INFORMATION | Nytt för IR-webben 2020 - Riktlinjer ersättningar, instruktion valberedning mm [82]

INFORMATION | Nytt för IR-webben


I PRODUKTION

Från 1 januari 2020 har en del av självregleringen vi har i Sverige blivit lagstiftning genom EU-direktiv. Det innebär att informationsgivning om ersättningar nu har en EU-standard som är inskriven i Aktiebolagslagen och som den reviderade koden för Svensk bolagsstyrning tar hänsyn till. Vi går igenom nyheter för 2020, uppdateringar på hemsidan som behöver göras ex. instruktion valberedning mm. Se pdf-filer nedan med vägledning och kommentarer från Vinge, Mannheimer Swartling och Svenskt Näringsliv på svenska och engelska. Förbered och ta hjälp av din legala rådgivare inför årsståmman 2020.


Uppdaterade avsnitt inför 2020

  • INFORMATION | Förberedelser årsstämma [9] uppdaterat
  • INFORMATION | Genomförande årsstämma [12] uppdaterat
  • INFORMATION | Bolagsstyrningsrapport [21] uppdaterat
  • INFORMATION | PR mall valberedningens förslag [33]
  • INFORMATION | PR mall kommuniké från årsstämma [51] uppdaterat

Vägledning och mall för anpassning till den nya lagstiftningen om riktlinjer för ersättningar från Vinge, Mannheimer Swartling och Svenskt Näringsliv. Som alltid så kommer det att ta några år innan ny praxis sätter sig. Ta hjälp av din legala rådgivare.

På svenska

200110-Riktlinjer-för-ersättning-till-ledande-befattningshavare-Version-2-20-december-2019

In English

200110-Guidelines-for-executive-remuneration-Version-2-20-December-2019


  • Kalender | Datum för rapportering, datum årsstämma och vecka för publicering av årsredovisning
  • Finansiella rapporter och presentationer
  • Pressmeddelanden
  • De tio största aktieägarna
  • Analytiker som följer bolaget
  • Styrelse | Bio, info om oberoende i förhållande till ledning och större aktieägare, innehav, andra uppdrag, NY DEFINITION NÄRSTÅENDE SE BILD 11
  • Ledning | Bio, info om aktieinnehav, info om oberoende
  • Ersättningar och incitamentsprogram | Dels information, dels styrelsens redogörelse samt utvärdering av pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för bolagsledningen och tillämpningen av riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare - OBS NYTT KRAV PÅ INNEHÅLL, SE BILD 13 och 14 - SE NEDAN PDF FRÅN VINGE, Mannheimer Swartling och Svenskt Näringsliv.
  • Rapport över ersättningar | Aktuellt först 2021 - SE BILD 18
  • Revisorer
  • Bolagsordning
  • Bolagsstyrningsrapport | Inkl. revisionsrapport eller yttrande från revisorn, kommentera hållbarhetsarbetet i bolagsstyrningsrapporten, SE BILD 8
  • Hållbarhet och risker |  hållbarhetsredovisning | För de bolag som gör hållbarhetsrapport, SE BILD 8
  • Årsstämma | Protokoll från senaste årsstämman, kallelser och dokumentation 
  • Valberedning | Information om valberedning och Instruktioner för valberedningen, lägg in en hänvisning till instruktion i protokoll från årsstämman 2019 om sådant beslut fattades, SE BILD 7 OCH 16
  • Prenumeration | Finansiella rapporter och pressmeddelanden
  • Kontaktperson | CFO eller CEO eller IR
  • FN- information om Certified Adviser)



RISK | Riskhantering operationell risk | Operativa risker [8]

RISK | Hantering av operationella risker exempel


VIDEO | AUDIO

Vi går igenom exempel på operativa risker och riskhantering, dokumentering.




INFORMATION | Guidance & mall | Hållbarhetsrapport enligt Årsredovisningslagen, ÅRL [18]

INFORMATION | Hållbarhetsrapport enligt ÅRL


VIDEO | Intro

VIDEO | Hållbarhetsrapport enligt ÅRL

Det kan ibland bli lite förvirrat vad som är vad inom hållbarhetsområdet. Som det framgår av många större bolags årsredovisningar för 2017 så är hållbarhet presenterad i framvagnen, förvaltningsberättelsen innehåller hållbarhetsrapporten enligt ÅRL och många gör en frivillig GRI hållbarhetsredovisning som komplettering till den traditionella finansiella redovisningen. Här sätter vi fokus på vad du som bolag behöver ha med i årsredovisningen enligt ÅRL och vad investerarna gillar att se.

