Exempel instruktion valberedning på svenska och engelska, text för att kopiera nedan samt dokumentation valberedningens motiverade yttrande.

SWE

Instruktion valberedningen

Valberedningens sammansättning

Valberedningen ska bestå av tre ägarrepresentanter representerade av de röstmässigt största aktieägarna eller ägargrupperna i Bolaget enligt aktieboken från Euroclear Sweden AB per den 30 september. Utöver dessa tre ledamöter kan styrelsens ordförande vara adjungerad ledamot i valberedningen.  I enlighet med svensk kod för bolagsstyrning ska en valberedningsledamot ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida en intressekonflikt eller andra omständigheter föreligger, som gör det olämpligt att medverka i valberedningen. 

Process för att utse valberedning

Styrelseordföranden ska kontakta de tre största aktieägarna eller ägargrupperna och begära att dessa utser varsin representant. Valberedningens ledamöter ska offentliggöras på Bolagets webbplats senast sex månader före årsstämman. Om någon av de tre största aktieägarna eller ägargrupperna avstår från att utse en ägarrepresentant eller om en ägarrepresentant avgår innan uppdraget har fullgjorts utan att den aktieägare eller ägargrupp som utsett valberedningsledamot utser en ny representant, ska styrelsens ordförande uppmana nästa aktieägare eller ägargrupp i storleksordningen (det vill säga den fjärde största aktieägaren eller ägargruppen) att inom en vecka utse en ägarrepresentant. Denna process fortgår till dess att valberedningen består av tre ägarrepresentanter. Vid ägarförändringar i Bolaget som påverkar sammansättningen av de tre största aktieägarna eller ägargrupperna, får den av de tre största aktieägarna eller ägargrupperna som inte har någon ägarrepresentant i valberedningen kontakta valberedningens ordförande med önskemål om att utse ledamot. Valberedningens ordförande ska då informera övriga ledamöter om önskemålet. Om ägarförändringen inte är oväsentlig bör ledamot utsedd av aktieägare eller ägargrupp som inte längre tillhör de tre största ställa sin plats till förfogande och den nye aktieägaren eller ägargruppen tillåtas utse en ledamot. 

Krav på valberedningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning

Valberedningen ska uppfylla de krav på sammansättning som uppställs i Svensk kod för bolagsstyrning innebärande att valberedningen ska ha minst tre ledamöter, varav en ska utses till ordförande. Majoriteten av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Styrelseordförande eller annan styrelseledamot ska inte vara valberedningens ordförande. Om mer än en styrelseledamot ingår i valberedningen får högst en av dem vara beroende i förhållande till bolagets större aktieägare.

Ordförande i valberedning, mandattid och intresse

Valberedningen ska inom sig utse valberedningens ordförande. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot får inte vara valberedningens ordförande. Mandatperioden för den utsedda valberedningen löper intill dess att ny valberedning utsetts. Valberedningen ska tillvarata Bolagets samtliga aktieägares intresse i frågor som faller inom ramen för valberedningens uppgifter i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning. 

Valberedningens förslag

Utan att begränsa vad som tidigare sagts, ska valberedningen lämna förslag till ordförande vid årsstämman, val av ordförande och övriga ledamöter i Bolagets styrelse, styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter samt principerna för eventuell ersättning för utskottsarbete, val och arvodering av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall) samt beslut om principer för utseende av ny valberedning. Arvode ska ej utgå till valberedningens ledamöter. Valberedningen ska ha rätt att belasta Bolaget med kostnader för exempelvis rekryteringskonsulter eller andra kostnader som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Ovanstående principer för hur valberedning utses och instruktion för dess arbete ska gälla till dess bolagsstämma beslutar om att ändra desamma.

Instruction to the Nomination Committee

The composition of the Nomination Committee

Nomination committee shall consist of three owner representatives represented by the largest shareholders or groups of owners in the Company in accordance with the share register from Euroclear Sweden AB as of 30 September. In addition to these three members, the Chairman of the Board may be a co-opted member of the Nomination Committee. In accordance with the Swedish Code of Corporate Governance, a member of the Nomination Committee must carefully consider before the assignment is accepted whether there is a conflict of interest or other circumstances that make it inappropriate to participate in the Nomination Committee. 

