INFORMATION | Efter årsstämman [86] NY

INFORMATION | Efter årsstämman


AUDIO | VIDEO

Här kommer checklistan efter årsståmman när kommunké från stämman är pressreleasas är det ofta dags för konstituerande styrelsesammanträde, vi går igenom agenda och uppdatering av IR-webben.


RISK | Vd-instruktion [56]

RISK | Vd-instruktion


AUDIO | VIDEO på gång

Vi går igenom agendan för affärsutveckling och strategisk planering och ger en översikt över vad de olika avsnitten innehåller så att du lätt kan hitta vad du letar efter.

Enkel och användbar Vd-instruktion som sitter ihop med styrelsens riktlinjer. Vd-instruktionen brukar antas på det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman.

TEXT SOM ENKELT KAN KOPIERAS OCH KLISTRAS IN I WORD ELLER GOOGLE DOKUMENT

VD-INSTRUKTION 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

 

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever tillämpliga lagar och regelverk,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning och dokumentation samt lagring av insiderinformation och eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

 

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

 

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

 

Lojalitetsplikt 

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet. 

 

©BOARDA



RISK | Riskpolicy | Guidance och mall [14]

RISK | Riskpolicy


VIDEO | AUDIO

Vi går igenom en enkel och användbar riskpolicy som hänger ihop med övriga policies och riktlinjer här på BOARDA. Vi pratar om hur storbolagen gör och översätter det till ett fungerande arbetssätt för småbolag.

RISK POLICY | ENGELSKA OCH PÅ SVENSKA

Texten till policies finns nedan för att kopiera och klistra in i ditt företags word eller google-mall.

ENGELSKA – SVENSKA KOMMER NEDANFÖR

RISK POLICY

1. Introduction

This Risk Policy is adopted by the Board for all group companies within Company AB (publ), reg.no xxxxxx-xxxx (“Company”). The Finance Policy is part of this Risk Policy, see Appendix

2. Risks and opportunities

Every business is subject to risk. Risks that are managed well can be transformed into business opportunities. Well managed risk and internal control are a business driver for sustainable growth and profitability.

3. Purpose

The purpose of this Risk Policy is to create a framework and guidelines in terms of risk mandate and limits to the business and operations. 

  • Set the risk framework for risk management
  • Provide clarity about the roles, and responsibilities
  • Give guidance for the CEO and management
  • Provides guidance and limits for the CEO and management of the risk exposure to the business, and operations
  • Set the framework and guidance for follow up and reporting risk management.

4. Financial and strategic goals

Company’s ……[describe vision, strategic and financial goal] 

5. Roles and responsibilities

The Board

The board has the overall responsibility for an efficient framework for internal control and risk management.  The Board decides on Company’s risk appetite and risk strategy and regularly evaluates and update it if so required. The Board is responsible for reviewing this policy once per year. The Board can take decisions about temporary  deviations from this policy. The responsibilities to maintain an efficient control environment and the day-to-day work with internal control and risk management are delegated by the board to the CEO.

CEO

The CEO ensures that Company has a sound risk culture that takes account of the decided risk appetite. The Group CEO is responsible to maintain an efficient control environment and the day-to day work with internal control and risk management. The Group’s Policies empower the CEO to make limited day-to-day decisions about the business and operations. 

[Adjust roles i.e. BA leaders, BU managers, Sales and divisional managers |Adjust roles]

[Adjust roles] are in the first line of defense, risk management performed daily by operations. The [Adjust roles] are responsible to identify relevant risks and to implement this Risk Policy in their area of responsibility.

CFO/Risk Officer 

The second line of defense is the CFO/Risk Officer. [At the moment the CFO is also the Risk Officer thanks to the size of the company.] The CFO/Risk Officer monitor, control and report the company’s strategic, operational and financial risks to the CEO and the Board. This policy includes the Finance Policy which creates the framework in terms of the risk mandate for the finance operations. The CFO is responsible for managing the risks related to financial reporting. The CFO is responsible for preparing the yearly review of this policy. The CFO is responsible for the internal control of this Policy.

Internal Audit

Internal Audit is the third line of defense and monitoring of the financial reporting ,the  internal control framework for risk management and compliance with rules and regulations for the Group. 

At the moment the company is not big enough to have an internal audit function inhouse or outsourced.[Alternative The Internal Audit function is outsourced to xxx. The yearly plan is prepared by the Audit committee and decided by the Board.]

6. Reporting and follow up

The CFO/Risk Officer is responsible to ongoing report and to inform the CEO about the Groups compliance with internal control framework and risk management of the Strategic, Operational and Financial risks. The CFO is responsible for documenting the risk report about the work with risk management, the development of financial risks and internal control covering the Strategic, Operational and Financial risks. The CFO is responsible to on ongoing monitor and report compliance with internal control framework and risk management to the CEO. The CFO is responsible to report, on quarterly basis to the Board. The report is managed via the Board [or Audit committee in order to prepare recommendations to the Board].

The first line of defense is the risk management performed daily by operations. The [Adjust roles] systematically follow up and report on identified risks in the Group Management Meeting. 

The second line of defense is the CFO for the strategic, operational and financial risks. the CFO monitor control and report the company’s risks to the CEO and to the Board.

[The third line of defense is the Internal Audit function outsourced to XX. The yearly plan and reviews are decided by the Board.]

The Board report shall be prepared by the Finance and Risk organization and includes, among other things:

  • Training and compliance corporate policies
  • Risk report – See Appendix  Template

7. Identified major risks

The following major risks have been identified:

  • Strategic risks
  • Operational risks including sustainability risks, governance and compliance risks
  • Financial risks – See Finance Policy in Appendix 1

Companys articulated risk appetite [Adjust to company specific]

Strategic risks: Company’s strategic processes and controls shall to a reasonable extent and cost, be designed to minimize surprises to the CEO and the Board.

Operational risks: Company’s operational processes, systems and controls shall to a reasonable extent and cost, be designed to minimize disruptions to customers and impact on financial performance.

Sustainability risks part of operational risks: Company’s sustainability processes and controls shall to a reasonable extent and cost, be designed to match customer demands and make it easy to be transparent vs all stakeholders.

Governance and Compliance risks part of operational risks: Company’s internal control processes shall to a reasonable extent and cost, be designed to minimize failure to comply.

Financial risks:  Company’s finance processes and controls shall to a reasonable extent and cost, be designed to minimize failure to comply.

This policy is proposed to be adopted on board meeting in xxx 201Y and should be reviewed in yyyy 201Y ahead of the Year-End.

SVENSKA – ENGELSKA OVANFÖR

RISKPOLICY

1. Introduktion

Denna riskpolicy är antagen av styrelsen och gäller för alla bolag som ingår i koncernen  BOLAGET AB, org.nr. xxxxxx-xxxx (“BOLAGET”). Finanspolicyn är en del av denna Riskpolicy, se bilaga.

2. Risk och möjligheter

Alla företag och verksamheter är exponerade mot risker. Medvetna val och god riskhantering kan omvandla risker till affärsmöjligheter.  En väl fungerande hantering av risker, intern kontroll och styrning är en framgångsfaktor för hållbar tillväxt och lönsamhet.

3. Syfte

Syftet med denna riskpolicy är att skapa ett ramverk och ge riktlinjer i förhållande till risk mandat och befogenheter inom organisationen genom att: 

  • Sätta ramverk för riskhantering
  • Skapa tydlighet i roller och ansvar
  • Ge vägledning för VD och ledning
  • Skapa vägledning och sätta gränser för VD och hanteringen av verksamhetens löpande riskexponering
  • Sätta ramverk och ge vägledning för uppföljning och rapportering av riskhantering

4. Strategiska och finansiella mål för BOLAGET

[Beskriv  bolagets vision, strategiska och finansiella mål.]