DOKUMENTATION | Bilder och checklista



RISK | Visselblåspolicy [47]

RISK | Visselblåspolicy


INTRO | En enkel och fungerande visselblås policy

Vi går igenom visselblås policy som sitter ihop med uppförandekoden.

VIDEO | Visselblåspolicy | Hänger ihop med uppförandekoden som sitter ihop med hållbarhetspolicy

Vi går igenom steg för steg en sida visselblås policy. Medarbetare gillar att ha någon att vända sig till anonymt, någon annan än chefen om…

Här går vi igenom visselblåspolicy som kan hängas ihop med hållbarhetspolicy. Den här är enkel och fungerar och jag tror många medarbetare tycker om att veta att de kan vända sig till någon annan än chefen om…

DOKUMENTATION | Mall och bilder

VISSELBLÅS POLICY

 

Rapportering av oegentligheter

Visselblåsning är när en medarbetare rapporterar oegentligheter eller problem som är eller vid en tidpunkt i framtiden kan orsaka allvarlig skada för företaget och/eller dess intressenters intresse.

 

I Sverige har vi en lag som skyddar medarbetare som rapporterar: Lag 2016:749 om särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden.

 

De oegentligheter som kan rapporteras via BOARDAs visselblås rutin är:

  • Brott mot BOARDAs uppförandekod
  • Fara för människors liv och hälsa
  • Brott mot lagar och regelverk
  • Försök att täcka över något av ovanstående

 

Principer

  • Personer som rapporterar oegentligheter och/eller överträdelser får sin identitet skyddad under hela processen och för all framtid efter det.
  • Alla avslöjanden hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.

 

Så här gör vi

Om en medarbetare har rimliga skäl att  misstänka oegentligheter eller överträdelser inom BOARDAs affärsverksamhet och om det inte är möjligt att rapportera situationen till chefen eller om en rapport ignoreras kan BOARDAs visselblås rutin användas.

 

Visselblåsning kan göras på adressen: visselpipa@boarda.se eller direkt till VD.

 

Vad händer sen

  • VD gör en första analys för att fastställa om det krävs ytterligare utredning och meddelar revisionskommittén/styrelsen om fallet.
  • Om VD har funnit oegentligheter som bör komma till styrelsens kännedom upprättas en rapport som (om detta inte är olämpligt) överlämnas till den berörda chefen för ett utlåtande.
  • Rapporten med (om detta inte är olämpligt) med chefens utlåtande förs vidare till BOARDAs styrelse.
  • Visselblåsaren får information om fallet i den utsträckning som hon eller han ber om det och som anses lämpligt.

BOARDAs visselblåsarpolicy gäller inom hela koncernen och uppdateras en gång om året.

 

©ROPA management AB | 2018



RISK | Hållbarhetspolicy [17]

RISK | Hållbarhetspolicy


VIDEO | AUDIO

INTRO | Hållbarhetspolicyn är paraplypolicy

Vår hållbarhetspolicy bygger på FN Global Compacts tio principer och är en paraplypolicy för uppförandekod och visselblåspolicy. Här går vi igenom 2019 års uppdatering. Det här är en enkel och fungerande hållbarhetspolicy.

DOKUMENTATION | Bilder och mall

HÅLLBARHETSPOLICY

Principer

BOARDA har antagit/använder FN:s Global compact som grund för sin hållbarhetspolicy. De tio principerna som tillsammans utgör FN:s Global Compact är en global standard som har antagits av många storbolag världen över. Principerna återspeglar BOARDAs syn på mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden, miljö och bekämpning av korruption. BOARDA har nolltolerans mot alla former av korruption, utpressning och mutor.

FN Global Compact | De tio principerna

Mänskliga rättigheter

  • Företagen ska stödja och respektera skyddet av de internationellt erkända mänskliga rättigheterna och
  • se till att de inte gör sig medskyldiga till brott mot de mänskliga rättigheterna.

Arbetsförhållanden

  • Företagen ska se till att föreningsfriheten upprätthålls och stödja rätten till kollektivavtal,
  • avskaffa alla former av tvångsarbete,
  • avskaffa barnarbete och
  • följa principen om icke diskriminering vid anställning och i yrkeslivet.

Miljö

  • Företagen ska främja försiktighetsprincipen inför miljöutmaningar,
  • ta initiativ för att främja ett större miljö
  • uppmuntra utvecklingen och spridningen av miljövänlig teknik.

