination Committee. 

 

Process for appointing the Nomination Committee 

The Chairman of the Board shall contact the three largest shareholders or groups of owners and request that they each appoint a representative. The members of the Nomination Committee shall be published on the Company’s website no later than six months before the Annual General Meeting. If any of the three largest shareholders or groups of owners refrains from appointing an owner representative or if an owner representative resigns before the assignment has been completed without the shareholder or owner group appointing a nomination committee member, the chairman of the board shall request the next shareholder or group of owners. ie the fourth largest shareholder or group of owners) to appoint an owner representative within a week. This process continues until the Nomination Committee consists of three owner representatives. In the event of changes in ownership in the Company that affect the composition of the three largest shareholders or ownership groups, the one of the three largest shareholders or ownership groups that does not have an owner representative on the Nomination Committee may contact the Nomination Committee’s chairman with a request to appoint a member. The Chairman of the Nomination Committee shall then inform the other members of the request. If the change of ownership is not insignificant, a member appointed by shareholders or a group of owners who no longer belong to the three largest companies should make their place available and the new shareholder or group of owners should be allowed to appoint a member. 

 

Requirements on the Nomination Committee in accordance with the Swedish Code of Corporate Governance The

Nomination Committee shall meet the composition requirements set out in the Swedish Code of Corporate Governance, meaning that the Nomination Committee shall have at least three members, one of whom shall be appointed chairman. The majority of the members of the Nomination Committee shall be independent in relation to the company and the company management. The Chairman of the Board or another Board member shall not be the Chairman of the Nomination Committee. If more than one board member is included in the nomination committee, no more than one of them may be dependent in relation to the company’s major shareholders.

 

The Chairman of the Nomination Committee, term of office and interest 

The Nomination Committee shall appoint the Chairman of the Nomination Committee from among its members. The Chairman of the Board or another Board member may not be the Chairman of the Nomination Committee. The term of office of the appointed Nomination Committee runs until a new Nomination Committee has been appointed. The Nomination Committee shall safeguard the interests of all the Company’s shareholders in matters that fall within the scope of the Nomination Committee’s tasks in accordance with the Swedish Code of Corporate Governance. 

 

The Nomination Committee’s proposal

Without limiting what has been said previously, the Nomination Committee shall submit proposals to the Chairman at the Annual General Meeting, election of Chairman and other members of the Company’s Board, board fees divided between Chairman and other members and the principles for possible remuneration for committee work, election and remuneration of auditors and deputy auditor (if applicable) and decision on principles for the appointment of a new nomination committee. Fees shall not be paid to the members of the Nomination Committee. The Nomination Committee shall have the right to charge the Company with costs for, for example, recruitment consultants or other costs required for the Nomination Committee to be able to fulfill its assignment. The above principles for how the Nomination Committee is appointed and instructions for its work shall apply until its Annual General Meeting decides to change them.


Valberedningens motiverade yttrande till årsstämman


Valberedningens yttrande text för kopiering på SWE och ENG

Valberedningens förslag och motivering inför årsstämman 202X i BOLAGET AB

Valberedningens arbete

Baserat på den instruktion för valberedningen som beslutades på årsstämman 20xx består valberedningen inför årsstämman 202X av:

  • Förnamn, Efternamn, utsedd av (ordförande) 
  • Förnamn, Efternamn, utsedd av
  • Förnamn, Efternamn, utsedd av
  • Förnamn, Efternamn, styrelsens ordförande

Valberedningen har arbetat efter svensk kod för bolagsstyrning och den instruktion för valberedningen i BOLAGET som fastställdes på årsstämman 20xx. Valberedningens uppgift är att lämna förslag till årsstämman avseende val av styrelseledamöter och ordförande i styrelsen samt val av revisorer. Valberedningens uppgift är också att lämna förslag till ordförande vid årsstämman samt förslag till styrelse-, utskotts- och revisionsarvoden. Vidare har valberedningen att ta ställning till eventuell förändring av nu gällande instruktion för valberedningen i BOLAGET.

Enligt bolagsordningen för BOLAGET ska styrelsen bestå av lägst X och högst Y ledamöter. Styrelsen bestod under året av Z ledamöter. Enligt bolagsordningen ska årsstämman välja en revisor.  REVISIONSFÖRETAG med utsedd ansvarig revisor FÖRNAMN EFTERNAMN utsågs av föregående årsstämma. 

Under valberedningens arbete har styrelseledamöterna FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN meddelat att de står till förfogande för omval. FÖRNAMN EFTERNAMN har avböjt omval.  Valberedningen har sammanträtt vid X tillfällen och därutöver har ledamöterna haft löpande avstämningar. Valberedningen har för sitt arbete fått ta del av styrelseutvärdering och utvärdering av bolagets VD. Utvärderingarna visar att styrelsearbetet fungerar väl och att styrelsemedlemmarna anser att styrelsens sammansättning ÄR TILLFREDSSTÄLLANDE/MED FÖRDEL KAN UTÖKAS MED KOMPETENS INOM/MED FÖRDEL KAN KOMPLETTERAS MED KOMPETENS INOM.  Valberedningen har vidare tagit del av styrelseordförandens redogörelse för hur styrelsearbetet fungerar avseende strategisk planering, riskhantering, intern kontroll och styrning. Valberedningen gör bedömningen att det skulle gagna BOLAGET BIBEHÅLLA DEN VÄL FUNGERANDE STYRELSEN/ ATT UTÖKA STYRELSEN MED FÖRNAMN EFTERNAMN MED KOMPETENS INOM.

Valberedningens lämnar följande förslag

Ordförande vid årsstämman

Valberedningen föreslår att STYRELSENS ORDFÖRANDE/ADVOKAT utses till ordförande vid årsstämman.

