RISK | Intern kontroll och styrning - Nasdaq huvudmarknaden - vägledning [80] NY

RISK | Intern kontroll och styrning - vägledning huvudmarknaden Nasdaq


VIDEO | AUDIO

Vi går igenom agendan för affärsutveckling och strategisk planering och ger en översikt över vad de olika avsnitten innehåller så att du lätt kan hitta vad du letar efter.


Vi går igenom och guidar i videon nedan och under videon så hittar du hela vägledningen från Nasdaq.




ENKELT EXEMPEL HUR DETTA KAN GÖRAS

  1. Gör ett tilläggsavtal till det konsultavtalet
  2. I tilläggsavtalet förbinder sig konsulten och konsultbolaget att tillämpa och följa bolagets policies och instruktioner under genomförande av uppdraget.
  3. Bolagets policies och instruktioner görs till bilagor för tilläggsavtalet och signeras av konsulten.

Ex. TILLÄGGSAVTAL

Konsulten förnamn efternamn med personnummer från konsultbolaget med org.nr. förbinder sig att i uppdraget för börsbolaget med org.nr. tillämpa och följa börsbolagets policies och instruktioner vid genomförande av uppdraget. Börsbolagets CFO är kontaktperson och ansvarig för vägledning vid frågor.

Uppdraget omfattas av följande policies och instruktioner:

  • Lista med policies och instruktioner
  • Dessa policies och instruktioner biläggs detta tilläggsavtal som uppdateras och signeras årligen.

Ort och datum

Konsultbolaget och konsulten

 

Firmateckning och underskrift konsult

Börsbolaget

 

Firmateckning




RISK | VD-instruktion [56]

RISK | VD-instruktion


INTRO

Vi går igenom en användbar VD-instruktion som sitter ihop med policies och riktlinjer.

VD-INSTRUKTION 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever tillämpliga lagar och regelverk,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning och dokumentation samt lagring av insiderinformation och eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

Lojalitetsplikt 

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet. 

©BOARDA



RISK | Guidance | Intro penningtvätt och dokumentation [77]

RISK | Guidance | Intro penningtvätt


INTRO

En introduktion till vad BOARDA tror kommer att bli nästa steg för bolag som enkelt vill kunna göra betalningar med partners och kunder utanför europa.


STRATEGI | Förberedelser kapitalanskaffning [58]

STRATEGI | Förberedelser kapitalanskaffning


Vi går igenom förberedelser för kapitalanskaffning för privata och publika bolag. Bra att ha koll på innan du kontaktar finansiella och legala rådgivare.

Presentationen finns att ladda ner här nedanför och vi har lagt in knappar för att enkelt kunna navigera till de olika delarna inom strategi och risk som är bra att ha koll på.


STRATEGI | se avsnitt

  • Intro finansiella mål
  • Affärsplan
  • Finansiell DD
  • Legal DD
  • Värdering från Enterprise value till Equity value

RISK | Se avsnitt

  • Riskfaktorer
  • Riskpolicy
  • Riskrapportering



RISK | Riskrapport & beredskapsplanering [59] CORONA UPPDATERING

RISK | Riskrapport & beredskapsplanering [59] CORONA UPPDATERING


INTRO

Vi går igenom ett enkelt sätt att få riskrapporteringen och beredskapsplaneringen att fungera löpande i ledningsgruppen och till styrelsen. Denna bygger på riskpolicyn. I kristider som nu så öka frekvensen på uppföljning och planering. 

Kontakta oss via mail eller telefon så skickar vi riskrapportmallen i excel eller google format.



RISK | Informationspolicy på ENGELSKA | Communication Policy [29]

RISK | Communication Policy ENGLISH version


On demand, here comes the BOARDA Communication Policy in ENGLISH. The Corporate language for most Nordic companies. Vi på BOARDA försöker jobba kundnära så om det är någon annan del du skulle vilja ha på ENGELSKA så fixar vi det. Uppdaterad 181002.

COMMUNICATION POLICY


Content

Principles Page 1
Roles and responsibilities Page 1
Spokespeople Page 2
Insider Information (MAR) Page 2
Internal communication | Coworker Page 3
External communication | News, Marketing and Social Media Page 3
External communication | Financial information | Insider information Page 5
Other Obligations to Disclose Information | Regulations Page 6
Crisis management Page 8
Existing regulations Page 10
This is a translation of the Swedish Information Policy which is the master document

The company’s communication policy has been adopted by the Board and is an important tool in our pursuit of continuing to build a growing, profitable and sustainable company. The purpose of the policy is to establish guidelines for communication, both internally and externally.