Korruptionsbekämpning

  • Företagen ska motverka korruption i alla former, inbegripet utpressning och mutor.

BOARDA deltar inte in något uppdrag eller projekt, på områden som vi kan påverka, där det finns en tydlig risk för att BOARDAs eller BOARDAs kunders aktiviteter kan komma att strida mot en eller flera av de tio principerna i FN:s Global Compact. BOARDA respekterar arbetet med utvecklingen av FN:s 17 hållbarhetsmål för 2030.

Så här gör vi

Alla affärsmöjligheter som uppfyller ett eller flera av nedanstående kriterier ska genomgå en en hållbarhetsundersökning innan vi kan gå vidare med affärsprocessen.

Kriterier

  • Det finns skäl att tro att projektrelaterade aktiviteter inom områden som BOARDA kan påverka kan komma att strida mot en eller flera av de tio principerna för FN:s Global Compact.
  • Någon typ av sanktion har införts av världssamfundet (FN, EU, Efta, Finansinspektionen) mot vår motpart i projektet.
  • Det finns en risk för offentlig kritik, inblandning av frivilligorganisationer, upplopp, civil olydnad, brottslig verksamhet (organiserad eller annan) eller annan ovälkommen uppmärksamhet eller åtgärd som kan försena eller förhindra att uppdraget eller projektet genomförs som planerat.

Kriterierna som beskrivs ska inkluderas i tillämpliga processer och verktyg i intern kontroll och styrning av verksamheten. Ansvaret för detta ligger på BOARDAs VD.

 

Visselblåsning

Om en medarbetare på BOARDA har väl underbyggda skäl att misstänka att kriterierna ovan inte följs och om detta inte är möjligt eller om det visar sig olämpligt för medarbetaren att rapportera detta till chefen så ska situationen rapporteras i enlighet med BOARDAs rutin för visselblåsning. Använd e-postadressen: visselpipa@boarda.se

BOARDAs hållbarhetspolicy gäller inom hela koncernen och uppdateras en gång om året.

©ROPA management AB | 2019

Sustainability Policy | Corporate Social Responsibility 

Principles

BOARDA has adopted / uses the UN Global Compact as a basis for its sustainability policy. The ten principles that together form the UN Global Compact are a global standard adopted by many large companies worldwide. These principles reflect BOARDA’s views on human rights, working conditions, the environment and the fight against corruption. BOARDA has zero tolerance to all forms of corruption, extortion and bribery.

UN Global Compact | The ten principles

Human Rights

  • Companies shall support and respect the protection of internationally recognized human rights and rights
  • make sure they do not commit themselves to human rights violations.
  • working conditions
  • Companies will ensure that freedom of association is maintained and support the right to collective agreements,
  • abolish all forms of forced labor,
  • abolish child labor and
  • comply with the principle of non-discrimination in employment and in the workplace.

Environment

  • Companies should promote the precautionary principle for environmental challenges,
  • take the initiative to promote a greater environment
  • encourage the development and dissemination of environmentally friendly technologies.

Combating corruption

  • Companies will fight corruption in all forms, including extortion and bribery.

BOARDA does not participate in any assignments or projects in areas that we may influence, where there is a clear risk that BOARDA’s or BOARDA’s customers may violate one or more of the ten principles of the UN Global Compact. BOARDA respects the development of the 17 UN Sustainable development goals for 2030.

Here’s how we do

All business opportunities that meet one, or more, of the following criteria must undergo a sustainability survey before we can proceed with the business process.

Criteria

  • There is the reason to believe that project-related activities in areas such as BOARDA may affect one, or more, of the ten principles of the UN Global Compact.
  • Some kind of sanction has been introduced by the world community (UN, EU, EFTA, Financial Supervisory Authority) against our counterparty in the project.
  • There is a risk of public criticism, involvement of voluntary organizations, riots, civil disobedience, criminal activity (organized or otherwise) or other unwelcome attention or action that may delay or prevent the mission or project from being implemented as planned.

The criteria described should be included in applicable processes and tools for internal control and management of the business. Responsibility for this lies with BOARDA’s CEO.

Whistle Blowing

If a BOARDA employee has well-founded reasons to suspect that the above criteria are not followed and if this is not possible or if it appears inappropriate for the employee to report this to the manager, the situation should be reported in accordance with BOARDA’s whistle blower function. Use the email address: whistleblower@boarda.se

BOARDAs sustainability policy applies throughout the Group and is updated once a year.

© ROPA management AB | 2019