5. Roller och ansvar

Styrelsen

Det är styrelsen som är ansvarig för ett effektivt ramverk för intern kontroll och styrning samt riskhantering. Styrelsen beslutar om BOLAGETs riskaptit och riskstrategi samt utvärderar löpande och uppdaterar vid behov. Styrelsen är ansvarig för att årligen granska denna policy. Styrelsen kan fatta beslut om att tillfälligt avvika från denna policy. Ansvaret att säkerställa en effektiv kontrollmiljö i den dagliga verksamheten för inter kontroll och styrning samt riskhantering har delegerats till VD av styrelsen. 

VD

VD ska säkerställa att BOLAGET har en sund riskkultur som stämmer överens med BOLAGETS beslutade riskaptit. VD är ansvarig för att underhålla en effektiv kontrollmiljö för den dagliga verksamheten inom intern kontroll och styrning samt riskhantering. VD får genom policies och instruktioner mandat att sköta den löpande affärsverksamheten och organisationen. 

[Affärsområdeschef, Gruppfunktion Chefer etc – justera efter de roller ni använder]

[Använd relevanta roller i din organisation här] är ansvariga för första linjens försvar, riskhantering i den löpande verksamheten. [Använd relevanta roller] är ansvariga för att identifiera relevanta risker och implementera denna riskpolicy inom sitt ansvarsområde. 

CFO/Riskchef 

Andra linjens försvar är CFO/Riskchef [För närvarande har CFO ett utökat ansvar som riskchef mot bakgrund av bolagets storlek] CFO/Risk Chefen följa upp, kontrollera och rapportera BOLAGETS operationella, strategiska och finansiella risker till VD och styrelsen. Denna policy inkluderar en finanspolicy som skapar ramverk för risknivå och mandat inom finansfunktionen. CFO är ansvarig för att hantera risker relaterade till den finansiella rapporteringen. CFO är ansvarig för att granska denna policy årligen dvs. CFO är ansvarig för intern kontrollen av denna policy. 

Internrevision

Internrevision är tredje försvarslinjen för att följa upp efterlevnad av BOLAGETS ramverk för finansiell rapportering, intern kontroll, styrning och riskhantering.

För närvarande är BOLAGET inte tillräckligt stort för att ha en internrevisionsfunktion i organisationen eller som outsourcad verksamhet. [Alternativt – Funktionen för Internrevision har outsourcas till xxxx. Den årliga planen förbereds av revisionsutskottet och beslutas av av styrelsen.]

6. Rapportering och uppföljning

CFO/Riskchef är ansvarig för den löpande rapporteringen och information till VD om regelefterlevnad av policies och ramverk för intern kontroll och styrning samt hantering av operationella, strategisk och finansiella risker. CFO/Riskchef är ansvarig för att dokumentera riskrapport för arbetet med riskhanteringen, utvecklingen av finansiella risker samt intern kontroll, styrning och hantering av BOLAGETS strategiska, operationella och finansiella  risker. CFO/Riskchef är ansvarig för att löpande följa upp och rapportera organisationens efterlevnad av policys och ramverk för intern kontroll, styrning och riskhantering till VD. CFO/Riskchef är ansvarig för att rapportera till styrelsen varje kvartal. Riskrapporten hanteras av styrelsen [eller förbereds av revisionsutskottet för rekommendation till styrelsen.]

Första försvarslinjen är riskhantering i den löpande verksamheten. [Affärsansvarig etc. justera roller] är ansvariga för att systematiskt följa upp och rapportera identifierade risker på ledningsgruppsmöten. 

Andra försvarslinjen är CFO för hantering av de strategiska, operationella och finansiella riskerna. CFO följer upp kontroller och rapporterar bolagets risk till VD och styrelsen. 

[Tredje försvarslinjen är internrevision som är outsourcad till xxxx. Den årliga planen granskas och beslutas av styrelsen.]

Riskrapporten från finans- och riskfunktionen ska bl.a. innehålla:

  • Utbildning och efterlevnad av bolagets policies och riktlinjer
  • Riskrapport – se bilaga

7. Stora och identifierade risker

Följande stora riskområden har identifierats:

  • Strategiska risker
  • Operationella risker inklusive hållbarhetsrisker, intern styrning, kontroll och riskhantering
  • Finansiella risker – se finanspolicy

BOLAGETS uttalade riskaptit [OBS justera – Bolagsspecifik]

Strategiska risker: Bolagets strategiska processer och kontroller ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera överraskningar för VD och styrelsen.

Operationella risker: Bolagets operationella processer, system och kontroller ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera risken för störningar för kunder och finansiell påverkan för bolaget.

Hållbarhetsrisker är en del av de operationella riskerna: Bolagets processer och kontroller för hållbarhet ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att matcha kundernas efterfrågan och göra det enkelt för bolaget att vara transparent med sina intressenter. 

Risker i styrning och regelefterlevnad är en del av de operationella riskerna: Bolagets processer för intern kontroll och styrning ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera risken för att inte följa bolagets policies och riktlinjer. 

Finansiella risker:  Bolagets finansiella processer och kontroller ska till en rimlig omfattning och kostnad utformas för att minimera risken för att inte följa bolagets policies och regelverk.

Den här policyn antogs på styrelsemötet den xx 2020 och ska granskas xx 2021.

VD är ansvarig för denna policy.

TILLBAKA TILL MIN STARTSIDA


RISK | Riktlinjer styrelsen [50]

RISK | Riktlinjer för styrelsens arbete


Vi går igenom en enkel mall för styrelsens instruktioner eller riktlinjer.


Presentation och mall finns nedanför videon för nedladdning. Denna hänger ihop med VD-instruktionen som kommer i nästa omgång.


RIKTLINJER FÖR STYRELSENS ARBETE

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden), bolagets bolagsordning och andra gällande regelverk (inkl. MAR och regelverk för informationsgivning för noterade bolag), har följande riktlinjer för styrelsens arbete antagits.

Styrelsens övergripande uppgift är att förvalta bolagets angelägenheter i bolagets och samtliga aktieägares intresse. I styrelsens uppgifter ingår bl.a.:

  • Fastställa bolagets övergripande mål och strategi,
  • tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga VD
  • fastställa erforderliga riktlinjer för bolagets uppträdande i samhället i syfte att säkerställa dess långsiktiga värdeskapande förmåga,
  • se till att det finns ändamålsenliga system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och de risker för bolaget som dess verksamhet är förknippad med,
  • se till att det finns en tillfredsställande kontroll av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: säkerställa att bolagets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tillförlitlig)
  • Styrelsen ska godkänna väsentliga uppdrag som VD har utanför bolaget

Möten och beslut

Styrelsen ska hålla konstituerande styrelsemöte direkt efter årsstämma eller om det är aktuellt direkt efter en extra bolagsstämma. I tillägg till det konstituerande styrelsemötet ska styrelsen ha minst fem styrelsemöten under varje räkenskapsår.

Styrelsens ordförande ansvarar för att sammankalla till ordinarie styrelsemöten och extra styrelsemöten vid behov. VD och styrelseledamöter har rätt att be om att få frågor på agendan till ordinarie styrelsemöten alternativt vid behov att kalla in styrelsen till ett extra möte.

Om VD eller styrelseledamot begär ett extra styrelsemöte så ska ordförande normalt kalla till extra styrelsemöte inom sju dagar.

Vid akuta situationen har styrelsens ordförande möjlighet att sammankalla styrelsen med kortare varsel förutsatt att samtliga styrelseledamöter får information och möjlighet att delta i mötet.