The intention is that the COMPANY (publ) should live as a listed company / prepare for a listing / listed on a marketplace (Nasdaq Stockholm, First North, NGM Equity, NGM Growth Market or Spotlight Stock market, former Aktietorget). This policy covers the COMPANY including its subsidiaries (“the Company”). Companies listed on a marketplace must comply with the EU Market Abuse Regulation (“MAR”) on insider information and the stock exchange’s current regulatory framework for disclosure, “Disclosure Rules,” see page 9.

Principles
+ All communications from the Company should be characterized by speed, pro activity, reliability and transparency.

+ Information published by the Company shall be accurate, relevant and clear and may not be misleading

+ All communications from the Company must comply with the Disclosure Rules.

 

Roles and responsibilities

The CEO is primarily responsible for the Company’s communication. Their responsibilities include the development of communication activities and monitoring the communication of decisions. The Chairman of the Board is responsible for communication from the Company’s Board and owners.

The entire organization is accountable for reliable internal reporting, which is a prerequisite for proper external communication. Employees shall not express themselves externally without the consent of CEO or CFO. If employees are contacted by the media, always refer to the CEO or CFO.

Insider information is managed exclusively by the CEO and CFO. All publications of information, including financial information and media relations shall be in accordance with the Disclosure Rules. The Board is ultimately responsible for the company’s interim financial statements and annual accounts. All investor and media relations are managed by the CEO and CFO. The CEO may delegate to the employee or representative of the company to comment and answer questions on information already published.

 

Spokespeople
+ General spokesperson: CEO
+ Spokesperson for Ownership and Corporate Governance: Chairman of the Board
+ Media, Analyst and Investor Relations: CEO or CFO
+ Marketing and internal communication: CEO with the opportunity to delegate

Insider Information (MAR)
Insider information refers to information of a specific nature that has not been disclosed, which relates directly or indirectly to the Company or a financial instrument issued by or linked to the Company and which, if publicly, would likely have a significant impact on the price of the Company’s share. Examples of what may be inside information: Financial reports, orders and investment decisions, cooperation agreements or other significant agreements, purchase and sale of companies, credit or customer losses, financial difficulties, information about subsidiaries and associated companies, material change in profit or financial position. → See Insider Policy

The company will ensure that all stakeholders in the stock market have at the same time access to inside information regarding the Company. The Company shall therefore ensure that inside information is treated confidentially before it is published and that no unauthorized party is given access to such information. From the above, insider information may not be disclosed to analysts, journalists or others, either individually or in groups, unless it is published simultaneously. → See Insider Policy

INTERNAL COMMUNICATION | Employees
The purposes of internal information and communication are to get the organization to pursue the Company’s long-term goals. Internal communication must be open and continuous in order for the Company’s employees and management to be well-informed and knowledgeable. Good communication increases the ability to make the right decisions and to work more efficiently.


Channels
The primary channels for internal communication are meetings, intranets, the company’s chat features, phone, email and website.

 

Informed employees

An informed employee cannot help taking responsibility. Therefore, the Company is working to ensure that all employees have the information they need, partly to increase understanding of the company and partly to create commitment to achieving our goals. The company strives to communicate decisions and events that affect the employees at the same time as they communicated externally, in case it is inside information, otherwise as soon as possible. All employees must ensure that inside information that has not yet been published is not distributed within or outside the Company. Insider information is confidential information.

EXTERNAL COMMUNICATION | News, Marketing, Social Media
The purpose of marketing is to strengthen the company’s image and increase awareness of the Company and its activities among existing and new customers, partners, employees and other stakeholders. The communication should be long-term and in accordance with the company’s brand, vision, business concept, strategies, goals and values. Communication will strengthen trust in the company’s brand, its employees, management, products and services.

Channels
The primary channels are digital marketing, social media, the website, advertising campaigns, presentation materials and news releases (not press releases).

Social Media
Social media such as LinkedIn, Facebook, Instagram and Twitter are fast-moving media channels while being difficult to control. For the company’s social media accounts:
+ All communications posted must be approved by the CEO or CFO
+ We avoid speculating or leading opinion
+ Confidential information and inside information may not be posted
+ Take responsibility and think twice before posting. Information shared on social media can not be deleted.
+ Communication on social media must comply with the Disclosure Rules

Media Relations
CEO and CFO are responsible for managing media relations. All contacts with the media must be approved by the CEO or CFO. For interviews and articles, the CEO or CFO shall approve quotes and, if possible, correct content before publishing an article.