Val av styrelseledamöter och styrelseordförande

Antalet styrelseledamöter föreslås vara OFÖRÄNDRAT/ÖKA/MINSKA, dvs X. Inga suppleanter utses. Valberedningen föreslår omval av FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN samt NYVAL AV FÖRNAMN EFTERNAMN. Till styrelseordförande föreslås FÖRNAMN EFTERNAMN. Samtliga föreslagna ledamöter har bekräftat att de står till förfogande. Det är valberedningens uppfattning att de föreslagna ledamöternas erfarenheter passar mycket väl för den utvecklingsfas som BOLAGET befinner sig i. Det är valberedningens uppfattning att den föreslagna styrelsen har en ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund och med en bra könsfördelning. Valberedningen anser att de föreslagna ledamöterna bör kunna fungera som ett bra team och att de kompetensmässigt kompletterar varandra. Den föreslagna styrelsen bör ha goda förutsättningar att leda bolaget och realisera dess långsiktiga affärsplan.  Valberedningen har också gjort bedömningen att föreslagna ledamöter har tillräckligt med tid och engagemang samt bedömt styrelseledamöternas oberoende. Det är valberedningens uppfattning att dess förslag till styrelsesammansättning uppfyller kraven på oberoende vid tillämpning av svensk kod för bolagsstyrning. 

Information om föreslagna styrelseledamöter

  • FÖRNAMN, EFTERNAMN, ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE
  • FÖRNAMN, EFTERNAMN, ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE
  • FÖRNAMN, EFTERNAMN,  ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE
  • FÖRNAMN, EFTERNAMN,  ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE

Mer information om föreslagna styrelseledamöter finns på bolagets hemsida www.bolaget.se.

Val av revisor

I enlighet med STYRELSENS/REVISIONSUTSKOTTETS rekommendation föreslår valberedningen omval av det registrerade revisionsbolaget REVISIONSBOLAGET. REVISIONSBOLAGET har meddelat att de kommer att utse den auktoriserade revisorn FÖRNAMN EFTERNAMN som huvudansvarig för revisionen.

Arvoden

Valberedningen föreslår att arvode till styrelseledamöter ska utgå med följande belopp: XXX XXX kronor till styrelsens ordförande, XXX XXX kronor vardera till övriga ledamöter. För arbete i revisionsutskottet föreslås XX XXX kronor till ordförande och XX XXX till övriga ledamöter. För arbetet i ersättningsutskottet föreslås XX XXX till ordförande och XX XXX till övriga ledamöter. Alt. För arbete i eventuella styrelseutskott föreslås ingen särskild ersättning.  

Valberedningens förslag innebär OFÖRÄNDRADE/EN HÖJNING/EN SÄNKNING av arvoden. Valberedningen har jämfört arvoden med ledamöter i bolag av liknande storlek och med liknande inriktning och kan konstatera att föreslagna arvoden är marknadsmässiga. Revisionsarvode föreslås utgå enligt godkända fakturor. 

Instruktion till valberedningen inför årsstämman 202X

Valberedningen föreslår oförändrad instruktion för valberedningen. Valberedningsinstruktionen finns på bolagets hemsida www.bolaget.se.

 

Ort månad 202X

Valberedningen i BOLAGET AB (publ)


The Nomination Committee’s motivated  proposal for the AGM 202X in  Company AB

The Nomination Committee’s work

Based on the instruction for the Nomination Committee resolved by the Annual General Meeting 20xx consists nomination committee 202X by:

  • First Name, Last Name, appointed by (Chairman) 
  • First Name, Last Name, appointed by
  • First Name, Last Name, appointed by
  • First Name, Last Name, Chairman of the Board TheCommittee

The Nomination Committee has worked in accordance with the Swedish Code of Corporate Governance and the instructions for the Nomination Committee in the COMPANY that were adopted at the Annual General Meeting 20xx. The Nomination Committee’s task is to submit proposals to the Annual General Meeting regarding the election of Board members and the Chairman of the Board, as well as the election of auditors. The Nomination Committee’s task is also to submit proposals to the Chairman of the Annual General Meeting as well as proposals for Board, committee and audit fees. Furthermore, the Nomination Committee has to take a position on any change in the current instructions for the Nomination Committee in the COMPANY.

According to the Articles of Association of the COMPANY , the board shall consist of a minimum of X and a maximum Y members. During the year, the Board consisted of Z members. According to the Articles of Association, the Annual General Meeting shall elect an auditor.  AUDIT COMPANY with appointed auditor first name FIRST NAME was appointed by the previous Annual General Meeting. 

During the Nomination Committee’s work, the Board members have FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME announced that they are available for re-election. FIRST NAME SURNAME has declined re-election. The Nomination Committee has met on X occasions and in addition, the members have had ongoing reconciliations. For its work, the Nomination Committee has had to take part in board evaluations and evaluations of the company’s CEO. The evaluations show that the board work works well and that the board members believe that the composition of the board IS SATISFACTORY / WITH ADVANTAGE CAN BE INCREASED WITH COMPETENCE IN / WITH ADVANTAGE CAN BE COMPLEMENTED WITH COMPETENCE IN.  The Nomination Committee has also taken note of the Chairman of the Board’s report on how the Board’s work works with regard to strategic planning, risk management, internal control and governance. The Nomination Committee makes the assessment that it would benefit the COMPANY TO MAINTAIN THE WELL-FUNCTIONING BOARD / TO EXTEND THE BOARD WITH FIRST NAME SURNAME WITH COMPETENCE IN.

The Nomination Committee submits the following proposal

Chairman of the Annual General Meeting The

Nomination Committee proposes that the CHAIRMAN / LAWYER OF THE BOARD be appointed Chairman of the Annual General Meeting.