Process for appointing the Nomination Committee 

The Chairman of the Board shall contact the three largest shareholders or groups of owners and request that they each appoint a representative. The members of the Nomination Committee shall be published on the Company’s website no later than six months before the Annual General Meeting. If any of the three largest shareholders or groups of owners refrains from appointing an owner representative or if an owner representative resigns before the assignment has been completed without the shareholder or owner group appointing a nomination committee member, the chairman of the board shall request the next shareholder or group of owners. ie the fourth largest shareholder or group of owners) to appoint an owner representative within a week. This process continues until the Nomination Committee consists of three owner representatives. In the event of changes in ownership in the Company that affect the composition of the three largest shareholders or ownership groups, the one of the three largest shareholders or ownership groups that does not have an owner representative on the Nomination Committee may contact the Nomination Committee’s chairman with a request to appoint a member. The Chairman of the Nomination Committee shall then inform the other members of the request. If the change of ownership is not insignificant, a member appointed by shareholders or a group of owners who no longer belong to the three largest companies should make their place available and the new shareholder or group of owners should be allowed to appoint a member. 

Requirements on the Nomination Committee in accordance with the Swedish Code of Corporate Governance The

Nomination Committee shall meet the composition requirements set out in the Swedish Code of Corporate Governance, meaning that the Nomination Committee shall have at least three members, one of whom shall be appointed chairman. The majority of the members of the Nomination Committee shall be independent in relation to the company and the company management. The Chairman of the Board or another Board member shall not be the Chairman of the Nomination Committee. If more than one board member is included in the nomination committee, no more than one of them may be dependent in relation to the company’s major shareholders.

The Chairman of the Nomination Committee, term of office and interest 

The Nomination Committee shall appoint the Chairman of the Nomination Committee from among its members. The Chairman of the Board or another Board member may not be the Chairman of the Nomination Committee. The term of office of the appointed Nomination Committee runs until a new Nomination Committee has been appointed. The Nomination Committee shall safeguard the interests of all the Company’s shareholders in matters that fall within the scope of the Nomination Committee’s tasks in accordance with the Swedish Code of Corporate Governance. 

The Nomination Committee’s proposal

Without limiting what has been said previously, the Nomination Committee shall submit proposals to the Chairman at the Annual General Meeting, election of Chairman and other members of the Company’s Board, board fees divided between Chairman and other members and the principles for possible remuneration for committee work, election and remuneration of auditors and deputy auditor (if applicable) and decision on principles for the appointment of a new nomination committee. Fees shall not be paid to the members of the Nomination Committee. The Nomination Committee shall have the right to charge the Company with costs for, for example, recruitment consultants or other costs required for the Nomination Committee to be able to fulfill its assignment. The above principles for how the Nomination Committee is appointed and instructions for its work shall apply until its Annual General Meeting decides to change them.

Valberedningens motiverade yttrande till årsstämman

Valberedningens yttrande text för kopiering på SWE och ENG

Valberedningens förslag och motivering inför årsstämman 202X i BOLAGET AB

Valberedningens arbete

Baserat på den instruktion för valberedningen som beslutades på årsstämman 20xx består valberedningen inför årsstämman 202X av:

• Förnamn, Efternamn, utsedd av (ordförande) 
• Förnamn, Efternamn, utsedd av
• Förnamn, Efternamn, utsedd av
• Förnamn, Efternamn, styrelsens ordförande

Valberedningen har arbetat efter svensk kod för bolagsstyrning och den instruktion för valberedningen i BOLAGET som fastställdes på årsstämman 20xx. Valberedningens uppgift är att lämna förslag till årsstämman avseende val av styrelseledamöter och ordförande i styrelsen samt val av revisorer. Valberedningens uppgift är också att lämna förslag till ordförande vid årsstämman samt förslag till styrelse-, utskotts- och revisionsarvoden. Vidare har valberedningen att ta ställning till eventuell förändring av nu gällande instruktion för valberedningen i BOLAGET.

Enligt bolagsordningen för BOLAGET ska styrelsen bestå av lägst X och högst Y ledamöter. Styrelsen bestod under året av Z ledamöter. Enligt bolagsordningen ska årsstämman välja en revisor.  REVISIONSFÖRETAG med utsedd ansvarig revisor FÖRNAMN EFTERNAMN utsågs av föregående årsstämma. 

Under valberedningens arbete har styrelseledamöterna FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN meddelat att de står till förfogande för omval. FÖRNAMN EFTERNAMN har avböjt omval.  Valberedningen har sammanträtt vid X tillfällen och därutöver har ledamöterna haft löpande avstämningar. Valberedningen har för sitt arbete fått ta del av styrelseutvärdering och utvärdering av bolagets VD. Utvärderingarna visar att styrelsearbetet fungerar väl och att styrelsemedlemmarna anser att styrelsens sammansättning ÄR TILLFREDSSTÄLLANDE/MED FÖRDEL KAN UTÖKAS MED KOMPETENS INOM/MED FÖRDEL KAN KOMPLETTERAS MED KOMPETENS INOM.  Valberedningen har vidare tagit del av styrelseordförandens redogörelse för hur styrelsearbetet fungerar avseende strategisk planering, riskhantering, intern kontroll och styrning. Valberedningen gör bedömningen att det skulle gagna BOLAGET BIBEHÅLLA DEN VÄL FUNGERANDE STYRELSEN/ ATT UTÖKA STYRELSEN MED FÖRNAMN EFTERNAMN MED KOMPETENS INOM.