What we do if contacted by a journalist:
+ Inform that it is the CEO and CFO who are spokespeople and ask if you should ask any of them to call up, record name, phone and e-mail to the reporter
+ Find out where he or she is calling from and what questions he or she wants to ask
+ Contact CEO or CFO and ensure that they receive contact information and information about when the journalist expects a contact
+ Think through the questions and prepare messages
+ The CEO or CFO will call back, as promised, on time
+ Before the interview ends, ask for your quotes for approval

 

News Release
News Release and Marketing PR should contain the heading “News Release” (not press release) with responsible employees and / or CEO as spokespersons.

Here’s how we do:

+ The organization is responsible for producing news announcements and marketing activities.
+ The CFO coordinates all information activities and is responsible for approving news releases and activities (not inside information).

CFO is responsible for coordinating with the CEO and the organization to ensure that the time of distribution does not violate a press release according to the Disclosure Rules.

EXTERNAL COMMUNICATION | Financial information, Insider information and information under the Disclosure Rules | MAR
The purpose of disclosure of insider information and information under the Disclosure Rules  is to provide prompt, simultaneous, accurate, relevant and reliable information to all shareholders, stock markets, the media and other stakeholders.

Information disclosure shall be in accordance with the Disclosure Rules, i.e. Information should always be published first through press release and on the website.

Channels
The primary channel is a press release through an approved news distributor for regulatory news and website, video, phone conferences, analyst meetings, investment events, roadshows, capital markets and other educational events.

Immediate Publication | Press Release (MAR) | Regulatory News
Insider information should be immediately published through a press release according to the Disclosure Rules.

Press Release | Insider and financial information | Regulatory News
In order to comply with the Disclosure Rules, all press releases must contain the heading Press Release (or Regulatory News), and the following information.

Date and time of publication (as indicated in the following section),
+ The company’s full name,
+ The company’s website, contact person, together with position in the company and contact details,(For companies on First North | Company Certified Adviser and telephone number)
+ a clear title summarizing the most important content,
+ a summary introduction with the most important content, as well
+ The most important information clearly presented at the beginning of the message.
+ The press release should contain the following information text “This information is such information as COMPANY ORG.No. xxxxxx-xxxx is required to publish under the EU Market Abuse Regulation. The information was provided, through the contact of the above contact person, for publication on [•] 2018 at. [•] CET. “

Here’s how we do
The CFO coordinates all information activities and is responsible for:
+Manage and internally distribute requests, produce press releases,
+ obtain the CEOs or the board’s chairman’s permission for distribution and publication,
+ distribute written information that has undergone internal quality assurance and is approved for the media,

+ ensure distribution lists are up to date,
+ publish press releases on the website directly related to distribution through news distribution service,

+monitor press and report this internally

CFO is responsible for producing and distributing information in accordance with the Disclosure Rules. CFO is responsible for publishing press releases distributed immediately after distribution on the company’s website. The CFO is responsible for informing (Exchange and / or) Certified Adviser in accordance with the Disclosure Rules.

Any of the Company’s spokespersons should always be available to answer questions from the stock market surveillance. This is especially important when press releases have been published and when there are still unpublished activities that are of interest to the capital market.

 

Suspended publication of inside information (MAR)
The starting point is that the Company is required to publish inside information as soon as possible. Under certain circumstances, however, the Company may postpone such disclosure. The Company may postpone immediate disclosure of inside information only if all three of the following conditions are met:
+ An immediate publication would likely damage the Company’s legitimate interests
+ a delay does not mislead the public, and
+ The company can ensure that the information remains confidential.
→ See Insider Policy

In special cases where information is given as a normal part of the service, business or obligation, and the person receiving the information is obliged not to disclose it. Information may be disclosed prior to the disclosure, if the person is actively involved in the decision-making process, or, as a result of his/her professional role takes part in the process of obtaining the information. For example, it may refer information to major shareholders or prospective shareholders upon prospecting for a planned new issue, to advisors that the Company employs, for example, with the prospectus for a planned issue or other business of a greater extent, to a prospective bidder or target company in the course of negotiations on purchase offer, to so credit-rating agencies or creditors prior to important credit decisions. → See Insider Policy

Business media, analyst contacts and investor relations
Working with investor relations and capital market players should be characterized by providing good service, training and informing investors, analysts, savers and business media about the Company. The purpose is to create a prerequisite for a correct and fair valuation of the Company’s share, thus ensuring continued financing opportunities through the stock market and minimizing the risk of rumours and speculation. Relationships with business media and investors are managed exclusively at the management level of the CEO and CFO.