Selection of Directors and Board

number of board proposed unchanged/ R / L, i.e.X.No deputies are appointed. The Nomination Committee proposes re-election of FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME and NEW ELECTION OF FIRST NAME SURNAME. The FIRST NAME SURNAME is proposed as Chairman of the Board. All proposed members have confirmed that they are available. It is the Nomination Committee’s opinion that the proposed members’ experiences are very well suited to the development phase in which the COMPANY is in. It is the Nomination Committee’s opinion that the proposed Board has an appropriate composition, characterized by diversity and breadth in terms of competence, experience and background . The Nomination Committee believes that the proposed members should be able to function as a good team and that they complement each other in terms of competence. The proposed board should have good conditions to lead the company and realize its long-term business plan. The Nomination Committee has also made the assessment that the proposed members have sufficient time and commitment and has assessed the independence of the Board members. It is the Nomination Committee’s opinion that its proposal for the composition of the Board meets the requirements for independence in the application of the Swedish Code of Corporate Governance. 

Information about the proposed board

  • name, surname, experience and competence, independence / dependence in relation to the Company and management, independent in relation to major shareholders
  • name, surname, experience and competence, independence / dependence in relation to the company and management, independent in relation to MAJOR SHAREHOLDERS
  • FIRST NAME, LAST NAME, experience and competence, independence / dependence of the company and management, independent of the major shareholders
  • FIRST NAME, LAST NAME, experience and competence, independence / dependence of the company and management, independent of the major shareholders

More information about proposed board members can be found on the company’s website www.bolaget.se.

Election of auditor

In accordance with the recommendation of the BOARD / AUDIT COMMITTEE , the Nomination Committee proposes re-election of the registered auditing company REVISIONSBOLAGET. THE AUDIT COMPANY has announced that they will appoint the authorized accountant publicFIRST NAME SURNAME as the main person responsible for the audit.

Remuneration

Nomination Committee proposes that fees to Board members be paid in the following amounts:XXX XXX SEKto the Chairman of the Board, XXX XXX SEKeach to other members. For work in the audit committee,is proposed XX XXX SEKfor the chairman and XX XXX for the other members. For work in the Remuneration Committee proposed XX XXX Chairman and XX XXX to the other members. Alt. No special remuneration is proposed for work in any board committees.  

The Nomination Committee’s proposal entailsUNCHANGED / AN INCREASE / A REDUCTION of fees. The Nomination Committee has compared fees with members of companies of similar size and with a similar focus and can state that the proposed fees are market-based. Audit fees are proposed to be paid according to approved invoices. 

Instructions to the Nomination Committee prior to the 202X Annual General Meeting The Nomination Committee

proposes unchanged instructions for the Nomination Committee. The Nomination Committee’s instructions are available on the company’s website www.bolaget.se. 

Place month 202X The

Nomination Committee of BOLAGET AB (publ)


ir, investerar relationer


Finansiella rapporter | Vad vill analytikerna läsa? [110]

FINANSIELL RAPPORT | Vad vill analytikerna se?


ADUIO | VIDEO

Här går vi igenom vad som är bra att kommentera och förklara i finansiella rapporter för att hjälpa analytikerna/investerarna att göra ett bra jobb.





ir, investerar relationer


Riktlinjer för ersättningsutskottet [103]

Riktlinjer för ersättningsutskottet | Bolagsstyrning [103]


AUDIO | VIDEO

Vi går igenom riktlinjer för ersättningsutskottet och agenda. Du hittar mallar på ENG och SWE här nedanför.





Arbetsordning för ersättningsutskottet

Styrelsen kan besluta att ersättningsutskottets uppgifter ska fullgöras

av styrelsen i sin helhet eller utse en ersättningsutskott. Ersättningsutskottet

ska, i tillämpliga fall, uppfylla de krav som anges i svensk aktiebolagslag och

svensk kod för bolagsstyrning. 

Syfte

Syftet med ersättningsutskottet är att säkerställa att ersättningar och andra

anställningsvillkor för styrelseledamöter och ledande befattningshavare utformas

i syfte att säkerställa att bolaget har tillgång till den kompetens som krävs och till en kostnad som

är anpassad för bolaget samt att ersättningarna påverkar bolagets verksamhet i rätt riktning. 

Uppgifter

Ersättningsutskottet ska utarbeta rekommendationer och förslag till

styrelsen för beslut i frågor som rör:

  • att förbereda beslut och ge rekommendationer om riktlinjer för ersättning,

ersättning och andra anställningsvillkor för företagsledningen,

  • att övervaka och utvärdera tillämpningen av riktlinjerna för ersättning till styrelse och ledning, samt gällande ersättningsstrukturer och nivåer i bolaget,
  • att övervaka och utvärdera program för rörliga ersättningar både pågående och de som har slutat under året för ledande befattningshavare,
  • att förbereda ersättningsrapporten.

Möten

Styrelsens ordförande kan vara ordförande i ersättningsutskottet. Hela styrelsen får utföra

ersättningsutskottets uppgifter, förutsatt att ingen styrelseledamot som också är ledamot i den

verkställande ledningen deltar i detta arbete. Om ersättningsutskottet eller styrelsen anlitar

en extern konsult, bör det för att säkerställas att det inte finns någon intressekonflikt avseende

andra uppdrag som denna konsult kan ha för företaget eller dess ledning.

Ersättningsutskottet eller styrelse, i förekommande fall,  är beslutsför om en majoritet av

ledamöterna är närvarande. Ordföranden har rösträtt om omröstningen är lika.

Planering och agenda

Ersättningsutskottet eller styrelsen ska sammanträda minst två gånger per år.

