RISK | Informationspolicy [26]

RISK | Informationspolicy


INTRO | Video

Vi går igenom en uppdaterad och fungerande mall för informationspolicy som innehåller intern kommunikation, extern kommunikation nyheter, marknadsföring och sociala medier, extern kommunikation insiderinformation och finansiell information, investerar relationer och krishantering. Här går vi igenom informationspolicyn som gör mer än jobbet med regelverken för noterade bolag. “En informerad medarbetare kan inte låta bli att ta ansvar” som Janne Carlzon sa när han på åttiotalet satt i styrelsen för bolaget jag var CFO i.

DOKUMENTATION | Mall informationspolicy och bilder

Här finns bilderna från video, en pdf med mall för informationspolicy och text från informationspolicy längst ner. Licensen avser användning för ett företag.

INFORMATIONSPOLICY

Innehåll

Principer sid 1
Roller och ansvar sid 1
Talespersoner sid 2
Insiderinformation (MAR) sid 2
Intern kommunikation | Medarbetare sid 3
Extern kommunikation | Nyheter, marknadsföring och social medier sid 3
Extern kommunikation | Finansiell information | Insider information Sid 5
Andra skyldigheter att offentliggjorda information | Regelverk sid 6
Krishantering sid 8
Gällande regelverk sid 9

 

Bolagets kommunikationspolicy har antagits av styrelsen och är ett viktigt verktyg i vår strävan att fortsätta bygga ett växande,  lönsamt och hållbart företag. Policyns syfte är att skapa riktlinjer för kommunikation, både internt och externt.

Avsikten är att BOLAGET (publ) ska leva som ett noterat bolag/förbereder sig för en notering/ska noteras på en marknadsplats (Nasdaq Stockholm, First North, NGM Equity, NGM Growth Market eller Spotlight Stockmarket). Denna policy omfattar BOLAGET inklusive dess dotterbolag (”Bolaget”). Bolag som är noterade på en marknadsplats ska följa EUs Marknadsmissbruksförordning (“MAR”) om insiderinformation och börsens gällande regelverk för informationsgivning (“Regelverk för informationsgivning”), se sid 9.

Principer

  • All kommunikation från Bolaget ska karaktäriseras av snabbhet, proaktivitet, pålitlighet och öppenhet.
  • Information som offentliggörs av Bolaget ska vara korrekt, relevant och tydlig och får inte vara vilseledande 
  • All kommunikation från Bolaget ska uppfylla Regelverk för informationsgivning 

Roller och ansvar

VD är primärt ansvarig för Bolagets kommunikation. Dennes ansvarsområden inkluderar utveckling av kommunikationsaktiviteter och att övervaka kommunikationen av beslut. Styrelsens ordförande är ansvarig för kommunikation från Bolagets styrelse och ägare.

Hela organisationen ansvarar för korrekt intern rapportering, vilket är en förutsättning för korrekt extern kommunikation. Medarbetare ska inte uttala sig externt utan godkännande av VD eller CFO. Om medarbetare blir kontaktad av medierna så hänvisa alltid vidare till VD eller CFO. 

Insiderinformation hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO. All publicering av information inklusive finansiell information och medierelationer ska ske i överensstämmelse med Regelverk för informationsgivning. Styrelsen bär det yttersta ansvaret för bolagets delårsbokslut och årsbokslut.  Alla investerar- och medierelationer hanteras av VD och  CFO. VD kan delegera till medarbetare eller representant för bolaget att kommentera och svara på frågor på redan publicerad information.