Ordförande är ansvarig för att kallelse och kalenderinbjudan går ut till samtliga styrelseledamöter i god tid och senast en vecka före möte. Ordförande kan delegera till VD att sammankalla styrelsen.

Kallelsen ska sändas via e-mail och kalenderinbjudan, innehålla datum, tid och plats för mötet samt telefonnummer eller teknik för att ringa eller delta på video från distans. Vidare ska kallelsen innehålla agenda.

Dokumentation och underlag för frågor för information och frågor för beslut ska sändas ut en vecka före ordinarie styrelsemöte.

Styrelsen har möjlighet att fatta beslut utan att sammankalla till möte genom “per capsulam” beslut och protokoll som ska undertecknas av samtliga styrelseledamöter.

Om styrelsen inte är enhällig i sitt beslut fattas beslut om det förslag som mer än hälften av de på styrelsemötet närvarande, fysiskt, via video eller telefon,  styrelseledamöterna röstar på. Ordförandes röst avgör om majoritet inte uppnås. Styrelseledamot som inte har möjlighet att delta på styrelsemötet har rätt att lämna sin röst skriftligen till ordförande i förskott.

Ordförande i styrelsen

Styrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt. Styrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åtaganden.

Årsstämman väljer ordförande till styrelsen. Om styrelsens ordförande avgår under löpande räkenskapsår ska styrelsen inom sig utse ny ordförande fram till nästa ordinarie årsstämma.

Vid frånvaro av ordförande ska den styrelseledamot som varit längst tid leda styrelsens arbete. Om två personer varit styrelseledamöter lika länge väljs den styrelseledamot som är äldst.

Ordförande ska särskilt:

  • Organisera och leda styrelsens arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete,
  • Se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget,
  • Se till att styrelsen löpande får information om utveckling och finansiell ställning genom skriftliga rapporter från VD varje månad,
  • Ansvara för kontakter med ägarna i ägarfrågor och förmedla synpunkter från ägarna till styrelsen,
  • Se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete,
  • Efter samråd med VD fastställa förslag till dagordning för styrelsens möten
  • Kontrollera att styrelsens beslut verkställs, samt
  • Se till att styrelsens arbete årligen utvärderas
  • Säkerställa att samtliga styrelsemöten protokollförs och förvaras säkert
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma ska förvaras säkert och på ett strukturerat sätt

Alla frågor som rör bolaget ska adresseras till ordförande som säkerställer att frågan förbereds och presenteras för beslut på nästkommande styrelsemöte.

Styrelseledamöters ansvar

Styrelseledamot ska ägna uppdraget den tid och omsorg och tillägna sig den kunskap som erfordras för att tillvarata bolagets och dess ägares intresse. Varje ledamot ska agera självständigt och med integritet och se till bolagets och samtliga aktieägares intresse. Styrelseledamot ska bl.a.:

  • Självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och begära den information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut
  • Fortlöpande tillägna sig den kunskap om bolagets verksamhet, organisation, marknader m.m. som erfordras för uppdraget.
  • Informera ordförande om nya styrelseuppdrag och engagemang som kan skapa intressekonflikt
  • Behandla all information och dokumentation som konfidentiell information

Intressekonflikt

En styrelseledamot ska själv utvärder om intressekonflikt föreligger eller inte och ska proaktivt anmäla eventuell intressekonflikt till ordförande. Styrelseledamot och ska inte delta i information och beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan styrelseledamot och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som styrelseledamot är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som styrelseledamot är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga

Styrelsen ansvarar för att bolaget har god intern kontroll

  • Styrelsen ska se till att bolaget har formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav på noterade bolag. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska styrelsen årligen utvärdera behovet av en sådan funktion och i beskrivningen av den interna kontrollen i bolagsstyrningsrapporten motivera sitt ställningstagande.
  • Beskrivningen av den interna kontrollen i bolagsstyrningsrapporten ska även omfatta styrelsens åtgärder för att följa upp att den interna kontrollen i samband med den finansiella rapporteringen och att rapporteringen till styrelsen fungerar
  • Styrelsen ska minst en gång per år, utan närvaro av VD eller annan person från bolagsledningen träffa bolagets revisor
  • Styrelsen ska se till att bolagets halvårs- eller niomånadersrapport översiktligt granskas av bolagets revisor

Närvaro i styrelsemöten

VD ska närvara på styrelsemöten om inte styrelsen fattat beslut om att endast styrelseledamöter ska närvara. VD förbereder och presenterar frågor för information och frågor för beslut.

Bolagets revisor ska bjudas in och närvara i styrelsemötet i samband med översiktlig granskning och årsbokslut. Styrelsen ska ha en egen session, då inte VD och andra från ledningen närvarar, med bolagets revisorer för att gå igenom intern kontroll och styrning.

Styrelsen kan bjuda in andra personer att närvara för att presentera, föra en dialog eller ta råd i en specifik fråga.

Agenda

På konstituerande möte ska bl.a. följande agendapunkter behandlas:

  • Val av protokollförare
  • Val av justeringsman
  • Schema för nästa års styrelsemöten
  • Firmateckning
  • Godkännande av riktlinjer för styrelsens arbete
  • Godkännande av VD-instruktion inklusive finansiell rapportering
  • Genomgång och eventuell uppdatering av andra policies och instruktioner
  • Utse ledamöter till utskotten

På ordinarie styrelsemöten ska bl.a. följande agendapunkter behandlas:

  • Val av protokollförare
  • Val av justeringsman
  • Godkännande av föregående mötes protokoll
  • Uppföljning av utestående frågor (och genomförande av beslut)
  • VD-rapport inklusive finansiell rapportering och riskrapport
  • Ev. delårsrapport för godkännande samt rapportering från revisionsutskottet
  • Frågor för information
  • Frågor för beslut
  • Uppdatering av policies
  • Övriga frågor

Någon gång senast i december:

  • Uppdaterad affärsplan tre år
  • Budget nästa år
  • Utvärdering av intern kontroll och styrning
  • Utvärdering av VD
  • Utvärdering av styrelse

I samband med årsbokslut med tillägg för:

  • Förslag till beslut utdelning
  • Revisionsutskottets avrapportering årsbokslut
  • Revisorernas granskning – rapporteras av revisor
  • Möte med revisorerna utan VD och ledning
  • Godkännande av bokslutskommuniké
  • Ev. rapportering och förslag till beslut från ersättningskommittén
  • Förberedelse för årsstämma
  • Godkännande årsredovisning och kallelse årsstämma

Protokoll

Styrelsens möten ska protokollföras. Protokollen ska redogöra för frågor som behandlats och det ska tydligt framgå vilka beslut som har fattats. Protokollen ska innehålla en lista med utestående frågor för uppföljning.

Alla styrelseledamöter inklusive ordförande har rätt att få sin uppfattning tagen till protokollet.

Protokollen ska undertecknas så snart som möjligt i följande ordning, sekreteraren, ordförande och därefter justeringsman. Undertecknade protokoll skall hållas tillgängliga för samtliga styrelseledamöter. Per Capsulam beslut och protokoll skall undertecknas av samtliga styrelseledamöter.

Konfidentiell information

Information och dokumentation i styrelsens arbete är konfidentiell information. Efter avslutat styrelseuppdrag ska material återlämnas till bolaget och elektroniska kopior ska raderas.

VD

Beslut om att utse VD fattas av styrelsen. Ordförande kan få i uppdrag att förhandla villkor för anställningsavtal men beslut om anställningsavtal och villkor fattas av styrelsen.

VD är ansvarig för den löpande verksamheten i enlighet med VD-instruktionen inklusive finansiell rapportering som är en bilaga till dessa riktlinjer.