Nov / dec Förberedelse inför årsstämman, granskning av riktlinjer för ersättningar,

ersättningsrapport, om det är aktuellt,  förslag aktiebaserade incitamentsprogram, prel. utfall rörlig ersättning baserad på resultat

Jan / feb Utvärdering av ersättningsstruktur, riktlinjer ersättningar, program för

rörlig ersättning, slutförande av ersättningsrapport och förslag till årsstämman 

Protokoll

Ersättningsutskottet eller styrelsen ska föra protokoll vid vart och ett av dess möten. I

protokollet ska beslut om rekommendationer antecknas. Protokollet ska undertecknas av

protokollets innehavare och godkännas av ordföranden och en medlem i utskottet. I det fall hela

styrelsen agerar ersättningsutskott bör ersättningsutskottets agendapunkter samlas under rubrik

ersättningsutskott i protokollet. 

Dokumentation

Ordföranden i ersättningsutskottet eller styrelsen, i tillämpliga fall, ska se till

att varje ledamot får ett skriftligt meddelande via säker kommunikation eller via en styrelseportal,

för kallelse till varje möte, senast en vecka före mötet. Om det är motiverat av

särskilda skäl är, ska det vara tillräckligt att en medlem får ett sådant meddelande vid en senare

tidpunkt, dock senast 48 timmar före mötet. En uppsägningstid som är kortare än 48 timmar är 

utom i nödfall, endast tillåten om alla medlemmar godkänner detta. Meddelandet ska ange

tid och plats för mötet och innehålla en föreslagen agenda. Relevant material som hänför sig till

separata punkter på agendan ska distribueras senast fyra till sju dagar före

mötet via säker kommunikation eller styrelseportal.

Rekommendationer och rapporter till styrelsen

Beslut från ersättningsutskottet ska rapporteras till styrelsen vid

nästa styrelsemöte. Protokollet från möten ska tillhandahållas styrelsen

via styrelseportal eller säker kommunikation.


Rules of Procedure for Remuneration Committee

The board of directors may resolve that the tasks of the remuneration committee shall be fulfilled

by the board of directors in its entirety or appoint a remuneration committee. The remuneration

committee shall, as applicable, fulfil the requirements set forth in the Swedish Company Act and

the Swedish Corporate Governance Code 

Purpose

The purpose of the remuneration committee is secure that remuneration and other terms

of employment of members of the board and the executive management are to be designed with

the aim of ensuring that the Company has access to the competence required at a cost

appropriate to the company, and that they have the intended effects on the Company’s operations. 

Tasks

The remuneration committee shall prepare recommendations and  proposals for resolutions by

the board regarding matters related to:

  • prepare decisions and give recommendations on the principles for remuneration,

remuneration and other  terms of employment for the executive management,

  • monitor and evaluate the application of the guidelines for remuneration of the board and executive management, as well as the current remuneration structures and levels in the company,
  • monitor and evaluate programmes for variable remuneration both ongoing and those that have ended during the year for the executive management,
  • prepare the remuneration report,

Meetings

The chair of the board may chair the remuneration committee. The entire board may perform the

remuneration committee’s tasks, on condition that no board member who is also a member of the

executive management participates in this work. If the remuneration committee or the board uses

the services of an external consultant, it is to ensure that there is no conflict of interest regarding

other assignments this consultant may have for the company or its executive management.  The

remuneration committee or the board, as applicable, forms quorum if a majority of the members

is present. The Chairperson has a casting vote if the vote is tied.

Planning and agenda

The remuneration committee or the board, shall convene at least two times per year.

Nov/Dec Preparation for the AGM, review remuneration guidelines, remuneration report, if

applicable proposals share-based incentive programs, prel. outcome variable remuneration based on performance

Jan/Feb Evaluation of the remuneration structure, remuneration guidelines, programmes for

variable remuneration, finalizing remuneration report and proposals to the AGM 

 

Minutes

The remuneration committee or the board shall keep minutes at each of its meetings. In the

minutes, resolutions shall be recorded. The minutes shall be signed by the keeper of the minutes

and approved by the chairman and one committee member.

Documentation

The chairman of the remuneration committee or the board of directors, as applicable, shall ensure

that each member receives a written notice, through secure communication or through a board

portal, convening each meeting, no later than one week before the meeting. If warranted by

special reasons, it shall be sufficient that a member receives such notice at a later time, however

not later than 48 hours prior to the meeting. A notice period shorter than 48 hours is, except in

case of emergency, permissible only if all members consent thereto. The notice shall indicate the

time and venue for the meeting and contain a proposed agenda. Relevant material relating to

separate items on the agenda shall be distributed no later than four to seven days prior to the

meeting through a board administration web portal.

Recommendations and reports to the board

Decisions made by the remuneration committee are to be reported to the board of directors at the

next board meeting. The minutes of the meetings shall be provided to the board of directors

through a board portal.



PR MALL uppdatering av finansiell kalender [107]

INFORMATION | PR mall uppdatering finansiell kalender


AUDIO | VIDEO

Ibland behöver bolag uppdatera sin finansiella kalender och ändra rapportdag. Här kommer en PR-mall för information om uppdaterad finansiell kalender. I det här exemplet ändrar bolaget rapportdag för kvartal 2 och 3 samt lägger till ett nytt datum för kv 1 2022. Pressmeddelandet är regulatorisk enligt marknadsplatsernas regelverk  (oftast ej MAR se avsnitt om MAR).



Text att kopiera och lägga in din dokumentmall finns nedan.


SVENSKA

PRESSMEDDELANDE 

DATUM

BOLAGET uppdaterar finansiell kalender för 2021/2022

Bolaget AB (publ), [en rad om bolaget], uppdaterar den finansiella kalendern för 2021 och meddelar datum för första kvartalets delårsrapport 2022:

  • Nytt datum xx augusti 2021 – Delårsrapport kv2 och första sex månaderna 2021 
  • Nytt datum xx oktober/november 2021 – Delårsrapport kv 3 och nio månader 2021
  • xx februari 2022 – Bokslutskommuniké och kv4 2021
  • xx april/maj 2022 – Delårsrapport kv 1 2022

För mer information vänligen kontakta:

ENGLISH

PRESS RELEASE

DATE

COMPANY updates financial calendar for 2021/2022

COMPANY AB (publ), [one liner about the company], updates the financial calendar for 2021 and announces reporting date for Q1 2022.