Talespersoner

  • Allmän talesperson: VD
  • Talesperson för ägarfrågor och bolagsstyrning: Ordförande i styrelsen
  • Media, analytiker och Investerarrelationer: VD eller CFO
  • Marknadsföring och intern kommunikation: VD med möjlighet att delegera

 

Insiderinformation (MAR)

Med insiderinformation avses information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt hänför sig till Bolaget eller ett finansiellt instrument utgivet av eller kopplat till Bolaget och som, om det blev offentligt, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på Bolagets aktie. Exempel på vad som kan vara insiderinformation: Finansiella rapporter, order och investeringsbeslut, samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal, köp och försäljning av bolag, kredit- eller kundförluster, finansiella svårigheter,  information rörande dotter- och intressebolag,  väsentlig förändring av resultat eller finansiell ställning. →Se Insiderpolicy

 

Bolaget ska säkerställa att alla intressenter på aktiemarknaden har samtidig tillgång till insiderinformation rörande Bolaget. Bolaget ska därför säkerställa att insiderinformation behandlas konfidentiellt innan den offentliggörs och att ingen obehörig part får tillgång till sådan information. Av ovanstående följer att insiderinformation inte får lämnas ut till analytiker, journalister eller andra vare sig enskilt eller i grupp om den inte samtidigt offentliggörs. →Se Insiderpolicy

INTERN KOMMUNIKATION | Medarbetarna

Syftet med intern information och kommunikation är att få organisationen att aktivt sträva mot Bolagets långsiktiga mål. Intern kommunikation måste vara öppen och kontinuerlig för att Bolagets medarbetare och ledning ska vara välinformerade och kunniga. God kommunikation ökar förmågan att fatta rätt beslut och att arbeta effektivare.

Kanaler

De primära kanalerna för intern kommunikation är möten, intranät, bolagets chattfunktioner, telefon, e-post och hemsidan.

Informerade medarbetare

En informerad medarbetare kan inte låta bli att ta ansvar. Därför arbetar Bolaget för att samtliga medarbetare har den information de behöver, dels  för att öka förståelse för bolaget, dels för att skapa engagemang för att nå våra mål. Bolaget strävar efter att kommunicera beslut och händelser som påverkar medarbetarna samtidigt som de kommuniceras externt, i de fall det är insiderinformation, annars så snart som möjligt. Alla anställda måste säkerställa att  insiderinformation som ännu inte har publicerats inte distribueras inom eller utanför Bolaget. Insiderinformation är konfidentiell information.

EXTERN KOMMUNIKATION | Nyheter, marknadsföring, sociala medier

Syftet med marknadsföring är att stärka bolagets image och öka kännedomen om Bolaget samt dess aktiviteter bland befintliga och nya kunder, partners, medarbetare och andra intressenter.

  • Kommunikationen ska vara långsiktig och i enlighet med bolagets varumärke, vision, affärsidé, strategier, mål och värderingar.
  • Kommunikationen ska stärka förtroendet för bolagets varumärke, dess medarbetare, ledning, produkter och tjänster.

Kanaler

De primära kanalerna är digital marknadsföring, sociala medier, hemsidan, reklamkampanjer, presentationsmaterial och nyhetsmeddelanden (ej pressmeddelanden).

Sociala medier

Sociala medier som LinkedIn, Facebook, Instagram and Twitter är mediekanaler med snabb spridning samtidigt som att de är svåra att kontrollera. För bolagets konton på sociala medier gäller:

  • All kommunikation som postas ska vara godkänd av VD eller CFO
  • Vi undviker att spekulera eller leda opinion
  • Konfidentiell information och insiderinformation får ej postas
  • Ta ansvar och tänk två gånger innan du postar. Information som delas på sociala medier,  kan inte raderas.
  • Kommunikation på sociala medier ska följa Regelverk för informationsgivning

Medierelationer

VD och CFO är ansvariga för att hantera medierelationer. Alla kontakter med media ska godkännas av VD eller CFO. Vid intervjuer och artiklar ska VD eller CFO godkänna citat och, om möjligt, rätta sakinnehåll före publicering av artikel.