If the company is asked to comment on a draft analysis, comments should be given to correct a mistake regarding previously published information. The financial model should not be commented or corrected. It is okay to speak in general terms and about the factors that affect the market.

 

OTHER OBLIGATIONS TO PUBLISH INFORMATION | REGULATIONS
Financial reports / statements
The Company shall prepare and publish financial statements / statements in accordance with applicable legislation and relevant accounting standards. Year-end report and interim reports shall be published no later than two months after the end of the report / reporting period. The interim report / statement shall state whether the Company’s auditor conducted a review or not.
Audit Report
The audit report forms part of the annual report. An unclear audit report or audit report that does not have a standard content shall be published.
Forecasts and forward looking statements
The company does not provide any forecasts or other forward-looking information.
Annual General Meeting
Notice of Annual General Meeting shall be published. The Company shall disclose information about decisions taken by the AGM, unless a decision is of minor importance.
Issues of financial instruments
The Company shall publish proposals and decisions that change the Company’s share capital or number of shares or other equity-related financial instruments, unless the proposal or the decision is irrelevant. The conditions and conditions for the issue shall be published as well as the outcome of the issue.
Changes to the Board, Management and Auditors
Proposals and changes regarding the Company’s Board of Directors and senior management shall be published.
Share-based incentive programs
The Company shall publish all decisions to introduce share-related incentive programs.
Transactions with related parties
Decisions on transactions between the Company and a related party shall be disclosed unless the transaction is a part of the Company’s normal business or is of minor importance to the parties involved.
Transparent changes in the Company’s operations
If the Company undergoes a major change or changes its business to such an extent that the Company appears as a new company, the Company shall disclose information about the change and its consequences. The information shall correspond to the information requirements applicable to the preparation of a prospectus.

Decision on listing
The Company shall publish when the Company applies for its financial instruments admitted to trading on the stock exchange for the first time and if the Company applies for secondary listing in another market place. The Company shall also disclose any decision that the Company applies for delisting from the Exchange or other market place. The company shall also publish the outcome of such an application.
Disclosure of information deemed necessary in order to provide fair and orderly trade
If the stock exchange considers that particular circumstances cause material uncertainty regarding the Company or the financial instruments traded, the stock exchange may require the Company to disclose the additional information that the stock exchange considers necessary to provide fair and orderly trading in the Company’s financial instruments. The Exchange may order the Company to disclose further information, whether or not certain information constitutes inside information.
Company calendar
The company will draw up a calendar with details of the date when the Company is expected to publish the year-end report, interim reports and the date of the Annual General Meeting. The company shall also state what week the annual report is intended to be published. The company’s calendar shall be published before the beginning of the financial year. If a publication can not be made on the predetermined date, the Company shall publish information about the new date. If possible, the new date should be published at least one week before the original date. The company should also, if possible, try to specify what time of day the reports will be published. The Company’s calendar is usually published on the website.
Changes and corrections of previously disclosed information: Disclosure Rules
When the Company publishes significant changes to previously published information, the change notice, the press release, shall be provided through the same distribution channels as the previous press release. Corrections of errors in information published and disclosed by the Company shall be disclosed as soon as possible unless the error is insignificant. Regarding changes to information in a financial report, it is usually not necessary to send out the entire report again, but just comment on the change. The change message, the press release, should also go into the same distribution channels as the previous financial report.


Quiet period
The company will observe a silent period beginning 30 days before the publication of financial reports. During this period, the Company’s spokespersons must refrain from answering questions or commenting on the financial results.

Corporate governance
The company applies Swedish code of corporate governance. The website also includes a corporate governance department, which contains information about the CEO and management, board, board work, committees, auditors, reward system, articles of association etc.

 

Website
The company must have its own website where all published information should be available for at least five years. However, financial reports should be available on the website for at least 5 years after publication. The published information shall be made available on the website as soon as possible after publication. The website will also contain a corporate governance section.

The company uses a third party provider for news, distribution and archiving. CFO is responsible for ensuring that website content complies with the requirements of the Disclosure Rules. CFO is also responsible for updating the website in accordance with the requirements of the Disclosure Rules. The publication of press releases and interim reports on the website is handled by the CFO, or by a person whom it has designated, which is responsible for coordinating the uploads with the external company that the Company has engaged.

CRISIS MANAGEMENT
A crisis is an event that poses a threat to the Company and the brand – which risks the business and disturbs the normal processes. By ensuring that everyone is well prepared and continuously identifies potential crises, the Company can reduce the risk of harmful effects as a result of a crisis.