  • New date xx August 2021 – Interim Report Q2 and first six months 2021
  • New date xx Oct/Nov 2021 – Interim Report Q3 and nine months 2021
  • xx February 2022 – Year-End Report and Q4 2021
  • New date xx April/May 2022 – Interim Report Q1 2022

For more information, please contact:

 

©ROPA & BOARDA AB 2021



Revisionsutskott [102]

Revisionsutskott


AUDIO | VIDEO

I enlighet med aktiebolagslagen och svensk kod för bolagsstyrning kan noterade bolag välja att inrätt utskott för revision eller låta hela styrelsen utgöra revisionsutskottet. Här går vi igenom en en instruktion för revisionsutskottet med dokumentation på svenska och engelska. Denna instruktion hänger såklart ihop med riktlinjerna för styrelsens arbete.






Arbetsordning för revisionsutskottet

Styrelsen får besluta att revisionsutskottets uppgifter ska fullgöras av

styrelsen i sin helhet eller utse ett revisionsutskott. Revisionsutskottet eller styrelsen, i tillämpliga

fall, ska uppfylla kraven i aktiebolagslagen och, i förekommande fall, kraven i svensk kod för

bolagsstyrning. 

Syfte

Syftet med revisionsutskottet är att höja kvaliteten på revisionen och förbättra

intern kontroll och styrning av bolagets riskexponering, riskhantering och finansiella

rapportering samt förbättra kommunikationen mellan styrelsen och

bolagets revisor. 

Uppgifter

Revisionsutskottet ska utarbeta rekommendationer och förslag till beslut för styrelsen

i frågor som rör bolagets redovisning, finansiella rapportering, interna kontroll,

finansiell riskexponering och riskhantering. Uppgifterna inkluderar:

  • att övervaka bolagets finansiella rapportering och vara ansvarig för att förbereda styrelsens arbete för att säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen
  • att övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision om det är är aktuellt och riskhantering med avseende på bolagets finanser, redovisning, finansiell ställning, finansiering och likviditet.
  • att övervaka att det finns en väl fungerande internrevision inom bolaget om det är aktuellt eller se till att funktionen fullgörs och utvärdera effektiviteten därav och motivera om en intern revision krävs eller inte;
  • att diskutera bolagets principer för utvärdering av riskhantering med avseende på den finansiella rapporteringen. Vidare ska revisionsutskottet tillsammans med ledningen och revisorerna diskutera väsentliga finansiella risker och alla åtgärder som ledningen har vidtagit eller kommer att vidta för att hantera, övervaka eller kontrollera sådana risker.
  • att hålla sig informerad om granskningen av årsredovisningen och koncernredovisningen och granska bolagets och koncernens redovisningsprinciper samt övervaka att dessa överensstämmer med tillämpliga redovisningsstandarder och allmänt accepterade redovisningsprinciper, att bolaget och koncernen tillämpar principerna på ett godtagbart sätt och övervaka att bolaget och koncernen följer regler och föreskrifter med avseende på redovisning samt finansiell rapportering;
  • att informera styrelsen om revisionen och hur den bidrog till att den finansiella rapporteringen var korrekt och vilken funktion utskottet hade;
  • att utvärdera ändrade redovisningsprinciper och deras konsekvenser på den finansiella rapporteringen;
  • att granska och övervaka revisorns oberoende och i samband därmed ägna särskild uppmärksamhet åt om revisorn tillhandahåller andra tjänster än revisionstjänster till företaget;
  • att anta riktlinjer för de tilläggstjänster som bolaget kan komma att köpa in från bolagets revisor, där sådana ytterligare tjänster som uppgår till högst [SEKXXX]per uppdrag är föremål för förhandsgodkännande av bolagets CFO och de som överstiger SEK XXX]  ska godkännas av styrelsens ordförande i förväg, eller om styrelsen delegerar detta till ordföranden för revisionsutskottet;
  • bistå valberedningen i samband med beredningen av förslag och ge en rekommendation till valberedningen för bolagsstämmans beslut om val av revisor, där, i förekommande fall, ett anbudsförfarande enligt revisor regelverket ska tillämpas och ersättning för revisorns arbete;
  • att träffa bolagets revisor  regelbundet för att informera sig om revisionens mål och omfattning samt diskutera samordningen mellan den externa och, om tillämpligt, den interna revisionen och synpunkter på företagets risker; och
  • att utvärdera revisionsarbetet och informera bolagets valberedning och styrelse om resultatet av utvärderingen.

Möten

Revisionsutskottet eller styrelsen, i tillämpliga fall, ska sammankallas minst fyra gånger per år

eller på annat sätt om så krävs. Mötena ska hållas så att aktuella ärenden kan

förberedas före styrelsens ordinarie möten.

Revisionsutskottet eller styrelsen, i förekommande fall, ska minst en gång per år träffa

representanter för revisorn utan närvaro av företagsledningen.

Revisionsutskottet eller styrelsen, i tillämpliga fall, ska också, närhelst den finner det lämpligt och

för att fullgöra sina skyldigheter, bjuda in bolagets VD och CFO, eller andra

representanter från bolagsledningen, revisorn eller någon annan lämplig

person, att delta i revisionsutskottets möten.