Så här gör vi när vi blir kontaktade av en journalist:

  • Informera om att det är VD och CFO som är talespersoner och fråga om du ska be någon av dem ringa upp, anteckna namn, telefon och e-post till journalisten
  • Ta reda på varifrån han eller hon ringer och vilka frågor han eller hon vill ställa
  • Kontakta VD eller CFO och säkerställ att de får kontaktuppgifter och information om när journalisten förväntar sig en kontakt
  • Tänk igenom frågeställningarna och förbered budskap
  • VD eller CFO ringer tillbaka som utlovat på bestämd tid
  • Innan intervjun avslutas, be om att få dina citat för godkännande

Nyhetsmeddelande

Nyhetsmeddelande och marknadsförings-PR ska innehålla rubriken “Nyhetsmeddelande” (ej pressmeddelande) med ansvarig medarbetare och/eller VD som talespersoner. 

Så här gör vi:

Organisationen ansvarar för att producera nyhetsmeddelanden och marknadsföringsaktiviteter.

CFO koordinerar alla informationsaktiviteter och ansvarar för att godkänna nyhetsmeddelanden och aktiviteter (ej insiderinformation). 

CFO är ansvarig för att koordinera med VD och organisationen för att säkerställa att tidpunkten för distribution     inte krockar med pressmeddelande enligt Regelverket för informationsgivning.

EXTERN KOMMUNIKATION | Finansiell information, Insiderinformation och information enligt Regelverk 

Syftet med offentliggörande av insiderinformation och information enligt Regelverk för informationsgivning är att lämna snabb, samtidig, korrekt, relevant och tillförlitlig information till samtliga aktieägare, aktiemarknaden, medierna och andra intressenter. 

  • Informationsgivning ska ske i enlighet med Regelverk för informationsgivning, dvs. information ska alltid först offentliggöras genom pressmeddelande och på hemsidan.

Kanaler

Den primära kanalen är pressmeddelande genom godkänd nyhetstjänst och hemsidan, video-, telefonkonferenser, analytikermöten, investerarträffar, roadshows, kapitalmarknadsdagar och andra utbildningsevent.

Omedelbart offentliggörande | Pressmeddelande (MAR) och regulatorisk information

Insiderinformation ska omedelbart offentliggöras genom pressmeddelande enligt Regelverk för informationsgivning. Regulatorisk 

Pressmeddelande | Insider och finansiell information

För att uppfylla Regelverket för informationsgivning ska alla pressmeddelanden innehålla rubriken Pressmeddelande, samt följande information.

    • Tid och datum för offentliggörandet (genom att detta anges i nedanstående paragraf),
    • Bolagets fullständiga namn,
    • Bolagets hemsida,
    • kontaktperson, tillsammans med ställning i Bolaget och kontaktuppgifter,
    • (För bolag på  First North | Bolagets Certified Adviser samt telefonnummer till denna),
    • en tydlig rubrik som sammanfattar det viktigaste innehållet,
    • en sammanfattande inledning med det viktigaste innehållet, samt
    • den väsentligaste informationen tydligt presenterad i början av meddelandet.

 

  • Pressmeddelandet ska ha följande informationstext ”Denna information är sådan information som BOLAGET org.nr. xxxxxx-xxxx är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den [•] 2020 kl. [•] CET.” 

 

Så  här gör vi

CFO koordinerar alla informationsaktiviteter och ansvarar för att:

  • Hantera och internt distribuera förfrågningar,
  • producera pressmeddelanden,
  • inhämta VD:s eller styrelsens ordförande tillstånd för publicering,
  • distribuera skriftlig information som genomgått intern kvalitetssäkring och godkänts till media,
  • säkerställa att distributionslistor är uppdaterade,
  • publicera pressmeddelanden på hemsidan i direkt anslutning till distribution via nyhetstjänst,
  • övervaka press och rapportera detta internt

CFO är ansvarig för att producera och distribuera information enligt Regelverk för informationsgivning. CFO är ansvarig för att pressmeddelanden som distribueras direkt efter distribution publiceras på bolagets hemsida. CFO är ansvarig för att informera (börsen och/eller) Certified Adviser i enlighet med Regelverk för informationsgivning.

