INFORMATION | Inför Q2 [89] NY

INFORMATION | Inför Q2


AUDIO & VIDEO

Efter årsstämman börjar en ny säsong för ledning och nya styrelsen. Här kommer checklistan inför sommaren och finansiell rapport för andra kvartalet.


TILLBAKA TILL MIN SIDA

RISK | VD-instruktion [56]

RISK | VD-instruktion


INTRO

Vi går igenom en användbar VD-instruktion som sitter ihop med policies och riktlinjer.

VD-INSTRUKTION 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever tillämpliga lagar och regelverk,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning och dokumentation samt lagring av insiderinformation och eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

Lojalitetsplikt 

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet. 

©BOARDA



RISK | Vd-instruktion [56]

RISK | Vd-instruktion


AUDIO | VIDEO på gång

Vi går igenom agendan för affärsutveckling och strategisk planering och ger en översikt över vad de olika avsnitten innehåller så att du lätt kan hitta vad du letar efter.

Enkel och användbar Vd-instruktion som sitter ihop med styrelsens riktlinjer. Vd-instruktionen brukar antas på det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman.

TEXT SOM ENKELT KAN KOPIERAS OCH KLISTRAS IN I WORD ELLER GOOGLE DOKUMENT

VD-INSTRUKTION 

I tillägg till vad som följer av Aktiebolagslagen (ABL) och svensk kod för bolagsstyrning (Bolagskoden) samt bolagets bolagsordning och övriga tillämpliga lagar och regelverk har följande VD-instruktion antagits av styrelsen.

 

Vd ansvarar för bolagets löpande verksamhet och bolagets finansiella rapportering. 

 

I Vd uppgifterna ingår bl.a.:

  • att fatta beslut för den löpande verksamheten samt genomföra styrelsens beslut,
  • ansvar för att bolaget efterlever tillämpliga lagar och regelverk,
  • ansvar för uppföljning, kontroll och dokumentation bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller bolagets verksamhet samt bolagets efterlevnad av interna riktlinjer, samt
  • (Noterade bolag: ansvar för bolagets informationsgivning och dokumentation samt lagring av insiderinformation och eventuella loggböcker).
  • ansvar för att upprätta instruktioner för eventuell delegering till andra ledande befattningshavare,
  • ansvar för dokumentation av formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska VD årligen lämna rekommendation till styrelsen om behov av särskild granskningsfunktion föreligger.  
  • ansvar för budget, finansiella rapporter och årsredovisning,
  • ansvar för att attestinstruktioner finns dokumenterade och efterlevs,
  • ansvar för att godkänna väsentliga uppdrag som medarbetare har vid sidan av verksamheten.
  • ansvar för den löpande kontakten med bolagets revisorer,
  • ansvar för att informera styrelsen om felaktigheter upptäcks i bolagets finansiella rapportering eller interna kontroll och styrning,
  • ansvar för att informera styrelsen om eventuella anmärkningar eller rekommendationer från bolagets revisorer,
  • ansvar för att löpande informera styrelseordförande om situationer och utveckling av bolagets verksamhet,
  • ansvar för successionsplanering för affärskritiska roller,

 

Attestinstruktion VD

VD har rätt att teckna firman för löpande verksamhet och beslut som ryms inom ramen för fastställd budget eller genomförande av styrelsebeslut.

I den löpande verksamheten ingår inte:

  • Upptagande av lån
  • Pantsättning av bolagets tillgångar
  • Utfärdande av garantier
  • Försäljning eller förvärv av tillgång
  • Ingå väsentliga avtal som inte är en naturlig del av den löpande verksamheten
  • Ställa ut fullmakter att teckna firman
  • Mer…? 

 

Månadsrapport till styrelsen

VD ska varje månad rapportera bolagets utveckling till styrelsen. Rapporten ska innehålla finansiell rapportering, information om beslut fattade av VD, likviditetsutveckling samt uppgift om bolagets skatter inbetalats. 

 

Agenda och dokumentation styrelsemöten

  • VD ska i samråd med ordförande fastställa förslag till dagordning för styrelsens möte,
  • VD ska i samråd med ordförande sända ut styrelsematerial till ordinarie styrelsemöten i god tid, vanligen en vecka för styrelsemötet,
  • Säkerställa att styrelsens dokumentation från styrelsemöten och årsstämma förvaras säkert och på ett strukturerat sätt,

 

Deltagande på styrelsemöten

  • VD ska delta på bolagets styrelsemöten

 

Lojalitetsplikt 

Enligt lojalitetsplikten ska bolagets bästa alltid stå i centrum och bolagets intressen ska alltid iakttas. VD ska alltid beakta bolagets och samtliga aktieägares bästa. Vd är skyldig att omedelbart informera styrelseordförande om någon situation uppkommer som kan äventyra perceptionen av Vds lojalitet. 