Styrelsen ska löpande utvärdera VDs arbete och formellt föra till protokollet att en utvärdering har gjorts minst en gång om året.

Attestinstruktion

Styrelsen ska gå igenom och uppdatera attestinstruktionen som är en bilaga till dessa riktlinjer minst en gång om året.

Utskott

Utskott som utses av styrelsen är rådgivande och rekommenderar styrelsen att fatta beslut. Inga beslut fattas i utskotten, de är förberedande och rådgivande för styrelsen. Utskottens möten ska protokollföras och göras tillgängliga för samtliga styrelseledamöter.

©ROPA management AB

Bilaga: VD-instruktion inklusive finansiell rapportering

Bilaga: Attestinstruktion

Bilaga: Ev. Riktlinjer revisionsutskott



INFORMATION | Guidance & PR mall | Valberedning utsedd [30]

INFORMATION | PR mall information om valberedning


Här hittar du mallen för pressmeddelande som får jobbet gjort när årets valberedning är utsedd. Denna information ska finnas med på IR-webben under bolagsstyrning plus pressmeddelas. Gå till checklista IR-webb.

PRESSMEDDELANDE

ORT OCH DATUM

 

Valberedning inför årsstämman 2019

Enligt årsstämmans beslut ska valberedningen utgöras av (ex. de tre röststarkaste ägarna per den 30 september varje år) samt även av styrelsens ordförande. Bolaget meddelar att valberedning nu har utsetts inför årsstämman i april/maj 2019.

 

Förnamn Efternamn, ägare

Förnamn Efternamn, ägare

Förnamn Efternamn, ägare

 

Aktieägare är välkomna att skicka förslag till valberedningen inför årsstämman till e-post valberedning@bolaget.se. Bolagets årsstämma äger rum den x april/maj 2019 i lokalen på adressen.

 

Vid frågor kontakta:

Se även | Checklista IR-web och förberdelse årsstämma

INFORMATION | IR-web checklista


INFORMATION | Guidance & PR mall |  Information/Uppdatering finansiella mål MAR [36]

INFORMATION | PR mall uppdatering finansiella mål


Om affärsplanen 3-5 år inte pekar i färdriktning mot bolagets finansiella mål så är det antingen läge att uppdatera affärsplanen, dvs hur de ska nås, eller så är det läge att uppdatera de finansiella målen. En förändring av finansiella mål är insiderinformation. Finansiella mål är ofta på lång eller medellång sikt. I dokumentationen ligger en PR-mall som kan användas om målen behöver uppdateras. Se avsnitt STRATEGI för mer info och strategiskt intro finansiella mål.

Det är viktigt att följa upp finansiella mål löpande och det fungerar väldigt bra att göra det i vd-ordet i årsredovisningen och delårsrapporter.

Bilder och mall finns här nedanför i dokumentet. Använd knappen FRÅGA i menyn här ovanför om du behöver hjälp.

PRESSMEDDELANDE

ORT OCH DATUM

 

Bolaget uppdaterar finansiella mål

 

Styrelsen för Bolaget (kortnamn) uppdaterar affärsplan och finansiella mål på medellång sikt för att uppdatera investerare om bolaget fokus och ambitioner de kommande tre till fem åren.

Exempelvis:

  • Omsättningstillväxt | Öka tillväxttakten till en genomsnittlig årlig på xx procent (från tidigare yy procent)
  • Bolaget bedömer att bolaget har full finansiering för tillväxtplanen. Strategin är att fortsätta växa organiskt inom….. och genomföra selektiva och mindre förvärv.
  • Vinstmarginal | Öka marginalen (EBIT) till x procent (från tidigare y procent).
  • Bolagets affärsplan är att genom ökad digitalisering och automatisering öka marginalen till x procent på tre till fem års sikt.
  • Utdelning | Oförändrat 50 procent av årets nettovinst. V

Eller välj ett tydligt och fokuserat långsiktigt finansiellt mål:

  • Vinsttillväxt | Målsättningen är att över tid ha en vinsttillväxt per aktie på xx procent.
    • Bolagets affärsplan stödjer en riktning och ambition om en stabil vinsttillväxt per aktie.
    • Ev. mål för omsättningstillväxt, kapitalstruktur och utdelning behöver hänga ihop med det fokuserade målet.

…..

Omsättningstillväxt

Marginal

Kapitalstruktur

Utdelning

Koppla ihop till finansiering, affärsplan och strategi

…..

 

För mer information, kontakta:

 

Denna information är sådan information som BOARDA är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Information lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den DATUM MÅNAD ÅR TID.

 

Marknadsplats |

Kortnamn |

(Certified Adviser inkl. telefon) |



INFORMATION | Nya regler för First North Premier

INFORMATION | Nya regler på First North Premier


First North Premier är segmentet för bolag som är på väg upp till huvudmarknaden och bolag som vill attrahera institutionella investerare. Nasdaq har ökat kraven och bolag på First North Premier ska från 1 juli 2018 tillämpa Svensk kod för bolagsstyrning.

Bilderna finns här nedanför. Använd knappen FRÅGA i meny här ovanför för att ställa en fråga eller om du behöver hjälp.



INFORMATION | Guidance & mall | Bolagsstyrningsrapport [21]

INFORMATION | Bolagsstyrningsrapport


Här på BOARDA så tycker vi att det är en bra idé att tillämpa svensk kod för bolagsstyrning. Att tillämpa betyder inte att vi tycker att alla bolag ska följa koden. Koden är följ eller förklara och förklara gör man i bolagsstyrningsrapporten. Här kommer en enkel och användbar mall.

Bilder och mall till bolagsstyrningsrapport finns här nedanför. Om du har frågor eller behöver hjälp så använd knappen FRÅGA uppe i menyn.


BOLAGSSTYRNINGSRAPPPORT

Bolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) och följer tillämpliga lagar för bolagsstyrning, främst aktiebolagslagen och årsredovisningslagen.

Denna bolagsstyrningsrapport är upprättad enligt Svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt årsredovisningslagen och har granskats av Bolagets revisorer. Bolagsstyrningsrapporten avser kalenderåret 2018.

Bolaget (publ) aktie är upptagen till handel på (Nasdaq Stockholm, Nasdag First North Premier, NGM Equity) sedan den x januari 20XX.

Ev. avvikelser |Börja med att förklara eventuella avvikelser här med motivation ex. första året som bolagskoden tillämpas så kanske inte valberedningsarbetet har genomförts enligt bolagskodens regler, om hela styrelsen inte närvarat vid årsstämma eller om det saknas riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare.

Aktier och ägare

Aktiekapitalet i Bolaget uppgick vid årets slut till xxx, fördelat på yyy aktier. Bolagets aktier ger rätt till en röst per aktie och har samma rätt till andel av bolagets tillgångar samt utdelning.

Bolagets xx största aktieägare per den 31 december 2018 var xxx, yyy, zzz och ååå.

Bolagsstämman

Bolagsstämman i bolaget är det högsta beslutande organet i bolaget. Vid årsstämman utövar aktieägarna sin rösträtt för att fatta beslut om nyckelfrågor, exempelvis fastställande av resultat- och balansräkningar, disposition av bolagets resultat, beviljande av ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör, val av styrelseledamöter och revisorer samt ersättning till styrelse och revisorer.

Årsstämma ska hållas inom sex månader från utgången av räkenskapsåret. Utöver årsstämman kan kallelse även ske till extra bolagsstämma om styrelsen anser att det finns behov eller om en ägare till minst 10 procent av aktierna begär det.