Någon av Bolagets talespersoner bör alltid finnas tillgänglig för att kunna besvara frågor från börsens marknadsövervakning. Detta är särskilt viktigt när pressmeddelanden har offentliggjorts samt när det pågår ännu inte offentliggjorda aktiviteter som är av intresse för kapitalmarknaden.

Uppskjutet offentliggörande av insiderinformation (MAR)

Utgångspunkten är att Bolaget är skyldigt att offentliggöra insiderinformation så snart som möjligt. Under vissa förutsättningar kan dock Bolaget skjuta upp ett sådant offentliggörande. Bolaget får skjuta upp ett omedelbart offentliggörande av insiderinformation endast om alla tre följande villkor är uppfyllda:

  • Ett omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets legitima intressen
  • ett uppskjutande inte vilseleder allmänheten, och
  • Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.

→Se Insiderpolicy

I speciella fall, där information ges som ett normalt led i fullgörande av tjänst, verksamhet eller åläggande och den person som mottar informationen är skyldig att inte röja den kan dock information lämnas ut innan offentliggörandet till sådana personer som aktivt deltar i beslutsprocessen eller till följd av sin yrkesroll tar del i arbetet med att ta fram informationen. Det kan exempelvis avse information till större aktieägare eller tilltänkta aktieägare vid sondering inför planerad nyemission, till rådgivare som Bolaget anlitar för t.ex.arbete med prospekt inför en planerad emission eller annan affär av större omfattning, till tilltänkt budgivare eller målbolag i samband med förhandlingar om uppköpserbjudande, till s.k. ratinginstitut inför kreditvärdering eller till kreditgivare inför viktiga kreditbeslut. →Se Insiderpolicy

Affärsmedia, analytikerkontakter och investerarrelationer

Arbete med investerarrelationer och kapitalmarknadsaktörer ska präglas av att ge bra service, utbilda och informera investerare, analytiker, sparare och affärsmedia om Bolaget. Syftet är att skapa förutsättningar för en korrekt och rättvis värdering av Bolagets aktie och därmed säkerställa fortsatta finansieringsmöjligheter via aktiemarknaden samt minimera risken för ryktesspridning och spekulationer. Relationer med affärsmedia och investerare hanteras uteslutande på ledningsnivå av VD och CFO. 

Om bolagets ombeds kommentera ett utkast till analys så ska kommentarer lämnas för att rätta till sakfel avseende redan offentliggjord information. Den finansiella modellen ska inte kommenteras eller rättas till. Det går bra att prata i generella termer och om faktorer som påverkar marknaden.

ANDRA SKYLDIGHETER ATT OFFENTLIGGÖRA INFORMATION | REGELVERKET

Finansiella rapporter/redogörelser

Bolaget ska upprätta och offentliggöra finansiella rapporter/redogörelser i enlighet med gällande lagstiftning och relevanta redovisningsstandarder. Bokslutskommuniké och delårsrapporter ska offentliggöras senast inom två månader från utgången av rapport/redogörelseperioden. Av delårsrapport/redogörelse ska framgå om Bolagets revisor genomfört en översiktlig granskning eller ej.

Revisionsberättelse

Revisionsberättelsen utgör en del av årsredovisningen. En oren revisionsberättelse eller en revisionsberättelse som inte har ett standardinnehåll ska offentliggöras.

Prognoser och framåtblickande uttalanden

Bolaget lämnar inga prognoser eller annan framtidsinriktad information.

Bolagsstämma

Kallelse till bolagsstämma ska offentliggöras. Bolaget ska offentliggöra information om beslut fattade av bolagsstämman, om inte ett beslut är av mindre betydelse.

Emissioner av finansiella instrument

Bolaget ska offentliggöra förslag och beslut som innebär att Bolagets aktiekapital eller antal aktier eller andra aktierelaterade finansiella instrument ändras, om inte förslaget eller beslutet saknar betydelse. Förutsättningarna och villkoren för emissionen ska offentliggöras liksom även utfallet av emissionen.