 

All types of damage in terms of negative publicity and reduced confidence in both internal and external relationships must be minimized through appropriate media relations management and effective communication.

 

Responsibilities and Spokespeople

 

The CEO has overall responsibility for the Company’s crisis communication. In a crisis situation, a crisis group is formed. CEO leads the crisis group. The crisis group consists of a spokesperson (CEO) and a person responsible for all the facts. Depending on the type of problem, different parts of the organization may be involved. The Board can address the crisis group’s areas of responsibility and work in serious cases.

 


Channels
The main external channels are press releases and the website.

 

Routines for requests from the media
Employees shall refer all media requests to the CEO or CFO and not make statements externally.


Here’s how we do if we get information leakage
The CEO or CFO should be contacted immediately if information has been leaked out of the company or if inside information is suspected may have leaked. The CFO is responsible for the disclosure of information that has leaked. The CEO or CFO should immediately contact the Exchange if inside information has leaked.

 

  • Council for Crisis Management: CEO and CFO
    Be available.
  • Do not avoid criticism by not answering questions from media or customers. It only makes things worse because it leaves the field free of previous employees, interest groups, unions and others to share their potentially negative image of the organization, product or what the outside world has responded to.
  • Criticism has to be taken seriously, although the criticisms are internally perceived as small and insignificant. Ask test questions like “Is there anything in the criticism?”, “Should we change our working methods, routines or products?”.
  • Show compassion.
  • If a customer, employee or someone else has felt ill-treated and turned to the media to dispel his dissatisfaction, it is better to seek dialogue than confrontation.


    REGULATORY INFORMATION

    Stock exchange rules and the like
    Nasdaq Stockholm
    Nasdaq First North Premier
    NGM Equity
    NGM Growth Market
    Aktietorget | Spotlight Stock Market
    Swedish Code of Corporate Governance

    EU Market Abuse Regulation
    Regulation (596/2014 / EU) of the European Parliament and of the Council on market abuse, including supplementary acts and guidance from the European Securities and Market Authority.

    Swedish law
    Applies to regulated marketplaces like Nasdaq Stockholm and NGM Equity.
    The Act (1991: 980 on Trade in Financial Instruments.
    Act 2007: 528) on the securities market

    Guidance is available at ropa.se/guidance

 

©ROPA management AB | 2018

©ROPA management AB | 2018



RISK | Svensk kod för bolagsstyrning [62] UPPDATERAT

RISK | Den svenska koden för bolagsstyrning [62] UPPDATERAT 2020


VIDEO | AUDIO

Se nedan, vi går igenom på video kapitel för kapitel. Alla bilder från videon hittar du i media galleriet längst ner där du också kan se nu gällande kod. Vi har uppdaterat med ändringarna 2020 när EU-direktiv gjorde en del av vår så kallade självreglering till lag.


Här är de avsnitt med nyheter i den reviderade koden för 2020, ändringarna kan sammanfattas med att riktlinjer om ersättningar nu omfattar även styrelseledamöterna och att från 2021 ska även en ersättningsrapport upprättas, oberoende bedömning vs stora ägare har harmoniserats med årsredovisningslagen och definitionen av intressebolag dvs 20 procent istället för 10 procent och sedan ska instruktionen till valberedningen publiceras på hemsidan. Se INFORMATION | Nyheter IR-web för 2020 där du också hittar mallar för hur förslaget till riktlinjer kan formuleras inför årsstämman 2020. Mallarna och vägledningen är upprättade av Vinge, Mannheimer Swartling och Svenskt Näringsliv och finns att ladda ner där.


| Kort intro

Kapitel 1 | Bolagsstämman

Kapitel 2 | Valberedning

Kapitel 3 | Styrelsens uppgifter

Kapitel 4 | Styrelsens sammansättning och storlek

Kapitel 5 | Styrelseledamots uppdrag

Kapitel 6 | Styrelseordförande

Kapitel 7 | Styrelsens arbetsformer

Kapitel 8 | Utvärdering av styrelse och vd

Kapitel 9 | Ersättning ledning och styrelse

Kapitel 10 | Information



RISK | Styrelsens sammansättning beroende vs oberoende [65]

RISK | Styrelsens sammansättning


Svensk kod för bolagsstyrning innehåller regler för oberoende. Här går vi igenom hur koden ser på oberoende frågan vs bolaget och ledningen samt större aktieägare. Från den 1 januari 2020 är koden uppdaterad och en relativt stor ändring gjordes när det gäller bedömning av oberoende vs stora ägare. Tidigare har praxis varit att en stor ägare definieras som en ägare som äger 10 procent eller mer. Koden har nu skrivits om och den nya tolkningen är årsredovisningslagens regler för intressebolag, dvs 20 procent. Fortfarande gäller att en samlad bedömning ska göras. Se uppdatering nedan.