Planering och agenda

Jan / feb Granskning kv 4 Bokslutskommuniké och i förekommande fall utdelningsförslag

Revisionsberättelse för revisionen 

Granskning av revisorerna oberoende

Granskning av tjänster utöver revision

Mar / Apr Årsredovisning 

Förberedelser Årsstämma

Revisionsplanering för året inklusive intern kontroll

Rekommendationer till valberedningen om revisor och ersättning

April / maj Granskning kv 1 delårsrapport

Riskbedömning finansiell rapportering

Riskanalys inklusive utvärdering av processerna för intern kontroll – rapport 

inklusive föreslagna åtgärder ska presenteras till styrelsen

för granskning samt  rekommendationer policies och instruktioner

Möteskalender

Jul / Aug kv 2 delårsrapport

Okt /Nov Granskning kv 3 delårsrapport

utvärdering om det behövs en funktion för intern kontroll

Granskning revision kv 3 inklusive revisorns granskning av den interna kontrollen

Planering bokslutskommuniké 

Protokoll

Revisionsutskottet eller styrelsen, i förekommande fall, skall föra protokoll vid varje av dess

möten. I protokollet ska beslut om rekommendationer antecknas. Protokollet ska undertecknas

av protokollförare och godkännas av ordföranden samt en ledamot.

Dokumentation

Ordföranden för revisionsutskottet eller styrelsen, i tillämpliga fall, ska se till att varje ledamot får

ett meddelande via säker kommunikation eller styrelseportal för kallelse till varje möte, senast en

vecka före mötet. Om det av särskilda skäl är motiverat, ska det vara tillräckligt att en ledamot får

ett sådant meddelande vid en senare tidpunkt, dock senast 48 timmar före mötet. En kallelsetid

som är kortare än 48 timmar är, utom i nödfall, är endast tillåten om alla ledamöter godkänner

detta. Meddelandet ska ange tid och plats för mötet och innehålla en föreslagen agenda. Relevant

material som hänför sig till separata punkter på agendan ska distribueras senast fyra till sju dagar

före mötet via säker kommunikation eller en styrelseportal.

Rekommendationer och rapporter till styrelsen 

Utskottet ska regelbundet rapportera resultatet av sitt arbete till styrelsen och lägga fram sina

rekommendationer till  beslut, muntligt och genom distribution av protokollen från dess möten.

 


Rules of Procedure for Audit Committee

 

The board of directors may resolve that the tasks of the audit committee shall be fulfilled by the

board of directors in its entirety or appoint an audit committee.  The audit committee or the board

of directors, as applicable, shall fulfil the requirements set forth in the Swedish Companies Act

and, as applicable, the requirements set forth in the Swedish Corporate Governance Code. 

 

Purpose

The purpose and aim of the audit committee is to increase the quality of the audit and improve

the supervision and control of the Company’s risk exposure, risk management and financial

reporting as well as improve the communication between the board of directors and the

Company’s auditor. 

 

Tasks

The Audit Committee shall prepare recommendations and  proposals for resolutions by the board

regarding matters related to the Company’s accounting, financial reporting, internal control,

financial risk exposure and risk management. No resolutions are made by the Audit Committee. The tasks includes:

  • monitor the Company’s financial reporting and be responsible for preparing the board of directors’ work to secure the quality of the financial reporting
  • monitor the efficiency of the Company’s internal control, internal audits, and risk management with respect to the Company’s financials,  accounting, financial position, financing and liquidity.
  • monitor that there is a well-functioning internal audit within the Company and the group or ensure that the function is fulfilled and evaluate the efficiency thereof and motivate whether an internal audit is required or not;
  • discuss the Company’s and the Company’’s principles for evaluating risk management with respect to the financial reporting. Furthermore, the audit committee shall, together with the management and auditors, discuss substantial financial risks and any actions that the management have undertaken or will undertake in order to mitigate, monitor or control such risks.
  • keep itself informed regarding the audit of the annual report and the group accounts and review the Company’s and the group’s accounting principles as well as monitor that these comply with applicable accounting standards and generally accepted accounting principles, including IFRS and that the Company and the group applies the principles in an acceptable manner and monitor that the Company and the group comply with rules and regulations with respect to accounting and financial reporting;
  • inform the board of directors about the audit and how it contributed to the correctness of the financial reporting and what function the committee had;
  • evaluate changed accounting principles and their consequences for the financial reporting;
  • review and monitor the independence of the auditor and, in conjunction therewith, pay special attention to whether the auditor provides the Company with services other than auditing services;
  • adopt guidelines for the additional services that the Company may procure from the Company’s auditor, whereby such additional services that amount to no more than SEK [XXX] per assignment are subject to the prior approval of the Company’s CFO and those that exceed SEK XXX] are subject to the prior approval of the Chairperson of the board,or if so delegated by the board, by the Chairperson of the audit committee;
  • assist the nomination committee in conjunction with the preparation of proposals and provide a recommendation to the nomination committee for the general meeting’s resolutions regarding election of auditor, where, if applicable, a tender process in accordance with the auditor regulation shall be applied, and remuneration for the auditor’s work;
  • regularly meet with the Company’s auditor to inform themselves about the audit’s objective and scope as well as discuss the coordination between the external and the internal audit and views on the Company’s risks; and
  • evaluate the audit work and inform the Company’s nomination committee and board of directors or, where appropriate, special nomination committee, of the result of the evaluation.

 

Meetings

The audit committee or the board, as applicable, shall convene at least four times per year or

otherwise if required. The meetings shall be held in such time that current matters may be

prepared prior to the board of director’s ordinary meetings.

 

The audit committee or the board, as applicable, may at least once a year meet representatives

for the auditor without the presence of the management of the Company.

 

The audit committee or the board, as applicable, shall also, whenever it finds it appropriate and in

order to fulfill its obligations, invite the Company’s CEO, the Company’s CFO, any other

representative from the management of the Company, the auditor or any other appropriate

person, to attend the meetings of the audit committee.