Årsstämman 2018

Årsstämman 2018 hölls den xx april i Stockholm. Sammanlagt var xx procent av totalt antal aktier representerade. Räkenskaperna för 2018 fastställdes och styrelseledamöterna och VD beviljades ansvarsfrihet. Beslut fattades också om val av styrelseledamöter, styrelseordförande och revisorer samt arvode till styrelse och revisorer.

Ev. extra bolagsstämma 2018

Valberedning

Årsstämman beslutade om att Bolaget ska ha en valberedning bestående av x ledamöter, där styrelseordföranden samt x representanter för Bolagets x största aktieägare (ex. per den sista bankdagen i augusti) ska ingå. De största aktieägarna kommer endast att vara representerade i valberedningen om de så önskar.

Valberedningen utser en av medlemmarna till ordförande i valberedningen. Bolagets styrelseordförande får inte utses till ordförande i valberedningen. Mandatperioden för ledamöterna i valberedningen pågår till dess att en ny valberedning utses. Valberedningens ledamöter föreslår inte erhålla något arvode. Valberedningens arbete ska innefatta framläggande av förslag till bolagsstämman avseende styrelse, styrelseordförande och revisor. Valberedningen ska även lägga fram rekommendationer till bolagsstämman rörande de arvoden som ska betalas till styrelsen och revisorerna samt principerna för att utse en ny valberedning.

Revisorer

Revisorerna i Bolaget väljs av årsstämman och 2018 omvaldes xxx som revisionsbolag för tiden intill slutet av årsstämman 2018. xxx är utsedd till huvudansvarig revisor. Revisionen omfattar i huvudsak fortlöpande revision och granskning av årsredovisningen.

Styrelsens roll och sammansättning

Styrelsen är efter bolagsstämman bolagets högsta beslutande organ. Styrelsens arbete regleras av bland annat aktiebolagslagen, bolagsordningen och styrelsens arbetsordning. Styrelsen fastslår  mål och strategiska riktlinjer, ansvarar för att VD genomför styrelsebeslut samt har det yttersta ansvaret för koncernens interna styrning och kontroll samt riskhantering.

Styrelsens stämmovalda ledamöter väljs årligen av årsstämman för tiden intill att nästa årsstämma hållits. Bolagets styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av lägst x och högst stämmovalda ordinarie ledamöter utan suppleanter. Vid årsstämman 2018 valdes x ordinarie styrelseledamöter. Ingen representant för företagsledningen ingår i styrelsen. Inga arbetstagarrepresentanter eller suppleanter har utsetts till styrelsen. Styrelsens medlemmar presenteras på sid xx.

Styrelsens ordförande

Styrelseordförande leder styrelsearbetet och följer verksamheten i dialog med VD. Ordförande företräder bolaget i frågor kring ägarstrukturen och frågor av särskild betydelse. Uppdraget medför ansvar för att styrelsearbetet är välorganiserat, effektivt, att styrelsen fullgör åtagandena samt att styrelsens erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag. Vidare gör styrelsen en gång per år en utförlig utvärdering av formerna för sitt arbete, styrelsens sammansättning, styrelsens prestation och förbättringsområden.

Styrelsens arbete

Styrelsen utser VD. Uppdelningen av styrelsens och VD:s ansvar samt befogenheter återfinns i styrelsens arbetsordning som fastställs årligen. Styrelsemötena följer en antagen arbetsordning vilken fastställer de punkter på dagordningen som är ordinarie och de som kan variera. Styrelsen sammanträder efter en i förväg beslutad årsplan och ska mellan varje årsstämma hålla minst fem ordinarie styrelsemöten utöver det konstituerande styrelsemötet.

Styrelsen har hittills inte inrättat något revisionsutskott eller ersättningsutskott eftersom styrelsen med hänsyn till sin storlek funnit det ändamålsenligt. Alternativ styrelseutskott, se nedan.

Februari

  • Bokslutskommuniké
  • Förslag till utdelning
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

April

  • Årsredovisning
  • Förberedelser inför stämman
  • Revisionsplan
  • Strategisk inriktning och fokus
  • Organisation
  • Konstituerande styrelsemöte
  • Styrelsens policys, VD-instruktion och arbetsordningar
  • Delårsrapport för första kvartalet

Augusti

  • Delårsrapport andra kvartalet
  • Strategisk inriktning och mål
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

Oktober

  • Organisation diskussion
  • Delårsrapport för tredje kvartalet
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

December

  • Budget och affärsmål
  • Bolagsstyrning
  • Hållbarhet

Styrelseutskott

Styrelsen beslutade på konstituerande möte att tillsätta ett revisionsutskott.  Utskottet är helt och hållet av förberedande karaktär.

Revisionsutskottet

Revisionsutskottet har x medlemmar och består av ordföranden namn och styrelseledamoten namn. Utskottet har som huvuduppgift att fokusera riskgenomgång avseende omvärldsrisker och operativa risker inkl. legala risker, granskning av kontrollmiljön med avseende på bland annat intern och extern revision, övervakning av den finansiella rapporteringen samt genomgång av den interna och externa revisionsprocessen. Under 2018 har följande frågor i urval behandlats: riskanalys, intern och extern revision och policies. Revisionsutskottet haqr hållit x protokollförda möten. Vid möten deltog utöver de ordinarie ledamöterna i utskottet även Bolagets revisorer och CFO. Revisionsutskottet avsätter även tid för utvärdering av bolagets CFO. Utöver ovanstående möten har revisionsutskottets ordförande haft kontakt med bolagets revisor separat.

Säkerställande av kvalitet i finansiell rapportering

I den arbetsordning som årligen beslutas av styrelsen ingår detaljerade instruktioner om bland annat vilka ekonomiska rapporter och vilken finansiell information som ska lämnas till styrelsen. Utöver bokslutsrapport, delårsrapporter och årsredovisning granskar och utvärderar styrelsen omfattande finansiell information som avser såväl Bolaget som helhet som olika enheter som ingår i koncernen. Styrelsen behandlar också information om riskbedömningar, tvister och eventuella oegentligheter som kan få påverkan på Bolagets finansiella ställning. Styrelsen granskar också de mest väsentliga redovisningsprinciper som tillämpas i koncernen avseende den finansiella rapporteringen, liksom väsentliga förändringar av principerna samt rapporter om intern kontroll och processerna för finansiell rapportering. Bolagets revisorer rapporterar till styrelsen vid behov och minst två gånger per år.

Ersättning till styrelsen

Det beslutade arvodet till styrelsen uppgick 2018 till totalt xxx kronor, fördelat inom styrelsen enligt vad som framgår av tabellen nedan. Årsstämman 2018 beslutade att arvode till styrelsens ordförande skall utgå med yyy kronor per år och till övriga styrelseledamöter med zzz  kronor per styrelseledamot och år. (Eventuella tilläggsavtal för konsulttjänster ska med här)

Bolagets ledning

VD leder bolagsledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga i ledningen. Denna består av VD, ekonomi- och finansdirektör samt ex. affärsområdeschefer. Bolagsledningen har regelbunden genomgång verksamheten under VD:s ledning.

Ersättning till ledande befattningshavare

Under 2018 betalades totalt xxx kronor i fast ersättning till bolagets ledande befattningshavare (bolagsledningen). Den totala utbetalda bruttoersättningen till verkställande direktören och bolagsledningen, inklusive grundlön, pensionsbetalning samt bil- och sjukförsäkringsförmån uppgick under 2018 till  yyy kronor, varav zzz kronor utgjorde ersättning till verkställande direktören. Ersättningar till ledande befattningshavare finns beskrivet i not X på sid YY. Utbetalda ersättningar är i överensstämmelse med årsstämmans beslut om Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare framgår av not xx.