TABELLEN

  • Namn
  • Invald år
  • Oberoende från bolaget
  • Oberoende av större aktieägare
  • Andra uppdrag inkl. info om erfarenhet från noterade bolag senaste fem åren
  • Antal aktier



RISK | Riskhantering operationell risk | Operativa risker [8]

RISK | Hantering av operationella risker exempel


VIDEO | AUDIO

Vi går igenom exempel på operativa risker och riskhantering, dokumentering.




RISK | Insiderpolicy [32] UPPDATERAD 200520

RISK | Insiderpolicy


AUDIO | VIDEO

Insiderpolicy som är en bilaga till informationspolicy, mallar för dokumentation och hantering av insiderinformation. Här ingår förteckning över personer i ledande ställning med närstående, dokumentation av beslut om uppskjutet offentliggörande, offentliggörande av insiderinformation som har varit föremål för uppskjutet offentliggörande, loggbok, meddelande till personer som upptas i loggboken mm.



Denna insiderpolicy är licensierad till Ditt företag | © ROPA & BOARDA AB

INSIDERPOLICY

BOLAGETs informationspolicy har antagits av styrelsen och är ett viktigt verktyg i vår strävan att fortsätta bygga ett växande,  lönsamt och hållbart företag. Policyns syfte är att skapa riktlinjer för kommunikation, både internt och externt. Denna Insiderpolicy omfattar samtliga medarbetare, ledning och styrelse i BOLAGET AB med dotterbolag (”BOLAGET”) och är en bilaga till Informationspolicyn.

Principer

  •   Transaktioner, köp och försäljning av finansiella instrument exempelvis aktier och värdepapper i Bolaget får ej ske 30 dagar före finansiell rapport. Datum för Bolagets finansiella rapporter finns på Bolagets hemsida.
  •   Köp och försäljning av finansiella instrument exempelvis aktier och värdepapper i Bolaget ska ske i enlighet med EU-förordningen om marknadsmissbruk, MAR. Lagstiftningen syftar till att säkerställa att de finansiella marknadernas integritet och förbättra investerares skydd på och förtroende för marknaderna.
  •   Bolaget för en förteckning över personer i ledande ställning, med närstående som har insynsställning i Bolaget. Insynspersoner och närstående ska anmäla innehavsförändringar till Finansinspektionen enligt MAR, se BILAGA A.
  •   Bolaget har noggranna instruktioner för hantering av Insiderinformation.

Roller och ansvar

VD är primärt ansvarig för Bolagets insiderinformation. Insiderinformation hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO, se  →Informationspolicy.

Insiderinformation (MAR)

Med insiderinformation avses information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt hänför sig till Bolaget eller ett finansiellt instrument utgivet av eller kopplat till Bolaget och som, om det blev offentligt, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på Bolagets aktie. Exempel på vad som kan vara insiderinformation: Finansiella rapporter, order och investeringsbeslut, samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal, köp och försäljning av bolag, kredit- eller kundförluster, finansiella svårigheter,  information rörande dotter- och intressebolag,  väsentlig förändring av resultat eller finansiell ställning. →Se Informationspolicy

Personer i ledande ställning (PLS)

Bolaget för en förteckning över personer i ledande ställning, ledningen, styrelsen och närstående. Personer i ledande ställning är skyldiga att informera närstående om insynsställning samt att rapportera egna och närståendes transaktioner som insynshandel hos Finansinspektionen, se mall i BILAGA B. Personer i ledande ställning ska informera VD och/eller CFO och inhämta godkännande före transaktion i Bolagets aktier eller värdepapper genomförs→Informationspolicy.

Undantag och särskilda situationer

Bolaget kan i särskilda situationer tillåta att transaktioner i Bolagets aktier eller värdepapper genomförs exempelvis vid genomförande och förfall av incitamentsprogram. Eventuellt undantag förutsätter att personen inte har tillgång till insiderinformation.

Uppskjutet offentliggörande av insiderinformation (MAR)

Utgångspunkten är att Bolaget är skyldigt att offentliggöra insiderinformation så snart som möjligt. Under vissa förutsättningar kan dock Bolaget skjuta upp ett sådant offentliggörande. Bolaget får skjuta upp ett omedelbart offentliggörande av insiderinformation endast om alla tre följande villkor är uppfyllda:

  • Ett omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets legitima intressen,
  • ett uppskjutande inte vilseleder allmänheten, och
  • Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.