 

Planning and agenda

Jan/Feb Review Q4 Year-End Report and if applicable dividend proposal

Auditor’s report for the audit 

Review of the independency of the Auditor

Review services in addition to the Audit

Mar/Apr Annual Report 

Preparations AGM

Auditor’s planning for the year including internal controls

Recommendations to the nominations committee auditors and remuneration

April/May Review Q1 Interim Report

Risk assessment financial reporting

Risk analysis including evaluation of the processes for internal control – report 

including proposed actions to be presented to the -Board

Review and recommendations policies and instructions

Meeting calendar

Jul/Aug Review Q2 Interim Report

Oct/Nov Review Q3 Interim Report

Evaluation if an internal control function is needed

Review audit Q3 including auditor’s review internal control

Year-End planning

 

Minutes

The audit committee or the board, as applicable, shall keep minutes at each of its meetings. In the minutes, resolutions shall be recorded. The minutes shall be signed by the keeper of the minutes and certified by the Chairperson, if he or she was not the keeper of the minutes, and by one other member appointed by the committee/board member.

 

Documentation

The Chairperson of the audit committee or the board of directors, as applicable, shall ensure that each member receives a notice, through secure email orboard administration web portal, convening each meeting, no later than one week before the meeting. If warranted by special reasons, it shall be sufficient that a member receives such notice at a later time, however not later than 48 hours prior to the meeting. A notice period shorter than 48 hours is, except in case of emergency, permissible only if all members consent thereto. The notice shall indicate the time and venue for the meeting and contain a proposed agenda. Relevant material relating to separate items on the agenda shall be distributed no later than four to seven days prior to the meeting through a board administration web portal.

Recommendations and reports to the Board 

The committee shall regularly report the results of its work to the board of directors and put forward its recommendations for resolutions, orally and through distribution of the protocols from its meetings.


VD- och styrelseutvärdering [53]

VD och Styrelseutvärdering [53]


AUDIO | VIDEO

Här går vi igenom styrelsens utvärdering av styrelsens arbete och styrelsens utvärdering av VD. För alla BOARDA-kunder ingår vår elektroniska enkät för styrelseutvärdering och utvärdering av VD.

Skriv gärna in e-postadresser till styrelsens ledamöter samt markera tydligt vem som är ordförande så att vi vet till vem vi ska leverera utvärderingen.

BESTÄLL VD- OCH STYRELSEUTVÄRDERING

Här finns DEMO länkar till 2023 års styrelseutvärderingar

DEMO Styrelse och VD-utvärdering på svenskaDEMO Styrelse och VD-utvärdering på engelska

Bilderna finns nedanför videon och där ligger frågorna som finns i vår elektroniska enkät. Kontakta oss om ni vill att vi genomför en elektronisk enkät.



Presentation


VD- och styrelseutvärdering

SWE

ENG


TILLBAKA TILL MIN SIDA

Visselblåspolicy & rapporteringskanal SWE & ENG [47]

Visselblåspolicy SWE & ENG plus rapporteringskanal


AUDIO | VIDEO

En enkel och fungerande visselblåsarpolicy på svenska och engelska som sitter ihop med uppförandekoden. Vi har lagt till en rapporeringskanal för visselblåsning i vår digitaltjänst och uppdaterat enligt nya lagstiftningen. Vi guidar och går igenom nyheter. För att aktivera den oberoende rapporteringsfunktionen via BOARDA kontakta Jenny Rosberg via e-post jenny.rosberg@boarda.se eller på telefon 070-747 27 41.




Presentation


Ny lag om visselblåsning 

Svensk rätt, EU-rätt och allmänintresse

Den nya lagen om visselblåsare gäller missförhållande som strider mot svensk rätt, EU rätt och om det finns ett allmänintresse att missförhållanden av att andra missförhållanden lyfts fram i ljuset. Exempel på allmänintresse är att skattepengar används fel eller att en produkt som ett företag säljer är farlig. 

Den nya lagen omfattar anställda, inhyrd personal, egenföretagare, arbetssökande, praktikanter, volontärer och personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, samt aktieägare som är verksamma i bolaget omfattas. Skyddet gäller före och efter en anställning och personer som hjälper till vid rapportering omfattas. 

Rapporteringskanal

De interna kanalerna innebär att verksamheter som har minst 50 anställda ska införa särskilda visselblåsarfunktioner för att underlätta att lyfta missförhållanden. Det ska finnas tydliga rutiner för att ta emot, följa upp och återkoppla rapporter om missförhållanden.

Steg ett är att alla arbetsgivare med minst 250 anställda och alla offentliga arbetsgivare med 50-249 anställda ska ha en visselblåsarfunktion i enlighet med lagen den 17 juli 2022.

Steg två är att alla privata arbetsgivare med 40-249 anställda ska ha en visselblåsarfunktion på plats den 17 december 2023.

Uppgifter om visselblåsares identitet ska omfattas av den starkaste formen av sekretess. Det betyder att de inte får lämnas ut under några omständigheter.

Vad är en visselblåsning?

Visselblåsning innebär att en person, ofta en anställd, slår larm om missförhållanden och oegentligheter till en myndighet eller till media, eller internt i sitt företag. Det kan handla om korruption, miljöbrott, penningtvätt eller andra omständigheter som personen vill uppmärksamma exempelvis att bolagets uppförandekod eller intern policy inte efterlevs. 

För BOARDA-kunder ingår rapporteringskanal för visselblåsning

BOARDAs visselblåsarpolicy uppdateras med den nya lagen och finns i utkastform längst ner på denna sida och vi kommer att publicera en videogenomgång inom kort. 

Kunder som väljer att använda BOARDAs rapporteringskanal behöver kontakta mig för aktivering. Hälsn. Jenny Rosberg E-post jenny.rosberg@ropa.se och Mobil 070-747 27 41.

………………..

