Presentation

Vd-instruktion på svenska

Vd-instruktion på engelska

VD-instruktion 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

• att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
• ansvar för att bolaget efterlever bolagsordningen, tillämpliga lagar och regelverk samt policies och riktlinjer som styrelsen fattat beslut om,
• ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
• (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning samt lagring av insiderinformation och dokumentation vid ev. uppskjutet av offentliggörande av insiderinformation enligt marknadsmissbruksförordningen samt eventuella loggböcker).
• ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
• ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
• ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
• ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
• ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
• ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
• ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
• ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
• ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
• ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

• Upptagande av lån
• Pantsättning av bolagets tillgångar
• Utfärdande av garantier
• Försäljning eller förvärv av tillgång
• Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
• Ställa ut fullmakter att teckna firman
• Mer…? 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

• VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
• VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
• Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

Deltagande på styrelsemöten

• VD ska delta på bolagets styrelsemöten

Intern styrning och kontroll

Vd ska hålla styrelsen informerad och ta råd före genomförande av stora organisationsförändringar. Vid genomförande av sina VD-uppgifter säkerställa och följa upp att bolagets interna organisation efterlever policies och instruktioner samt att kontrollen är effektiv.

Lojalitetsplikt

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

• frågor, avtal mellan vd och bolaget
• frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
• frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
• där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet.

CEO Instructions

In addition to what follows from the Swedish Companies Act (ABL) and the Swedish Code of Corporate Governance (Company Code) as well as the company’s Articles of Association and other applicable laws and regulations, the following CEO instructions have been adopted by the Board.

The CEO is responsible for the company’s ongoing operations and the company’s financial reporting. 

The CEO duties include:

• making decisions for day-to-day operations and implementing the Board’s decisions,
• responsibility for the company’s compliance with the Articles of Association, applicable laws and regulations and policies and guidelines decided by the Board,
• responsibility for follow-up, control and documentation of the company’s compliance with laws and other rules that apply to the company’s operations and the company’s compliance with internal guidelines, and
• (Listed companies: responsibility for the company’s information provision and storage of inside information and documentation in the event of postponement of publication of inside information according to the Market Abuse Ordinance and any logbooks).
• responsibility for preparing instructions for possible delegation to other senior executives,
• responsibility for documenting formalized routines that ensure that established principles for financial reporting and internal control are complied with and that the company’s financial reporting is prepared in accordance with law, applicable accounting standards and other requirements. In companies that do not have a special review function (internal audit), the CEO shall annually submit a recommendation to the Board if there is a need for a special review function.  
• responsibility for budget, financial reports and annual report,
• responsibility for authorization instructions being documented and complied with,
• responsibility for approving significant assignments that employees have in addition to the business.
• responsibility for the ongoing contact with the company’s auditors,
• responsibility for informing the board about errors discovered in the company’s financial reporting or internal control and governance,
• responsibility for informing the board about any remarks or recommendations from the company’s auditors,
• responsibility for continuously informing the chairman of situations and development of the company’s operations,
• responsibility for succession planning for business-critical roles,

Authorization to sign for the Company

CEO has the right to sign the company for day-to-day operations and decisions that fall within the framework of an established budget or implementation of board decisions.

The day-to-day operations do not include:

• Raising a loan
• Pledge of the company’s assets
• Issuance of guarantees
• Sale or acquisition of an asset
• Enter into significant agreements that are not a natural part of the day-to-day operations
• Issue authorizations to subscribe for the company
• More…? 

Monthly report to the board 

The CEO must report the company’s development to the board every month. The report must contain financial reporting, information on decisions made by the CEO, liquidity development and information on whether the company’s taxes have been paid. 

Agenda and board documentation 

• The CEO shall, in consultation with the Chairman, draw up proposals for the agenda of the Board meeting,
• the CEO, in consultation with the Chairman transmit board materials to regular board meetings in good time, usually a week for board,
• the CEO ensure that the Board documentation from board meetings and annual general meetings are kept safe and in a structured manner,

Attendance at board meetings 

• The CEO shall participate in the company’s board meetings.

Internal governance and control The

CEO shall keep the board informed and take advice before implementing major organizational changes. In carrying out its CEO duties, ensure and follow up that the company’s internal organization complies with policies and instructions and that control is effective.

Duty of loyalty

According to the duty of loyalty, the company’s best interests must always be at the center and the company’s interests must always be observed. The CEO must always consider the best interests of the company and all shareholders. The CEO is obliged to immediately inform the Chairman of the Board if any situation arises that may jeopardize the perception of the CEO’s loyalty. 

Conflict of interest

CEO shall not participate in decisions relating to:

• issues, agreements between the CEO and the company
• issues, agreements between the company and third parties as CEO related
• issues, an agreement between the company and legal entity’s CEO is related
• where potentially a conflict of interest may exist 

CEO is obliged to inform the board if a conflict of interest arises 

Confidentiality Confidentiality

agreement is included in the employment agreement.