Valberedningens lämnar följande förslag

Ordförande vid årsstämman

Valberedningen föreslår att STYRELSENS ORDFÖRANDE/ADVOKAT utses till ordförande vid årsstämman.

Val av styrelseledamöter och styrelseordförande

Antalet styrelseledamöter föreslås vara OFÖRÄNDRAT/ÖKA/MINSKA, dvs X. Inga suppleanter utses. Valberedningen föreslår omval av FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN, FÖRNAMN EFTERNAMN samt NYVAL AV FÖRNAMN EFTERNAMN. Till styrelseordförande föreslås FÖRNAMN EFTERNAMN. Samtliga föreslagna ledamöter har bekräftat att de står till förfogande. Det är valberedningens uppfattning att de föreslagna ledamöternas erfarenheter passar mycket väl för den utvecklingsfas som BOLAGET befinner sig i. Det är valberedningens uppfattning att den föreslagna styrelsen har en ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund och med en bra könsfördelning. Valberedningen anser att de föreslagna ledamöterna bör kunna fungera som ett bra team och att de kompetensmässigt kompletterar varandra. Den föreslagna styrelsen bör ha goda förutsättningar att leda bolaget och realisera dess långsiktiga affärsplan.  Valberedningen har också gjort bedömningen att föreslagna ledamöter har tillräckligt med tid och engagemang samt bedömt styrelseledamöternas oberoende. Det är valberedningens uppfattning att dess förslag till styrelsesammansättning uppfyller kraven på oberoende vid tillämpning av svensk kod för bolagsstyrning. 

Information om föreslagna styrelseledamöter

• FÖRNAMN, EFTERNAMN, ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE
• FÖRNAMN, EFTERNAMN, ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE
• FÖRNAMN, EFTERNAMN,  ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE
• FÖRNAMN, EFTERNAMN,  ERFARENHET OCH KOMPETENS, OBEROENDE/BEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL BOLAGET OCH BOLAGSLEDNINGEN, OBEROENDE I FÖRHÅLLANDE TILL STÖRRE AKTIEÄGARE

Mer information om föreslagna styrelseledamöter finns på bolagets hemsida www.bolaget.se.

Val av revisor

I enlighet med STYRELSENS/REVISIONSUTSKOTTETS rekommendation föreslår valberedningen omval av det registrerade revisionsbolaget REVISIONSBOLAGET. REVISIONSBOLAGET har meddelat att de kommer att utse den auktoriserade revisorn FÖRNAMN EFTERNAMN som huvudansvarig för revisionen.

Arvoden

Valberedningen föreslår att arvode till styrelseledamöter ska utgå med följande belopp: XXX XXX kronor till styrelsens ordförande, XXX XXX kronor vardera till övriga ledamöter. För arbete i revisionsutskottet föreslås XX XXX kronor till ordförande och XX XXX till övriga ledamöter. För arbetet i ersättningsutskottet föreslås XX XXX till ordförande och XX XXX till övriga ledamöter. Alt. För arbete i eventuella styrelseutskott föreslås ingen särskild ersättning.  

Valberedningens förslag innebär OFÖRÄNDRADE/EN HÖJNING/EN SÄNKNING av arvoden. Valberedningen har jämfört arvoden med ledamöter i bolag av liknande storlek och med liknande inriktning och kan konstatera att föreslagna arvoden är marknadsmässiga. Revisionsarvode föreslås utgå enligt godkända fakturor. 

Instruktion till valberedningen inför årsstämman 202X

Valberedningen föreslår oförändrad instruktion för valberedningen. Valberedningsinstruktionen finns på bolagets hemsida www.bolaget.se.

Ort månad 202X

Valberedningen i BOLAGET AB (publ)

The Nomination Committee’s motivated  proposal for the AGM 202X in  Company AB

The Nomination Committee’s work

Based on the instruction for the Nomination Committee resolved by the Annual General Meeting 20xx consists nomination committee 202X by:

• First Name, Last Name, appointed by (Chairman) 
• First Name, Last Name, appointed by
• First Name, Last Name, appointed by
• First Name, Last Name, Chairman of the Board TheCommittee

The Nomination Committee has worked in accordance with the Swedish Code of Corporate Governance and the instructions for the Nomination Committee in the COMPANY that were adopted at the Annual General Meeting 20xx. The Nomination Committee’s task is to submit proposals to the Annual General Meeting regarding the election of Board members and the Chairman of the Board, as well as the election of auditors. The Nomination Committee’s task is also to submit proposals to the Chairman of the Annual General Meeting as well as proposals for Board, committee and audit fees. Furthermore, the Nomination Committee has to take a position on any change in the current instructions for the Nomination Committee in the COMPANY.