Revision

Bolagets revisorer granskar årsbokslut och årsredovisning samt bolagets löpande verksamhet och rutiner för att sedan uttala sig om finansiella rapporteringen samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Revisorerna ska efter varje räkenskapsår lämna en revisionsberättelse till årsstämman. Bolagets revisorer rapporterar till styrelsen varje år personligen sina iakttagelser från granskningen och sina bedömningar av bolagets interna kontroll. Vid årsstämman 2018 valdes revisionsfirman xx till bolagets revisor med auktoriserade revisorn yy som huvudansvarig revisor för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Vid årsstämman 2018 beslutades att ersättning till revisorn skulle utgå enligt godkänd räkning. Revisorsarvodet 2018 uppgick till sammanlagt xxx  för hela koncernen.

Intern kontroll

Styrelsen ansvarar enligt den svenska Aktiebolagslagen för den interna kontrollen. Bolagsstyrningsrapporten ska enligt Årsredovisningslagen innehålla upplysningar om de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen. Bolagets internkontrollstruktur följer principerna i COSO-modellen, enligt vilken det sker genomgång och bedömning inom områdena kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

Kontrollmiljö

Styrelsen har fastställt ett antal styrande dokument för bolagets interna kontroll och styrning, bland annat styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören, rapporteringsinstruktioner, auktorisationsbestämmelser, riskpolicy och finanspolicy, som alla syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Rapportering av finansiell information sker genom ett koncerngemensamt rapporteringssystem. Ansvaret att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med internkontroll och riskhantering åligger verkställande direktören och CFO som rapporterar till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Ledande befattningshavare på olika nivåer i företaget har vidare detta ansvar inom sina respektive ansvarsområden och rapporterar i sin tur till koncernledningen. Information och kommunikation Bolagets väsentliga styrande dokumentation i form av policys, riktlinjer och manualer kommuniceras framförallt via ett koncerngemensamt intranät och ett gemensamt verksamhetssystem.

Riskbedömning

Bolaget uppdaterar kontinuerligt riskanalysen avseende bedömning av risker vilka kan leda till fel i den finansiella rapporteringen. Detta sker främst genom kontakter mellan företagsledningen och ekonomi/finansfunktion. Vid riskgenomgångarna identifierar Bolaget de områden där risken för fel är förhöjd. Hållbarhetsfrågor är en löpande del av riskanalysen och bedömningen, se hållbarhetsrapport.

Kontrollaktiviteter

Varje månad upprättas finansiella rapporter för samtliga bolag inom koncernen tillsammans med konsoliderade finansiella rapporter. Dessa ligger till grund för bolagsledningens möten. Särskild analys görs här av orderläge, kostnadsuppföljning, investeringar och kassaflöde.  På dessa möten läggs särskild vikt vid att eventuella problemställningar följs upp och att en korrekt finansiell rapportering säkerställs. Prognoser uppdateras varje kvartal för samtliga koncernbolag där uppföljning sker mot utfall samt tillser att den finansiella informationen är rättvisande och korrekt.

Kontrollmiljön skapas genom gemensamma värderingar, företagskultur, regler och policys, kommunikation och uppföljning samt av det sätt som verksamheten är organiserad. Huvuduppgiften för bolagsledningen och dess medarbetare är dels att implementera, vidareutveckla och upprätthålla koncernens kontrollrutiner, dels utföra intern kontroll inriktad på affärskritiska frågor. Bolagets revisor granskar den finansiella informationen för årsbokslutet. Dessutom granskar revisorn varje år ett urval av kontroller och processer och rapporterar eventuella förbättringsområden till bolagsledning och styrelse. Bolagets ekonomifunktion finns på huvudkontoret i xx.

Internrevision

Bolaget har på grund av sin storlek ännu ingen internrevisionsfunktion. Alternativt, bolaget har även en internrevisionsfunktion. Internrevisionens huvudsakliga uppgift är att följa upp verksamheten och att interna regelverk och system efterlevs och tillämpas. Fokus ligger på kontroll av den finansiella rapporteringen.

Mötesnärvaro under 2018

Namn Invald år Oberoende från bolaget Oberoende av större aktieägare Stämmo-

beslutat arvode

Styrelse-

möten

©ROPA management AB | 2018



RISK | Informationspolicy på ENGELSKA | Communication Policy [29]

RISK | Communication Policy ENGLISH version


On demand, here comes the BOARDA Communication Policy in ENGLISH. The Corporate language for most Nordic companies. Vi på BOARDA försöker jobba kundnära så om det är någon annan del du skulle vilja ha på ENGELSKA så fixar vi det. Uppdaterad 181002.

COMMUNICATION POLICY


Content

Principles Page 1
Roles and responsibilities Page 1
Spokespeople Page 2
Insider Information (MAR) Page 2
Internal communication | Coworker Page 3
External communication | News, Marketing and Social Media Page 3
External communication | Financial information | Insider information Page 5
Other Obligations to Disclose Information | Regulations Page 6
Crisis management Page 8
Existing regulations Page 10
This is a translation of the Swedish Information Policy which is the master document

The company’s communication policy has been adopted by the Board and is an important tool in our pursuit of continuing to build a growing, profitable and sustainable company. The purpose of the policy is to establish guidelines for communication, both internally and externally.

The intention is that the COMPANY (publ) should live as a listed company / prepare for a listing / listed on a marketplace (Nasdaq Stockholm, First North, NGM Equity, NGM Growth Market or Spotlight Stock market, former Aktietorget). This policy covers the COMPANY including its subsidiaries (“the Company”). Companies listed on a marketplace must comply with the EU Market Abuse Regulation (“MAR”) on insider information and the stock exchange’s current regulatory framework for disclosure, “Disclosure Rules,” see page 9.

Principles
+ All communications from the Company should be characterized by speed, pro activity, reliability and transparency.

+ Information published by the Company shall be accurate, relevant and clear and may not be misleading

+ All communications from the Company must comply with the Disclosure Rules.

 

Roles and responsibilities

The CEO is primarily responsible for the Company’s communication. Their responsibilities include the development of communication activities and monitoring the communication of decisions. The Chairman of the Board is responsible for communication from the Company’s Board and owners.

The entire organization is accountable for reliable internal reporting, which is a prerequisite for proper external communication. Employees shall not express themselves externally without the consent of CEO or CFO. If employees are contacted by the media, always refer to the CEO or CFO.

Insider information is managed exclusively by the CEO and CFO. All publications of information, including financial information and media relations shall be in accordance with the Disclosure Rules. The Board is ultimately responsible for the company’s interim financial statements and annual accounts. All investor and media relations are managed by the CEO and CFO. The CEO may delegate to the employee or representative of the company to comment and answer questions on information already published.

 

Spokespeople
+ General spokesperson: CEO
+ Spokesperson for Ownership and Corporate Governance: Chairman of the Board
+ Media, Analyst and Investor Relations: CEO or CFO
+ Marketing and internal communication: CEO with the opportunity to delegate

Insider Information (MAR)
Insider information refers to information of a specific nature that has not been disclosed, which relates directly or indirectly to the Company or a financial instrument issued by or linked to the Company and which, if publicly, would likely have a significant impact on the price of the Company’s share. Examples of what may be inside information: Financial reports, orders and investment decisions, cooperation agreements or other significant agreements, purchase and sale of companies, credit or customer losses, financial difficulties, information about subsidiaries and associated companies, material change in profit or financial position. → See Insider Policy

The company will ensure that all stakeholders in the stock market have at the same time access to inside information regarding the Company. The Company shall therefore ensure that inside information is treated confidentially before it is published and that no unauthorized party is given access to such information. From the above, insider information may not be disclosed to analysts, journalists or others, either individually or in groups, unless it is published simultaneously. → See Insider Policy

INTERNAL COMMUNICATION | Employees
The purposes of internal information and communication are to get the organization to pursue the Company’s long-term goals. Internal communication must be open and continuous in order for the Company’s employees and management to be well-informed and knowledgeable. Good communication increases the ability to make the right decisions and to work more efficiently.