Förändringar av styrelse, ledning och revisorer

Förslag och förändringar beträffande Bolagets styrelse och högsta ledning ska offentliggöras.

Aktierelaterade incitamentsprogram

Bolaget ska offentliggöra alla beslut att införa aktierelaterade incitamentsprogram.

Transaktioner med närstående

Beslut om transaktion mellan Bolaget och en närstående ska offentliggöras om inte transaktionen utgör en del av Bolaget  normala verksamhet eller är av mindre betydelse för de inblandade parterna. 

Genomgripande förändringar i Bolagets verksamhet

Om Bolaget genomgår genomgripande förändring eller förändrar sin verksamhet på annat sätt i en sådan omfattning att Bolaget framstår som ett nytt företag, ska Bolaget offentliggöra information om förändringen och dess konsekvenser. Informationen ska motsvara de informationskrav som är tillämpliga vid upprättande av prospekt.

Beslut om notering

Bolaget ska offentliggöra när Bolaget ansöker om att få sina finansiella instrument upptagna till handel på börsen för första gången samt om Bolaget ansöker om sekundärnotering på en annan marknadsplats. Bolaget ska även offentliggöra varje beslut som innebär att Bolaget ansöker om avnotering från börsen eller annan marknadsplats. Bolaget ska även offentliggöra utfallet av en sådan ansökan.

Offentliggörande av information som anses nödvändig för att kunna tillhandahålla en rättvis och välordnad handel

Om börsen anser att särskilda omständigheter orsakar väsentlig osäkerhet gällande Bolaget eller de handlade finansiella instrumenten kan börsen ålägga Bolaget att offentliggöra den ytterligare information som börsen anser är nödvändig för att kunna tillhandahålla rättvis och välordnad handel i Bolagets finansiella instrument. Börsen kan ålägga Bolaget att offentliggöra ytterligare information oavsett om viss information utgör insiderinformation eller inte.

Bolagets kalender

Bolaget ska upprätta en kalender med uppgifter om datum då Bolaget förväntas offentliggöra bokslutskommuniké, delårsrapporter samt datum för årsstämman. Bolaget ska vidare lämna uppgift om vilken vecka årsredovisningen avses publiceras. Bolagets kalender ska publiceras innan det finansiella årets början. Om ett offentliggörande inte kan göras på den förutbestämda dagen ska Bolaget publicera uppgifter om det nya datumet. Om möjligt ska det nya datumet publiceras minst en vecka innan det ursprungliga datumet. Bolaget bör också om möjligt försöka att specificera vilken tid på dagen som rapporterna kommer att offentliggöras. Publicering av Bolagets kalender sker normalt på hemsidan.

Ändringar och korrigeringar av tidigare offentliggjord information: Regelverket

När Bolaget offentliggör väsentliga förändringar av tidigare offentliggjord information ska ändringsmeddelandet lämnas genom samma distributionskanaler som den tidigare informationen. Korrigeringar av fel i information som offentliggjorts av Bolaget ska offentliggöras så snart som möjligt om inte felet är oväsentligt. När det gäller ändringar av information i en finansiell rapport, är det normalt inte nödvändigt att skicka ut hela rapporten en gång till, utan det räcker med att endast kommentera ändringen. Ändringsmeddelandet ska även i detta fall gå ut i samma distributionskanaler som den tidigare finansiella rapporten.

Tyst period

Bolaget ska iaktta en tyst period som börjar 30 dagar innan publicering av finansiella rapporter.  Under denna period måste Bolagets talespersoner avstå från att besvara frågor eller kommentera det finansiella resultatet.

Bolagsstyrning

Bolaget tillämpar svensk kod för bolagsstyrning. Hemsidan ska också innehålla en avdelning för bolagsstyrning, som innehåller information om VD och företagsledning, styrelse, styrelsearbetet, kommittéer, revisorer, belöningssystem, bolagsordning osv.