Dokumentation uppskjutet offentliggörande och loggbok – TeamEngine Insider Manager

Bolaget ska dokumentera beslut om uppskjutet offentliggörande av insiderinformation i APPENDIX D eller IT-tjänst (MCL-logg, Strictlog, Insiderlog, Insidermanager). Personer som får tillgång till Insiderinformation ska notifieras och bekräfta att de har mottagit meddelande om Insiderinformation. APPENDIX D eller IT-tjänst (MCL-logg, Strictlog, Insiderlog, Insidermanager) används för att dokumentera och administrera insiderinformation.

För finansiella rapporter gäller att de ska hanteras som uppskjutet offentliggörande av insiderinformation [MAR).

Offentliggörande av insiderinformation

Pressmeddelande med offentliggörande av insiderinformation ska innehålla informationstexten:

“Denna information är sådan information som Bolaget är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanståendes kontaktperson för offentliggörande den xx månad 2020 kl. .”

Information till Finansinspektionen om uppskjutet offentliggörande

Bolaget ska informera Finansinspektionen om att Bolaget har offentliggjort insiderinformation som har varit föremål för uppskjutet offentliggörande, se MALL I BILAGA C.

Denna policy har antagits av styrelsen i BOLAGET AB den xxx månad år. CFO är ansvarig för denna policy som revideras och beslutas årligen av styrelsen.

___

BILAGA A

Finansinspektionen definition personer i ledande ställning

https://www.fi.se/contentassets/22a6f61c388840c6b096148adfe325f5/fragor-svar-forteckning-personer-ledande.pdf

____

BILAGA B

Personer i ledande ställning – förteckning och underrättelse

Följande personer har underrättats om att de är personer i ledande ställning inom bolaget och deras skyldigheter under artikel 19.

Personerna i ledande ställning har i sin tur motsvarande skyldighet att underrätta sina närstående om deras skyldigheter under artikel 19, samt att bevara en skriftlig kopia av denna underrättelse.

Förteckning över samtliga personer i ledande ställning inom bolaget, samt till dem närstående personer:

Förnamn och efternamn

 

 

 

 

Personnummer

 

E-postadress, hemadress, Mobiltelefon och andra telefonnummer Bolag och bolagets adress Funktion och anledning till insiderinformation
Närstående person

Förnamn/ efternamn

 

 

 

Personnummer Privat postadress      
Förnamn och efternamn

 

 

 

 

 

Personnummer E-postadress, hemadress, Mobiltelefon och andra telefonnummer Bolag och bolagets adress Funktion och anledning till insiderinformation
Närstående person

Förnamn/ efternamn

Personnummer Privat postadress      
Förnamn och efternamn

 

 

 

 

 

Personnummer E-postadress, hemadress, Mobiltelefon och andra telefonnummer Bolag och bolagets adress Funktion och anledning till insiderinformation
Närstående person

Förnamn/ efternamn

Personnummer Privat postadress      
Förnamn och efternamn

 

 

 

 

 

Personnummer E-postadress, hemadress, Mobiltelefon och andra telefonnummer Bolag och bolagets adress Funktion och anledning till insiderinformation
Närstående person

Förnamn/ efternamn

Personnummer Privat postadress      
Förnamn och efternamn

 

 

 

 

Personnummer E-postadress, hemadress, Mobiltelefon och andra telefonnummer Bolag och bolagets adress Funktion och anledning till insiderinformation
Närstående person

Förnamn/ efternamn

Personnummer Privat postadress      

 

E-postmeddelande mall

….

BOLAGET AB – Förteckning över personer i ledande ställning med rapporteringsskyldighet till Finansinspektionen

Bolaget för en förteckning över personer i ledande ställning, ledningen, styrelsen och närstående, se definition av närstående i BILAGA A från Finansinspektionen. Personer i ledande ställning är skyldiga att informera närstående om insynsställning samt att rapportera egna och närståendes transaktioner som insynshandel hos Finansinspektionen.

EU: s marknadsmissbruksförordning är direkt tillämplig i Sverige. Förordningen om marknadsmissbruk kräver att personer som utför ledningsansvar s.k. personer i ledande ställning i ett börsnoterat företag och personer som är nära kopplade till dem ska rapportera sina transaktioner relaterade till aktier och finansiella instrument som utfärdats av BOLAGET.