Channels
The primary channels for internal communication are meetings, intranets, the company’s chat features, phone, email and website.

 

Informed employees

An informed employee cannot help taking responsibility. Therefore, the Company is working to ensure that all employees have the information they need, partly to increase understanding of the company and partly to create commitment to achieving our goals. The company strives to communicate decisions and events that affect the employees at the same time as they communicated externally, in case it is inside information, otherwise as soon as possible. All employees must ensure that inside information that has not yet been published is not distributed within or outside the Company. Insider information is confidential information.

EXTERNAL COMMUNICATION | News, Marketing, Social Media
The purpose of marketing is to strengthen the company’s image and increase awareness of the Company and its activities among existing and new customers, partners, employees and other stakeholders. The communication should be long-term and in accordance with the company’s brand, vision, business concept, strategies, goals and values. Communication will strengthen trust in the company’s brand, its employees, management, products and services.

Channels
The primary channels are digital marketing, social media, the website, advertising campaigns, presentation materials and news releases (not press releases).

Social Media
Social media such as LinkedIn, Facebook, Instagram and Twitter are fast-moving media channels while being difficult to control. For the company’s social media accounts:
+ All communications posted must be approved by the CEO or CFO
+ We avoid speculating or leading opinion
+ Confidential information and inside information may not be posted
+ Take responsibility and think twice before posting. Information shared on social media can not be deleted.
+ Communication on social media must comply with the Disclosure Rules

Media Relations
CEO and CFO are responsible for managing media relations. All contacts with the media must be approved by the CEO or CFO. For interviews and articles, the CEO or CFO shall approve quotes and, if possible, correct content before publishing an article.

What we do if contacted by a journalist:
+ Inform that it is the CEO and CFO who are spokespeople and ask if you should ask any of them to call up, record name, phone and e-mail to the reporter
+ Find out where he or she is calling from and what questions he or she wants to ask
+ Contact CEO or CFO and ensure that they receive contact information and information about when the journalist expects a contact
+ Think through the questions and prepare messages
+ The CEO or CFO will call back, as promised, on time
+ Before the interview ends, ask for your quotes for approval

 

News Release
News Release and Marketing PR should contain the heading “News Release” (not press release) with responsible employees and / or CEO as spokespersons.

Here’s how we do:

+ The organization is responsible for producing news announcements and marketing activities.
+ The CFO coordinates all information activities and is responsible for approving news releases and activities (not inside information).

CFO is responsible for coordinating with the CEO and the organization to ensure that the time of distribution does not violate a press release according to the Disclosure Rules.

EXTERNAL COMMUNICATION | Financial information, Insider information and information under the Disclosure Rules | MAR
The purpose of disclosure of insider information and information under the Disclosure Rules  is to provide prompt, simultaneous, accurate, relevant and reliable information to all shareholders, stock markets, the media and other stakeholders.

Information disclosure shall be in accordance with the Disclosure Rules, i.e. Information should always be published first through press release and on the website.

Channels
The primary channel is a press release through an approved news distributor for regulatory news and website, video, phone conferences, analyst meetings, investment events, roadshows, capital markets and other educational events.

Immediate Publication | Press Release (MAR) | Regulatory News
Insider information should be immediately published through a press release according to the Disclosure Rules.

Press Release | Insider and financial information | Regulatory News
In order to comply with the Disclosure Rules, all press releases must contain the heading Press Release (or Regulatory News), and the following information.

Date and time of publication (as indicated in the following section),
+ The company’s full name,
+ The company’s website, contact person, together with position in the company and contact details,(For companies on First North | Company Certified Adviser and telephone number)
+ a clear title summarizing the most important content,
+ a summary introduction with the most important content, as well
+ The most important information clearly presented at the beginning of the message.
+ The press release should contain the following information text “This information is such information as COMPANY ORG.No. xxxxxx-xxxx is required to publish under the EU Market Abuse Regulation. The information was provided, through the contact of the above contact person, for publication on [•] 2018 at. [•] CET. “

Here’s how we do
The CFO coordinates all information activities and is responsible for:
+Manage and internally distribute requests, produce press releases,
+ obtain the CEOs or the board’s chairman’s permission for distribution and publication,
+ distribute written information that has undergone internal quality assurance and is approved for the media,

+ ensure distribution lists are up to date,
+ publish press releases on the website directly related to distribution through news distribution service,

+monitor press and report this internally

CFO is responsible for producing and distributing information in accordance with the Disclosure Rules. CFO is responsible for publishing press releases distributed immediately after distribution on the company’s website. The CFO is responsible for informing (Exchange and / or) Certified Adviser in accordance with the Disclosure Rules.

Any of the Company’s spokespersons should always be available to answer questions from the stock market surveillance. This is especially important when press releases have been published and when there are still unpublished activities that are of interest to the capital market.

 

Suspended publication of inside information (MAR)
The starting point is that the Company is required to publish inside information as soon as possible. Under certain circumstances, however, the Company may postpone such disclosure. The Company may postpone immediate disclosure of inside information only if all three of the following conditions are met:
+ An immediate publication would likely damage the Company’s legitimate interests
+ a delay does not mislead the public, and
+ The company can ensure that the information remains confidential.
→ See Insider Policy

In special cases where information is given as a normal part of the service, business or obligation, and the person receiving the information is obliged not to disclose it. Information may be disclosed prior to the disclosure, if the person is actively involved in the decision-making process, or, as a result of his/her professional role takes part in the process of obtaining the information. For example, it may refer information to major shareholders or prospective shareholders upon prospecting for a planned new issue, to advisors that the Company employs, for example, with the prospectus for a planned issue or other business of a greater extent, to a prospective bidder or target company in the course of negotiations on purchase offer, to so credit-rating agencies or creditors prior to important credit decisions. → See Insider Policy

Business media, analyst contacts and investor relations
Working with investor relations and capital market players should be characterized by providing good service, training and informing investors, analysts, savers and business media about the Company. The purpose is to create a prerequisite for a correct and fair valuation of the Company’s share, thus ensuring continued financing opportunities through the stock market and minimizing the risk of rumours and speculation. Relationships with business media and investors are managed exclusively at the management level of the CEO and CFO.

If the company is asked to comment on a draft analysis, comments should be given to correct a mistake regarding previously published information. The financial model should not be commented or corrected. It is okay to speak in general terms and about the factors that affect the market.

 

OTHER OBLIGATIONS TO PUBLISH INFORMATION | REGULATIONS
Financial reports / statements
The Company shall prepare and publish financial statements / statements in accordance with applicable legislation and relevant accounting standards. Year-end report and interim reports shall be published no later than two months after the end of the report / reporting period. The interim report / statement shall state whether the Company’s auditor conducted a review or not.
Audit Report
The audit report forms part of the annual report. An unclear audit report or audit report that does not have a standard content shall be published.
Forecasts and forward looking statements
The company does not provide any forecasts or other forward-looking information.
Annual General Meeting
Notice of Annual General Meeting shall be published. The Company shall disclose information about decisions taken by the AGM, unless a decision is of minor importance.
Issues of financial instruments
The Company shall publish proposals and decisions that change the Company’s share capital or number of shares or other equity-related financial instruments, unless the proposal or the decision is irrelevant. The conditions and conditions for the issue shall be published as well as the outcome of the issue.
Changes to the Board, Management and Auditors
Proposals and changes regarding the Company’s Board of Directors and senior management shall be published.
Share-based incentive programs
The Company shall publish all decisions to introduce share-related incentive programs.
Transactions with related parties
Decisions on transactions between the Company and a related party shall be disclosed unless the transaction is a part of the Company’s normal business or is of minor importance to the parties involved.
Transparent changes in the Company’s operations
If the Company undergoes a major change or changes its business to such an extent that the Company appears as a new company, the Company shall disclose information about the change and its consequences. The information shall correspond to the information requirements applicable to the preparation of a prospectus.

