RISK | VD-instruktion [56]

RISK | VD-instruktion


INTRO

Vi går igenom en användbar VD-instruktion som sitter ihop med policies och riktlinjer.

VD-INSTRUKTION 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever tillämpliga lagar och regelverk,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning och dokumentation samt lagring av insiderinformation och eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

Lojalitetsplikt 

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet. 

©BOARDA



RISK | Vd-instruktion [56]

RISK | Vd-instruktion


AUDIO | VIDEO på gång

Vi går igenom agendan för affärsutveckling och strategisk planering och ger en översikt över vad de olika avsnitten innehåller så att du lätt kan hitta vad du letar efter.

Enkel och användbar Vd-instruktion som sitter ihop med styrelsens riktlinjer. Vd-instruktionen brukar antas på det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman.

TEXT SOM ENKELT KAN KOPIERAS OCH KLISTRAS IN I WORD ELLER GOOGLE DOKUMENT

VD-INSTRUKTION 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

 

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever tillämpliga lagar och regelverk,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning och dokumentation samt lagring av insiderinformation och eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

 

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

 

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

 

Lojalitetsplikt 

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet. 

 

©BOARDA



RISK | Riskrapport & beredskapsplanering [59] CORONA UPPDATERING

RISK | Riskrapport & beredskapsplanering [59] CORONA UPPDATERING


INTRO

Vi går igenom ett enkelt sätt att få riskrapporteringen och beredskapsplaneringen att fungera löpande i ledningsgruppen och till styrelsen. Denna bygger på riskpolicyn. I kristider som nu så öka frekvensen på uppföljning och planering. 

Kontakta oss via mail eller telefon så skickar vi riskrapportmallen i excel eller google format.



INFORMATION | Inför Q3 [45]

INFORMATION | Inför Q3


VIDEO | AUDIO

Vi går igenom styrelsens och ledningens “to do”-list inför Q3. Checklista finansiell rapport och uppdateringar av IR-web. Bra att gå igenom så att styrelsen har gått igenom allt som behövs i bolagsstyrning och förbereda inför årsskiftet.

INFORMATION | Finansiell rapport och bolagsstyrning

  • Uppdatera finansiell kalender på hemsidan – se checklista IR-web
  • Uppdatera information om årsstämma 2019 på hemsidan – se checklista IR-web
  • PR och uppdaterad information om valberedning på hemsidan – se PR mall

På agendan

  • STRATEGI | Uppdaterad affärsplan 3 år och finansiella mål
  • STRATEGI | Börja förbereda ev. aktiebaserade ersättningsprogram
  • RISK | Gå igenom checklista hållbarhetsrapport för att identifiera eventuella aktiviteter före årsskiftet, se avsnitt hållbarhetsrapport
  • RISK | Gå igenom checklista bolagsstyrningsrapport för att identifiera eventuella aktiviteter före årsskiftet, se avsnitt bolagsstyrningsrapport
  • RISK | Revisorns avrapportering finansiell rapportering, intern kontroll och styrning i samband med Q3
  • RISK | Riskrapportering, se avsnitt riskrapport

Gå gärna igenom

  • INFORMATION | Checklista delårsrapport [3]
  • INFORMATION | Körschema delårsrapport [6]
  • INFORMATION | Checklista IR-web [15]
  • INFORMATION | Vinstvarning [42]
  • STRATEGI | Affärsplanen [55]
  • STRATEGI | Intro finansiella mål och fortsättning [34, 67]
  • INFORMATION | Hållbarhetsredovisning [18] 
  • INFORMATION | Bolagsstyrningsrapport [21]
  • RISK | Riskrapportering [59]