According to the Articles of Association of the COMPANY , the board shall consist of a minimum of X and a maximum Y members. During the year, the Board consisted of Z members. According to the Articles of Association, the Annual General Meeting shall elect an auditor.  AUDIT COMPANY with appointed auditor first name FIRST NAME was appointed by the previous Annual General Meeting. 

During the Nomination Committee’s work, the Board members have FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME announced that they are available for re-election. FIRST NAME SURNAME has declined re-election. The Nomination Committee has met on X occasions and in addition, the members have had ongoing reconciliations. For its work, the Nomination Committee has had to take part in board evaluations and evaluations of the company’s CEO. The evaluations show that the board work works well and that the board members believe that the composition of the board IS SATISFACTORY / WITH ADVANTAGE CAN BE INCREASED WITH COMPETENCE IN / WITH ADVANTAGE CAN BE COMPLEMENTED WITH COMPETENCE IN.  The Nomination Committee has also taken note of the Chairman of the Board’s report on how the Board’s work works with regard to strategic planning, risk management, internal control and governance. The Nomination Committee makes the assessment that it would benefit the COMPANY TO MAINTAIN THE WELL-FUNCTIONING BOARD / TO EXTEND THE BOARD WITH FIRST NAME SURNAME WITH COMPETENCE IN.

The Nomination Committee submits the following proposal

Chairman of the Annual General Meeting The

Nomination Committee proposes that the CHAIRMAN / LAWYER OF THE BOARD be appointed Chairman of the Annual General Meeting.

Selection of Directors and Board

number of board proposed unchanged/ R / L, i.e.X.No deputies are appointed. The Nomination Committee proposes re-election of FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME, FIRST NAME SURNAME and NEW ELECTION OF FIRST NAME SURNAME. The FIRST NAME SURNAME is proposed as Chairman of the Board. All proposed members have confirmed that they are available. It is the Nomination Committee’s opinion that the proposed members’ experiences are very well suited to the development phase in which the COMPANY is in. It is the Nomination Committee’s opinion that the proposed Board has an appropriate composition, characterized by diversity and breadth in terms of competence, experience and background . The Nomination Committee believes that the proposed members should be able to function as a good team and that they complement each other in terms of competence. The proposed board should have good conditions to lead the company and realize its long-term business plan. The Nomination Committee has also made the assessment that the proposed members have sufficient time and commitment and has assessed the independence of the Board members. It is the Nomination Committee’s opinion that its proposal for the composition of the Board meets the requirements for independence in the application of the Swedish Code of Corporate Governance. 

Information about the proposed board

• name, surname, experience and competence, independence / dependence in relation to the Company and management, independent in relation to major shareholders
• name, surname, experience and competence, independence / dependence in relation to the company and management, independent in relation to MAJOR SHAREHOLDERS
• FIRST NAME, LAST NAME, experience and competence, independence / dependence of the company and management, independent of the major shareholders
• FIRST NAME, LAST NAME, experience and competence, independence / dependence of the company and management, independent of the major shareholders

More information about proposed board members can be found on the company’s website www.bolaget.se.

Election of auditor

In accordance with the recommendation of the BOARD / AUDIT COMMITTEE , the Nomination Committee proposes re-election of the registered auditing company REVISIONSBOLAGET. THE AUDIT COMPANY has announced that they will appoint the authorized accountant publicFIRST NAME SURNAME as the main person responsible for the audit.

Remuneration

Nomination Committee proposes that fees to Board members be paid in the following amounts:XXX XXX SEKto the Chairman of the Board, XXX XXX SEKeach to other members. For work in the audit committee,is proposed XX XXX SEKfor the chairman and XX XXX for the other members. For work in the Remuneration Committee proposed XX XXX Chairman and XX XXX to the other members. Alt. No special remuneration is proposed for work in any board committees.  

The Nomination Committee’s proposal entailsUNCHANGED / AN INCREASE / A REDUCTION of fees. The Nomination Committee has compared fees with members of companies of similar size and with a similar focus and can state that the proposed fees are market-based. Audit fees are proposed to be paid according to approved invoices. 

Instructions to the Nomination Committee prior to the 202X Annual General Meeting The Nomination Committee

proposes unchanged instructions for the Nomination Committee. The Nomination Committee’s instructions are available on the company’s website www.bolaget.se. 

Place month 202X The

Nomination Committee of BOLAGET AB (publ)