Du meddelas härmed att du är en Person i Ledande Ställning i AI BOLAGET AB (publ). Detta innebär att du måste meddela BOLAGET och Finansinspektionen om alla transaktioner som utförts på ditt konto angående:

(i) aktier i BOLAGET eller skuldinstrument (t.ex. obligationer) emitterade BOLAGET; eller

(ii) derivat eller andra finansiella instrument som är relaterade till aktier eller skuldinstrument utgivna av BOLAGET.

För anmälningsskyldigheten gäller en tröskel på 5 000 euro per kalenderår. Detta innebär att transaktionen som leder till att tröskeln uppnås eller överskrids och varje efterföljande transaktion ska rapporteras. Transaktioner som faller under en sådan tröskel behöver inte rapporteras. Tröskeln på 5 000 euro ska beräknas brutto, dvs beloppen för alla transaktioner ska läggas till oavsett om transaktionerna avser förvärv eller avyttring av finansiella instrument.

Alla transaktioner täcks oavsett om transaktionen genomförs på eller utanför en handelsplats. Dessutom är transaktioner enligt kapitalförsäkringar och handel som utförs för kontot för den person som omfattas av anmälningsskyldigheten (inklusive så kallad utlagd förvaltning) föremål för anmälningsskyldigheter samt pantsättning, värdepapperslån och transaktioner med derivat med kontanter. Vidare täcks transaktioner utan vederlag, såsom gåvor och arv.

Rapportering ska göras på Finansinspektionens hemsida webbplats

https://www.fi.se/sv/marknad/rapportering/transaktioner-utforda-av-personer-i-ledande-stallning–insynshandel/

 

Meddelandet ska samtidigt skickas till BOLAGET via e-post på följande adress:cfo@bolagetab.se. Meddelandet ska lämnas in inom tre arbetsdagar från transaktionsdagen. Finansinspektionen kommer att publicera informationen. För att rapportera behöver du BOLAGETs:

Definition av närstående framgår av BILAGA A från Finansinspektionen och omfattar bl.a. make, partner eller sambo, hemmaboende barn och släktingar i samma hushåll samt juridisk person som kontrolleras av dig eller närstående. Enligt förordningen om marknadsmissbruk måste du också skriftligen meddela dina närstående om deras anmälningsskyldigheter enligt förordningen om marknadsmissbruk. Anmälan görs enklast genom att vidarebefordra detta mail med begäran om bekräftelse att informationen har mottagits. Enligt förordningen om marknadsmissbruk är du skyldig att behålla en kopia av sådana aviseringar.

Du ska skicka en kopia av meddelandet eller en lista över de anmälda personerna till CFO via e-post på följande adress: cfo@bolaget.se

Du måste också meddela BOLAGET när förändring av närstående sker, till exempel om ditt engagemang i ett närstående företag upphör. BOLAGET håller en lista över sina personer i ledande ställning med närstående.

Listan innehåller bara namn och positioner på personer i ledande ställning och närstående till personer i ledande ställning för BOLAGET. BOLAGET kan på begäran lämna listan till Finansinspektionen eller andra myndigheter som undersöker misstänkta brott mot reglerna i marknadsmissbruksförordningen relaterade till BOLAGETs aktier eller andra finansiella instrument. Listan kommer inte att användas för något annat syfte än som anges i förordningen om marknadsmissbruk. Du har rätt att få ett utdrag av informationen om dig själv och BOLAGET måste på begäran korrigera felaktig, ofullständig eller vilseledande information. Om du har några frågor angående ovanstående, vänligen kontakta CFO på CFO@BOLAGETAB.se.

Ort den xx månad år

_____

BILAGA C

Bolaget ska informera Finansinspektionen om att Bolaget har offentliggjort insiderinformation som har varit föremål för uppskjutet offentliggörande.

Detta ska göras genom krypterad e-post till Finansinspektionen på

Adress: finansinspektionen@fi.se

Rubrik: Artikel 17 Bolaget AB (publ)

Meddelande: Detta e-postmeddelande  kommer från BOLAGET AB. Undertecknad skickar detta meddelande som CFO på  BOLAGET AB.

Bolaget har offentliggjort insiderinformation som varit föremål för uppskjutet offentliggörande. Detta har skett genom pressmeddelande med RUBRIKEN vilket offentliggjorts genom MFN/Cision/TT kl. XX den xx månad 20XX. Pressmeddelandet finns tillgängligt på BOLAGET ABs hemsida.

Beslutet att skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation fattades kl. XX den xx månad 20XX. De ansvariga för att skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation var: CEO/CFO

Hälsn. CFO, cfo@bolagetab.se

BILAGA D  – EXCEL LOG BOK OM EJ VERKTYG SOM MCL-log, strictlog, insiderlog, insidermanager används.