Decision on listing
The Company shall publish when the Company applies for its financial instruments admitted to trading on the stock exchange for the first time and if the Company applies for secondary listing in another market place. The Company shall also disclose any decision that the Company applies for delisting from the Exchange or other market place. The company shall also publish the outcome of such an application.
Disclosure of information deemed necessary in order to provide fair and orderly trade
If the stock exchange considers that particular circumstances cause material uncertainty regarding the Company or the financial instruments traded, the stock exchange may require the Company to disclose the additional information that the stock exchange considers necessary to provide fair and orderly trading in the Company’s financial instruments. The Exchange may order the Company to disclose further information, whether or not certain information constitutes inside information.
Company calendar
The company will draw up a calendar with details of the date when the Company is expected to publish the year-end report, interim reports and the date of the Annual General Meeting. The company shall also state what week the annual report is intended to be published. The company’s calendar shall be published before the beginning of the financial year. If a publication can not be made on the predetermined date, the Company shall publish information about the new date. If possible, the new date should be published at least one week before the original date. The company should also, if possible, try to specify what time of day the reports will be published. The Company’s calendar is usually published on the website.
Changes and corrections of previously disclosed information: Disclosure Rules
When the Company publishes significant changes to previously published information, the change notice, the press release, shall be provided through the same distribution channels as the previous press release. Corrections of errors in information published and disclosed by the Company shall be disclosed as soon as possible unless the error is insignificant. Regarding changes to information in a financial report, it is usually not necessary to send out the entire report again, but just comment on the change. The change message, the press release, should also go into the same distribution channels as the previous financial report.


Quiet period
The company will observe a silent period beginning 30 days before the publication of financial reports. During this period, the Company’s spokespersons must refrain from answering questions or commenting on the financial results.

Corporate governance
The company applies Swedish code of corporate governance. The website also includes a corporate governance department, which contains information about the CEO and management, board, board work, committees, auditors, reward system, articles of association etc.

 

Website
The company must have its own website where all published information should be available for at least five years. However, financial reports should be available on the website for at least 5 years after publication. The published information shall be made available on the website as soon as possible after publication. The website will also contain a corporate governance section.

The company uses a third party provider for news, distribution and archiving. CFO is responsible for ensuring that website content complies with the requirements of the Disclosure Rules. CFO is also responsible for updating the website in accordance with the requirements of the Disclosure Rules. The publication of press releases and interim reports on the website is handled by the CFO, or by a person whom it has designated, which is responsible for coordinating the uploads with the external company that the Company has engaged.

CRISIS MANAGEMENT
A crisis is an event that poses a threat to the Company and the brand – which risks the business and disturbs the normal processes. By ensuring that everyone is well prepared and continuously identifies potential crises, the Company can reduce the risk of harmful effects as a result of a crisis.

 

All types of damage in terms of negative publicity and reduced confidence in both internal and external relationships must be minimized through appropriate media relations management and effective communication.

 

Responsibilities and Spokespeople

 

The CEO has overall responsibility for the Company’s crisis communication. In a crisis situation, a crisis group is formed. CEO leads the crisis group. The crisis group consists of a spokesperson (CEO) and a person responsible for all the facts. Depending on the type of problem, different parts of the organization may be involved. The Board can address the crisis group’s areas of responsibility and work in serious cases.

 


Channels
The main external channels are press releases and the website.

 

Routines for requests from the media
Employees shall refer all media requests to the CEO or CFO and not make statements externally.


Here’s how we do if we get information leakage
The CEO or CFO should be contacted immediately if information has been leaked out of the company or if inside information is suspected may have leaked. The CFO is responsible for the disclosure of information that has leaked. The CEO or CFO should immediately contact the Exchange if inside information has leaked.

 

  • Council for Crisis Management: CEO and CFO
    Be available.
  • Do not avoid criticism by not answering questions from media or customers. It only makes things worse because it leaves the field free of previous employees, interest groups, unions and others to share their potentially negative image of the organization, product or what the outside world has responded to.
  • Criticism has to be taken seriously, although the criticisms are internally perceived as small and insignificant. Ask test questions like “Is there anything in the criticism?”, “Should we change our working methods, routines or products?”.
  • Show compassion.
  • If a customer, employee or someone else has felt ill-treated and turned to the media to dispel his dissatisfaction, it is better to seek dialogue than confrontation.


    REGULATORY INFORMATION

    Stock exchange rules and the like
    Nasdaq Stockholm
    Nasdaq First North Premier
    NGM Equity
    NGM Growth Market
    Aktietorget | Spotlight Stock Market
    Swedish Code of Corporate Governance

    EU Market Abuse Regulation
    Regulation (596/2014 / EU) of the European Parliament and of the Council on market abuse, including supplementary acts and guidance from the European Securities and Market Authority.

    Swedish law
    Applies to regulated marketplaces like Nasdaq Stockholm and NGM Equity.
    The Act (1991: 980 on Trade in Financial Instruments.
    Act 2007: 528) on the securities market

    Guidance is available at ropa.se/guidance

 

©ROPA management AB | 2018

©ROPA management AB | 2018



RISK | Svensk kod för bolagsstyrning [62] UPPDATERAT

RISK | Den svenska koden för bolagsstyrning [62] UPPDATERAT 2020


VIDEO | AUDIO

Här kan du bläddra igenom alla bilderna i genomgången för att få helheten eller så kollar du in bilderna under där vi har lagt in bara de revideringar som har gjorts av svensk kod för bolagsstyrning inför 2020. Ändringarna är drivna av EU-direktiv, dvs svensk självreglering har blivit aktiebolagslag. I temat INFORMATION hittar du uppdaterad checklista för IR-web.


Här är de avsnitt med nyheter i den reviderade koden för 2020, ändringarna kan sammanfattas med att riktlinjer om ersättningar nu omfattar även styrelseledamöterna och att från 2021 ska även en ersättningsrapport upprättas, oberoende bedömning vs stora ägare har harmoniserats med årsredovisningslagen och definitionen av intressebolag dvs 20 procent istället för 10 procent och sedan ska instruktionen till valberedningen publiceras på hemsidan. Se INFORMATION | Nyheter IR-web för 2020 där du också hittar mallar för hur förslaget till riktlinjer kan formuleras inför årsstämman 2020. Mallarna och vägledningen är upprättade av Vinge, Mannheimer Swartling och Svenskt Näringsliv och finns att ladda ner där.




| Kort intro

Kapitel 1 | Bolagsstämman

Kapitel 2 | Valberedning

Kapitel 3 | Styrelsens uppgifter

Kapitel 4 | Styrelsens sammansättning och storlek

Kapitel 5 | Styrelseledamots uppdrag

Kapitel 6 | Styrelseordförande

Kapitel 7 | Styrelsens arbetsformer

Kapitel 8 | Utvärdering av styrelse och vd

Kapitel 9 | Ersättning ledning och styrelse

Kapitel 10 | Information


Nu gällande kod –  från 2020

2001113-Svensk_kod_for_bolagsstyrning_gallande_fran_1_januari_2020_00000002

 

Här finns pdf-filen där ändringsmarkeringar tydligt framgår

200113-ANDRINGSMARKERAD_KOD_2020Sid3904


TILLBAKA TILL MIN SIDA