Arbetsordning för ersättningsutskottet

Styrelsen kan besluta att ersättningsutskottets uppgifter ska fullgöras

av styrelsen i sin helhet eller utse en ersättningsutskott. Ersättningsutskottet

ska, i tillämpliga fall, uppfylla de krav som anges i svensk aktiebolagslag och

svensk kod för bolagsstyrning. 

Syfte

Syftet med ersättningsutskottet är att säkerställa att ersättningar och andra

anställningsvillkor för styrelseledamöter och ledande befattningshavare utformas

i syfte att säkerställa att bolaget har tillgång till den kompetens som krävs och till en kostnad som

är anpassad för bolaget samt att ersättningarna påverkar bolagets verksamhet i rätt riktning. 

Uppgifter

Ersättningsutskottet ska utarbeta rekommendationer och förslag till

styrelsen för beslut i frågor som rör:

• att förbereda beslut och ge rekommendationer om riktlinjer för ersättning,

ersättning och andra anställningsvillkor för företagsledningen,

• att övervaka och utvärdera tillämpningen av riktlinjerna för ersättning till styrelse och ledning, samt gällande ersättningsstrukturer och nivåer i bolaget,
• att övervaka och utvärdera program för rörliga ersättningar både pågående och de som har slutat under året för ledande befattningshavare,
• att förbereda ersättningsrapporten.

Möten

Styrelsens ordförande kan vara ordförande i ersättningsutskottet. Hela styrelsen får utföra

ersättningsutskottets uppgifter, förutsatt att ingen styrelseledamot som också är ledamot i den

verkställande ledningen deltar i detta arbete. Om ersättningsutskottet eller styrelsen anlitar

en extern konsult, bör det för att säkerställas att det inte finns någon intressekonflikt avseende

andra uppdrag som denna konsult kan ha för företaget eller dess ledning.

Ersättningsutskottet eller styrelse, i förekommande fall,  är beslutsför om en majoritet av

ledamöterna är närvarande. Ordföranden har rösträtt om omröstningen är lika.

Planering och agenda

Ersättningsutskottet eller styrelsen ska sammanträda minst två gånger per år.

Nov / dec Förberedelse inför årsstämman, granskning av riktlinjer för ersättningar,

ersättningsrapport, om det är aktuellt,  förslag aktiebaserade incitamentsprogram, prel. utfall rörlig ersättning baserad på resultat

Jan / feb Utvärdering av ersättningsstruktur, riktlinjer ersättningar, program för

rörlig ersättning, slutförande av ersättningsrapport och förslag till årsstämman 

Protokoll

Ersättningsutskottet eller styrelsen ska föra protokoll vid vart och ett av dess möten. I

protokollet ska beslut om rekommendationer antecknas. Protokollet ska undertecknas av

protokollets innehavare och godkännas av ordföranden och en medlem i utskottet. I det fall hela

styrelsen agerar ersättningsutskott bör ersättningsutskottets agendapunkter samlas under rubrik

ersättningsutskott i protokollet. 

Dokumentation

Ordföranden i ersättningsutskottet eller styrelsen, i tillämpliga fall, ska se till

att varje ledamot får ett skriftligt meddelande via säker kommunikation eller via en styrelseportal,

för kallelse till varje möte, senast en vecka före mötet. Om det är motiverat av

särskilda skäl är, ska det vara tillräckligt att en medlem får ett sådant meddelande vid en senare

tidpunkt, dock senast 48 timmar före mötet. En uppsägningstid som är kortare än 48 timmar är 

utom i nödfall, endast tillåten om alla medlemmar godkänner detta. Meddelandet ska ange

tid och plats för mötet och innehålla en föreslagen agenda. Relevant material som hänför sig till

separata punkter på agendan ska distribueras senast fyra till sju dagar före

mötet via säker kommunikation eller styrelseportal.

Rekommendationer och rapporter till styrelsen

Beslut från ersättningsutskottet ska rapporteras till styrelsen vid

nästa styrelsemöte. Protokollet från möten ska tillhandahållas styrelsen

via styrelseportal eller säker kommunikation.

---

Rules of Procedure for Remuneration Committee

The board of directors may resolve that the tasks of the remuneration committee shall be fulfilled

by the board of directors in its entirety or appoint a remuneration committee. The remuneration

committee shall, as applicable, fulfil the requirements set forth in the Swedish Company Act and

the Swedish Corporate Governance Code 

Purpose

The purpose of the remuneration committee is secure that remuneration and other terms

of employment of members of the board and the executive management are to be designed with

the aim of ensuring that the Company has access to the competence required at a cost

appropriate to the company, and that they have the intended effects on the Company’s operations. 

Tasks

The remuneration committee shall prepare recommendations and  proposals for resolutions by

the board regarding matters related to:

• prepare decisions and give recommendations on the principles for remuneration,

remuneration and other  terms of employment for the executive management,

• monitor and evaluate the application of the guidelines for remuneration of the board and executive management, as well as the current remuneration structures and levels in the company,
• monitor and evaluate programmes for variable remuneration both ongoing and those that have ended during the year for the executive management,
• prepare the remuneration report,

Meetings

The chair of the board may chair the remuneration committee. The entire board may perform the

remuneration committee’s tasks, on condition that no board member who is also a member of the

executive management participates in this work. If the remuneration committee or the board uses

the services of an external consultant, it is to ensure that there is no conflict of interest regarding

other assignments this consultant may have for the company or its executive management.  The

remuneration committee or the board, as applicable, forms quorum if a majority of the members

is present. The Chairperson has a casting vote if the vote is tied.

Planning and agenda

The remuneration committee or the board, shall convene at least two times per year.

Nov/Dec Preparation for the AGM, review remuneration guidelines, remuneration report, if

applicable proposals share-based incentive programs, prel. outcome variable remuneration based on performance

Jan/Feb Evaluation of the remuneration structure, remuneration guidelines, programmes for

variable remuneration, finalizing remuneration report and proposals to the AGM 

 

Minutes

The remuneration committee or the board shall keep minutes at each of its meetings. In the

minutes, resolutions shall be recorded. The minutes shall be signed by the keeper of the minutes

and approved by the chairman and one committee member.

Documentation

The chairman of the remuneration committee or the board of directors, as applicable, shall ensure

that each member receives a written notice, through secure communication or through a board

portal, convening each meeting, no later than one week before the meeting. If warranted by

special reasons, it shall be sufficient that a member receives such notice at a later time, however

not later than 48 hours prior to the meeting. A notice period shorter than 48 hours is, except in

case of emergency, permissible only if all members consent thereto. The notice shall indicate the

time and venue for the meeting and contain a proposed agenda. Relevant material relating to

separate items on the agenda shall be distributed no later than four to seven days prior to the

meeting through a board administration web portal.

Recommendations and reports to the board

Decisions made by the remuneration committee are to be reported to the board of directors at the

next board meeting. The minutes of the meetings shall be provided to the board of directors

through a board portal.