BOARDAs rapporteringskanal

Vem ska kontaktas, använd något av följande alternativ:

Använd formulär på: ropa.se/whistleblower.DITTFÖRETAGSNAMN

E-posta DITTFÖRETAGSNAMN.whistleblower@ropa.se

Telefon +46 70 

………………

Din identitet kommer att skyddas och kontaktuppgifter till dig som rapporterar underlättar hanteringen. 

Vad händer efter rapportering?

BOARDA gör en anonymiserad rapport enligt följande mall:

  • Vad har hänt?
  • Var hände det?
  • När hände det?
  • Vem är inblandad?
  • Förväntas det hända igen, i så fall när och var?
  • Vilka andra personer kanske känner till ovan nämnda situation eller kan ha tillgång till relevant information?
  • Finns det dokumentation eller bevis tillgängliga? Inkludera i så fall dessa.
  • Finns det någon annan information som kan vara relevant eller användbar för utredningen eller i övrigt?

Hur kommer BOARDA att hantera visselblåsning?

BOARDA kommer att hantera visselblåsning i enlighet med visseblåsarpolicy. 

DITT FÖRETAG  är stolta över sitt rykte och strävar efter att fortsätta att uppfylla de högsta kraven på ärlighet. DITT FÖRETAG  kommer därför att se till att tillräckliga resurser läggs på för att utreda eventuella klagomål som vi mottar. Det är dock viktigt för alla som funderar på att rapportera missförhållanden att se till att de är uppriktiga och underbyggda. 


Uppdaterad policy i pdf-fil på SWE och ENG, här nedanför hittar du text som du kan kopiera och klistra in i eget dokument.


SWE | ENG BELOW 

 

VISSELBLÅS POLICY 

Rapportering av oegentligheter

Visselblåsning är när en medarbetare rapporterar oegentligheter eller problem som är eller vid en tidpunkt i framtiden kan orsaka allvarlig skada för företaget och/eller dess intressenters intresse.

 

I Sverige har vi en lag som skyddar visselblåsare som rapporterar: 

Lag 2021:890 om särskilt skydd för visselblåsare som slår larm om allvarliga missförhållanden.

De oegentligheter som kan rapporteras via BOLAGETs visselblåsrutin är:

  • Brott mot BOLAGETs uppförandekod
  • Fara för människors liv och hälsa
  • Brott mot lagar och regelverk
  • Försök att täcka över något av ovanstående

 

Principer

  • Personer som rapporterar oegentligheter och/eller överträdelser får sin identitet skyddad under hela processen och för all framtid efter det.
  • Alla avslöjanden hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.

 

Så här gör vi

Om en medarbetare har rimliga skäl att  misstänka oegentligheter eller överträdelser inom BOLAGETs affärsverksamhet och om det inte är möjligt att rapportera situationen till chefen eller om en rapport ignoreras kan BOLAGETs visselblåsrutin användas.

 

Visselblåsning kan göras på adressen:  DITTFÖRETAG:whistleblower@ropa.se alt. kontaktperson eller anonymt via webbformulär på ropa.se/whistleblower/DITTFÖRETAG webbformulär (se mall på ropa.se/whistleblower/. 

 

Vad händer sen

  • Rapporetingskanalen lämnar anonymiserad information till styrelse och vd om att ett ärende är rapporterat
  • Rapporteringskanal lämnar över rapport till styrelsen alt. revisionsutskottet för bedömning om ytterligare utredning krävs. 
  • Om styrelsen bedömer att ytterligare utredning krävs så  uppdrar styrelsen till Vd eller extern uppdragsgivare att göra en ytterligare utredning och upprätta en rapport som (om detta inte är olämpligt) överlämnas till den berörda chefen för ett utlåtande.
  • Rapporten med (om detta inte är olämpligt) med chefens utlåtande förs vidare till BOLAGETs styrelse. 
  • Visselblåsaren får information om fallet i den utsträckning som hon eller han ber om det och som anses lämpligt. 

 

BOLAGETs visselblåsarpolicy gäller inom hela koncernen och uppdateras en gång om året.

 

©ROPA management AB | 2023

 

WHISTLE BLOWER POLICY

 

Reporting irregularities or problems

Whistleblowing is when an employee reports irregularities or problems that are or at some point in the future may cause serious harm to the company and / or its stakeholders’ interests.

 

In Sweden, we have a law that protects whistleblowers who report: Law 2021:890 on special protection against reprisals for whistleblowers who sound the alarm about possible serious misconduct.

 

The irregularities or problems that can be reported via the COMPANY’s whistleblowing routine are:

  • Violation of the COMPANY’s code of conduct
  • Danger to human life and health
  • Violations of laws and regulations
  • Try to cover any of the above

 

Principles

  • People who report irregularities and / or violations have their identity protected throughout the process and for all eternity thereafter.
  • All disclosures are handled in a fair and correct manner.

 

What we do

What If an employee has reasonable grounds to suspect irregularities or violations in the COMPANY’s business operations or management and if it is not possible to report the situation to the manager or if a report is ignored, the COMPANY’s whistleblowing routine can be used.

 

Whistleblowing can be done at the address:  YOURCOMPANY.whistleblower@ropa.se alt. contact person or anonymously via web form at ropa.se/whistleblower/YOUR COMPANY 

 

What happens next

  • Reporting channel submits anonymized information the board and/or CEO that a matter has been reported
  • Reporting channel submits documentation to the board or the audit committee for assessment if further investigation is required. 
  • If the board deems that further investigation is required the board instructs the CEO or external advisor to make a further investigation and prepare a report which (if this is not inappropriate) is submitted to the relevant manager for a statement.
  • The report with (if this is not inappropriate) with the manager’s statement is forwarded to the COMPANY’s board
  • The whistleblower receives information about the case to the extent that he or she requests it and which is deemed appropriate.

The company’s whistleblower policy applies throughout the Group and is updated once a year.

 

© ROPA management AB | 2023

 


TILLBAKA TILL MIN SIDA