Hemsidan

Bolaget ska ha en egen hemsida där all offentliggjord information ska finnas tillgänglig under minst fem år. Finansiella rapporter ska dock finnas tillgängliga på hemsidan under minst tio år efter offentliggörandet. Den offentliggjorda informationen ska göras tillgänglig på hemsidan så snart som möjligt efter offentliggörandet. Hemsidan ska också innehålla en avdelning för bolagsstyrning.

Bolaget använder en tredjepartsleverantör för nyheter, distribution och arkivering. CFO ansvarar för att säkerställa att hemsidan innehåll uppfyller kraven i Regelverk för informationsgivning. CFO ansvarar även för att hemsidan uppdateras i enlighet med kraven i Regelverk för informationsgivning. Publicering av pressmeddelanden och delårsrapporter på hemsidan hanteras av CFO, eller av en person som den har utsett, som ansvarar för att koordinera uppladdningarna med det externa företag som Bolaget anlitat.

KRISHANTERING

En kris är en händelse som utgör ett hot för Bolaget och varumärket – som riskerar verksamheten och stör de normala processerna. Genom att se till att alla är väl förberedda och kontinuerligt identifierar potentiella kriser kan Bolaget minska risken att drabbas av skadliga effekter till följd av en kris.

Alla typer av skada i form av negativ publicitet och minskat förtroende i både interna och externa relationer måste minimeras genom lämplig hantering av medierelationer och effektiv kommunikation.

Ansvar och talespersoner

VD har det övergripande ansvaret för Bolagets kriskommunikation. I en krissituation bildas en krisgrupp. VD leder krisgruppen. Krisgruppen består av en talesperson (VD) och en person som ansvarar för alla fakta. Beroende på typ av problem kan olika delar av organisationen involveras. Styrelsen kan ta på sig krisgruppens ansvarsområden och arbete i allvarliga fall.

Kanaler

De huvudsakliga externa kanalerna är pressmeddelanden och hemsidan.

Rutiner vid förfrågningar från media

Anställda ska hänvisa alla medieförfrågningar till VD eller CFO och inte göra uttalanden externt.

Så här gör vi om vi får informationsläckage

VD eller CFO ska omedelbart kontaktas om information har läckt ut från bolaget eller om insiderinformation misstänks kan ha läckt ut. CFO är ansvarig för att offentliggörande av information som har läckt ut. VD eller CFO ska omedelbart kontakta börsen om insiderinformation har läckt ut. 

Råd för krishantering: VD och CFO

  • Var tillgänglig.
  • Undvik inte kritik genom att inte svara på frågor från media eller kunder. Det gör bara saker och ting värre, eftersom det lämnar fältet fritt för tidigare anställda, intressegrupper, fackföreningar och andra att delge sin eventuellt negativa bild av organisationen, produkten eller vad det är omvärlden har reagerat på.
  • Kritik måste tas på allvar, även om kritiken internt uppfattas som liten och obetydlig. Ställ testfrågor som ”Ligger det något i kritiken?”, ”Ska vi ändra våra arbetsmetoder, rutiner eller produkter?”.
  • Visa medkänsla.
  • Om en kund, anställd eller någon annan har känt sig illa behandlad och vänt sig till media för att vädra sitt missnöje är det bättre att söka dialog än konfrontation

ETT URVAL AV REGELVERK FÖR INFORMATIONSGIVNING 

Börsregelverk och liknande

  • Spotlight Stock market
  • Nasdaq Stockholm
  • Nasdaq First North Premier
  • NGM Equity
  • NGM Growth Market
  • Svensk kod för bolagsstyrning

 

EUs marknadsmissbruksförordning

Europaparlamentets och rådets förordning (596/2014/EU) om marknadsmissbruk, inkluderande kompletterande rättsakter och handledning från European Securities  and Market Authority.

 

Svensk lag

Gäller reglerade marknadsplatser som Nasdaq Stockholm och NGM Equity.

Lagen (1991:980 om handel med finansiella instrument.

Lagen 2007:528) om värdepappersmarknaden

©ROPA management AB | 2020 uppdaterad maj 2020