 

Intressekonflikt

VD ska inte delta i beslut rörande:

  • frågor, avtal mellan vd och bolaget
  • frågor, avtal mellan bolaget och tredje man som vd är närstående
  • frågor, avtal mellan bolaget och juridisk person som vd är närstående
  • där potentiellt en intressekonflikt kan föreligga 

VD är skyldig att informera styrelsen om en intressekonflikt uppstår 

 

Konfidentialitet

Sekretessavtal ingår i anställningsavtalet. 

 

©BOARDA



STRATEGI | Planering | Succession affärskritiska roller [73]

STRATEGI | Successionsplanering


INTRO

Här är ett enkelt och bra sätt att arbeta med successionsplaneringen. I styrelsen ligger naturligt fokus på VD och CFO som är kritiska ur ett kapitalmarknadsperspektiv när det gäller informationsgivning. Smarta bolag identifierar alla affärskritiska roller och vågar prata om planeringen.


Presentationen från genomgången kan laddas ner nedan.

Enkel mall successionsplanering och talent management

 

Enkel mall dokumentation mål och utveckling

UPPFÖLJNING MÅL OCH UTVECKLING | Follow-up performance and development

 

Datum | Date:

Namn | Name:

Roll | Role:

 

MÅL & UTVECKLING

Targets & Performance

Resultat

Performance

Överträffar

Exceeds 

Levererar

Delivers

Missar

Miss

Mål 1 – beskrivning

Target 1 – description

Mål 2 – beskrivning

Target 2 – description

Mål 3 – beskrivning

Target 3 – description

 

Kommentar | Comment:

 

MOTIVATION OCH AMBITION | Motivation and ambition

Kommentar | Comment:

 

PERSONLIG UTVECKLING | Personal development

 

Mål | Target Hur? How? När? When?

 

Kommentar | Comment:

 

ÖVRIGT | More:

 

Signatur | Signature:

 

_________________ ________________

©BOARDA


STRATEGI | Planering | Årscykeln | Styrelsens agenda [37]

STRATEGI | Årshjulet | Styrelsens agenda


VIDEO | AUDIO

Intro | Planering av styrelsens arbete skapar lugn och ro i styrelsen och underlättar för VD och CFO. Vi går igenom årshjulet för styrelse, revisionskommitté och ersättningskommitté.

Minst sex styrelsemöten om året, inte fel med åtta, då blir det en bättre kontinuitet samtidigt som det skapar utrymme för de strategiska frågorna. Revisionskommitté minst fem om året, fyra i samband med finansiell rapport och minst två möten i ersättningskommittén.


Dokumentation | Bilder och mall

Här finns bilderna i videon och lite mer.

STYRELSEMÖTEN

Minst sex möten inkl. strategidag

  • Februari – Q4 bokslutskommuniké, revision
  • Mars – Förberedelse kallelse årsstämma, årsredovisning
  • April/Maj – Q1 finansiell rapport, prognos 1,
  • Konstituerande möte efter årsstämma
  • Juni– Strategidag, beslut årsplaner revision, intern kontroll och styrning
  • Juli  – Q2 finansiell rapport, prognos 2, rapportering revision
  • September – Affärsplan och mål, uppföljning strategidag
  • Oktober – Q3 finansiell rapport, prognos 3, uppdatering policies
  • November/December – Budget, utvärdering VD, utfall rörlig ersättning och mål rörlig ersättning kommande år, styrelseutvärdering, utdelningspolicy 

REVISIONSKOMMITTÉ

Minst fem möten om året

  • Februari – Q4 Bokslutskommuniké, avrapportering revision, förslag utdelning
  • April – Q1 – finansiell rapport och prognos 1, avrapportering revision
  • Maj – Årsplan Revision, Riskhantering, ev. Regelefterlevnad, ev. Intern Revision och Policy uppdatering
  • Juli – Q2 – finansiell rapport och prognos 2 -telefon
  • Oktober – Q3 finansiell rapport, prognos 3, första utkast budget, avrapportering revision, risk, ev. regelefterlevnad, intern revision, uppdatering policies

ERSÄTTNINGSKOMMITTÉ

Minst två gånger om året

  • December – utvärdering VD och prel. måluppföljning, mål rörlig ersättning kommande år
  • Januari – utfall rörlig ersättning VD, ersättningsprogram inför årsstämman